Gagner du temps et exécuter les tâches beaucoup plus rapidement qu’un humain, c’est la principale promesse de Viridem, la solution de GED développée par l’entreprise canadienne Loginnove. Son ambition est de faire de Viridem le collègue parfait. Un collaborateur flexible, abordable, rapide et hermétique aux erreurs, à qui vous pouvez confier toutes vos tâches administratives les yeux fermés. Viridem se focalise, en effet, sur l'automatisation des processus administratifs et opérationnels de l’entreprise, et sur l'optimisation de toutes les tâches manuelles (saisie de données, tri de documents, classification, distribution, etc.).
Une gestion intelligente des documents
Hyper-flexible, facile à paramétrer et orientée utilisateur, Viridem est une solution Full web qui mise aussi sur sa simplicité d’utilisation pour séduire et entend mettre l’automatisation des tâches à la portée de toutes les entreprises. Viridem est, en effet, capable de lire les données présentes sur une facture fournisseur et automatiquement de retrouver dans l’espace documentaire le bon de commande et le devis associés, afin de réconcilier l’ensemble des documents du projet. La solution est également capable d’intégrer automatiquement ces données dans le logiciel comptable ou dans l’ERP. “Pour les entreprises ayant un gros volume de factures, il s’agit là d’un énorme avantage” concède Dominique Bernier, le Président de Loginnove. 80% des tâches administratives de l’entreprise peuvent ainsi être automatisées. Les collaborateurs pouvant dès lors être affectés à des tâches à plus forte valeur ajoutée”.
Reconnaissance et intégration
Loginnove a intégré à Viridem la technologie OCR Tesseract (développée par Google) qui s’avère capable de reconnaître plus de 100 langages différents et a développé autour des solutions permettant de rendre les données extraites intelligibles et de les comparer aux données existantes. “Nous disposons également de connecteurs vers une quarantaine de systèmes financiers et d’ERP dont Sage, Microsoft, Quadratus Cegid ou encore SAP Business One”, poursuit M. Bernier.
Mettre la technologie au service des PME
Viridem permet aux PME d’accéder à une technologie et à des fonctionnalités qui n’étaient jusqu’à présent réservées qu’aux grandes entreprises. “Nous voulons aujourd’hui développer Viridem auprès des PME françaises, complète Dominique Bernier. Nous sommes déjà bien implantés au Québec et nous regardons maintenant vers la France”. Pour cela, Loginnove s’appuie sur un réseau de partenaires intégrateurs. “Nous comptons déjà deux partenaires dans le sud de la France et nous développons le réseau à Paris et en Ile-de-France", précise-t-il.
Une solution modulaire, à composer en fonction de ses besoins
Contrairement à la plupart des autres solutions du marché, Viridem est une plateforme web modulaire. Les PME peuvent donc s’équiper des modules qui les intéressent (gestion intelligente des documents, gestion des flux de travail, rapports & analyses, comptes de dépenses, etc.), sans nécessairement investir dans tous. “Le rapport fonctionnalités/prix est très intéressant pour les PME”, insiste le responsable qui entend réduire, voire éliminer, l’usage du papier dans le fonctionnement des entreprises.
Des workflows personnalisables
Grâce au module de gestion des flux de travail, Viridem permet d’automatiser et de simplifier les opérations courantes et de mécaniser différents processus selon les règles et conditions de l’entreprise. Et là encore, ces workflows restent facilement paramétrables par l’utilisateur lui-même, alors dans beaucoup d’autres solutions ils sont pré-paramétrés et l’utilisateur n’a pas la main sur eux. “Notre ambition, c’est de rendre l’utilisateur autonome sur la solution” explique Dominique Bernier. Une courte formation suffit. Et ce paramétrage des workflows se fait sans développement supplémentaire. C’est la solution qui s’adapte aux flux de travail de l'entreprise, et non l’inverse.”
Approbation, signature électronique et SAE
En standard, Viridem intègre des fonctions d’attente et d’approbation pour les documents sans valeur. Pour les documents engageants, c’est la solution de signature électronique proposée par Universign qui a été intégrée. Viridem peut aussi être interfacé avec un SAE ou des coffres-forts numériques. “Via nos webservices et une API, toute solution externe peut interroger la voûte documentaire de Viridem, précise Dominique Bernier. L'utilisateur final ne sort pas de son système et Viridem tourne dès lors en arrière-plan, de manière totalement transparente.”
Office 365 et app mobile
Loginnove planche actuellement sur l’intégration de Viridem avec Office 365 et la suite Google pour pouvoir ouvrir un document stocké dans la GED avec ces applications, le co-éditer et le déposer dans Viridem. “Nous souhaitons également développer l’intégration avec Sharepoint, indique le Président de Loginnove. Une app mobile de Viridem est aussi disponible sur Android et iOS, et permet d’accéder à l’intégralité de l’espace documentaire de Viridem, aux flux d’approbation et aux principales fonctionnalités. “Web ou mobile, Viridem n’a aucune contrainte de langues, de devises, ni de limitation en termes de taxes, etc., ajoute M. Bernier. C’est une solution flexible, modulaire, facile à utiliser et à configurer”.
Rapidement opérationnelle (2 à 3 mois seulement sont nécessaires pour déployer la solution), la GED Viridem promet un ROI extrêmement rapide.
