La gouvernance de l'information au Québec 

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    Au Québec, la compréhension de la gouvernance de l'information est là. Il faut désormais travailler les mentalités et les cultures pour une nouvelle mise en application de gouvernance de l'information et la mutualisation des expertises. (Freepik)
  • Outre-atlantique, le Québec a mis en place une gouvernance de l’information qui est désormais considérée comme un incontournable pilier de l’ingénierie documentaire.

    [Par la correspondante d'Archimag au Québec]

    Suite à la loi sur l’accès aux documents des organismes publics et la loi sur les archives, une première génération de politiques en gestion des documents a vu le jour.

    Les mandats des différents acteurs y étaient précisément décrits. Les lois subséquentes relatives à la sécurité ou la pérennité de l’information ont été de réels déclencheurs de la gouvernance de l’information (GI). L’information devient le point majeur dans un écosystème multidisciplinaire.

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    Gestion du contenu informationnel et technologies de l'information

    Selon Chantal Ménard, spécialiste de la gouvernance de l’information à Hydro-Québec, la GI au Québec se résume encore à des concepts de gestion du contenu informationnel et aux technologies de l’information (TI). L’objectif principal de la GI, ajoute-t-elle, est de s’assurer de la gestion des données et de l’information de manière efficace et efficiente afin de faciliter la prise de décision et de mener à bien la mission de l’entreprise.

    La GI au Québec inclut les questions liées à la gestion des risques, la fiabilité, la qualité, l’authenticité, l’intégrité, la sécurité, les rôles et responsabilités, et ce, tout en étant en conformité avec les exigences légales, économiques, politiques et éthiques. Le plus important est d’être en mesure de garder un équilibre entre la conformité et la performance de l’entreprise.

    Entrée dans le vocabulaire, la GI est aujourd’hui considérée comme un incontournable. Reste à savoir comment concrétiser sa mise en application.  

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    Des rythmes variables

    En février 2020, Hydro-Québec a créé la direction affaires corporatives et gouvernance-gestion de l’information. Centralisée sous la vice-présidence affaires corporatives, juridiques et gouvernance, cette direction permet de contribuer à la performance d’Hydro-Québec en facilitant l’accès à une information fiable et de qualité, qui aidera à réduire les risques de l’entreprise, confirme Chantal Ménard.

    Étant l’approche et le cadre multidisciplinaire, la GI est appariée à la gouvernance TI. Cependant, selon Chantal Ménard, il arrive trop souvent que la transformation numérique et l’arrivée des nouveaux outils n’ont été pris en compte que du point de vue de la technologie, ce qui a produit des implantations TI qui ne répondent pas toujours aux usages fonctionnels que doivent en faire les employés.

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    Exemple de gouvernance de l'information

    Un bel exemple de gouvernance de l'information est celui de la Commission de la santé et des services sociaux des Premières Nations du Québec et du Labrador (CSSSPNQL) qui a publié un cadre de référence sur la GI en 2019.

    L’approche est liée aux valeurs profondes des Premières Nations, soit récupérer, valoriser, protéger et transmettre aux futures générations leur patrimoine informationnel. La GI réfère à la structure, au processus de prise de décision relative à la collecte, l’utilisation, au partage, à la gestion et à la protection de l’information et à son accès.

    La finalité de ce cadre de référence vise à promouvoir leur autonomie et à mettre en place des mécanismes d’application de la GI.

    Il est intéressant de constater que cette finalité ne se réduit pas uniquement à des procédures en gestion de l’information et des documents, mais est en lien direct avec la gouvernance des Premières Nations, soit prôner l’autodétermination et la souveraineté de l’information des Premières Nations.

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    Québec : bientôt la maturité

    Chantal Ménard mentionne que le Québec devrait bientôt atteindre son degré de maturité. La compréhension est là, il faut travailler les mentalités et les cultures pour une nouvelle mise en application de GI et la mutualisation des expertises. 

    Par ailleurs, une étude sur les acteurs de la gouvernance de l'information a été réalisée de 2017 à 2019, par Dominique Maurel, de l’université de Montréal, et Natasha Zwarich, de l’université du Québec à Montréal. Les auteures mentionnent que parmi les acteurs en GI, les professionnels de l’information doivent repenser leurs rôles afin d’ancrer leur positionnement dans la mise en œuvre d’une GI.

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    Elles recommandent d’optimiser les cursus universitaires en sciences de l’information en ajoutant par exemple la gestion de projet, la gestion des risques, le leadership, la stratégie d’entreprise ou l’apprentissage en IA.  La nouvelle mouture du programme de l’EBSI et la révision du certificat en gestion des documents et des archives de l’UQAM en sont la manifestation.

    Élisabeth Lavigueur avec la participation de Chantal Ménard

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