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Cet article est issu du dossier "Que doit-on réellement numériser ?" du numéro d'avril d'Archimag. Voici le sommaire du dossier :
- Numérisation des documents : que doit-on réellement numériser ?
- Dématérialisation : tout savoir sur la convention de numérisation
- La RATP crée un atelier de numérisation à force probante pour détruire du papier
- Numérisation : Seris dématérialise ses dossiers RH en haute sécurité
- Comment la MDPH numérise et archive ses dossiers dans le respect des données de santé
Avec 18 000 collaborateurs à travers le monde, Seris fait office de premier groupe français indépendant sur le marché de la sécurité des biens et des personnes. Ses activités couvrent de nombreux domaines : sûreté aéroportuaire, ingénierie sûreté, technologies, télésurveillance, sécurité mobile, sûreté cynophile, formations et services…
En raison de spécificités liées à son secteur, Seris doit se conformer à de nombreuses règles de sécurité. En France, l’entreprise compte aujourd’hui près de 9 000 collaborateurs.
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Particularité : près de 2 000 nouveaux collaborateurs arrivent tous les ans. De plus, ses 50 agences réparties sur le territoire national l’obligent à transférer fréquemment des documents d’un site à un autre. Ces dossiers d’employés peuvent contenir plus de 100 types de documents différents, certains périodiques, comme le bulletin de paie mensuelle, d’autres non. Certains de ces documents sont réglementaires avec des dates de validité à surveiller et des renouvellements à anticiper.
Pendant longtemps, les documents papier et les photocopies ont été la règle, au risque de générer des lourdeurs de gestion et des risques potentiels de perte de document.
Le machine learning au service de la capture fiable
Au printemps 2014, l’entreprise a pris la décision de dématérialiser tous les dossiers du personnel. Un chantier qui présentait de multiples enjeux : réduire les coûts, améliorer le processus opérationnel des ressources humaines, innover pour se démarquer de la concurrence en étant l’une des premières sociétés du secteur à dématérialiser les dossiers du personnel dans les RH.
Après avoir évalué six solutions et options de déploiement (on premise, dans les nuages ou externalisées), le choix de Seris s’est finalement porté sur une solution Smart Capture de l’éditeur Ephesoft :
« Nous voulions non seulement numériser, mais aussi recevoir des métriques à partir de nos documents. C’est la raison pour laquelle, il était primordial d’extraire de nos dossiers d’employés les métadonnées correspondantes, notamment les dates de validité », explique Philippe Kervoëlen, directeur général délégué support chez Seris ; « grâce au machine learning, Ephesoft a été validé comme une plateforme de capture fiable pour automatiser les processus de tri des documents par employé, type de document et capture des métadonnées requises en fonction du type de document ».
Signé à la mi-octobre 2014, le système complet était installé en février 2015. Après une phase test et la configuration des différents types de documents, le déploiement de la solution au sein des agences a commencé quatre mois plus tard. Au mois de juillet 2015, toutes les agences étaient à pied d’œuvre.
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Plus de 10 000 dossiers numérisés en quelques mois
La solution est aujourd’hui utilisée au siège social de l’entreprise et dans toutes les agences où des agents de sécurité sont gérés. Les utilisateurs du système ont pu l’appréhender aisément grâce à une interface utilisateur à la prise en main facile et simple d’accès via un simple navigateur web.
Concrètement, Seris a connecté son parc de copieurs multifonctions existants via des dossiers partagés pour le transfert des fichiers numérisés.
Dans un deuxième temps, des scanners individuels en réseau ont été ajoutés et une migration sous Linux ainsi que la mise à jour d’Ephesoft ont permis d’améliorer encore les performances.
La liste des employés est désormais accessible via une interface donnant accès à la base de données du fichier du personnel. Quant aux documents et aux métadonnées, ils sont stockés sur une plateforme de gestion de contenu Nuxeo.
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Après avoir atteint sa vitesse de croisière, la plateforme Smart Capture d’Ephesoft a permis à Seris de numériser plus de 10 000 dossiers d’employé en quelques mois.
« Cette solution innovante nous a permis de gagner sensiblement en efficacité, en contrôle et en fiabilité sur cette activité centrale et critique », précise Philippe Kervoëlen ; « nous prévoyons déjà d’étendre cette procédure aux factures des fournisseurs ».
