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Seuls 33 % des responsables des ressources humaines (RH) français remettent leurs bulletins de paie au format numérique à leurs collaborateurs. Pourtant, ils sont 95 % à indiquer que du télétravail a été mis en place, au sein de leur organisation, depuis le début de la crise sanitaire en mars 2020. Pas étonnant, donc qu'un responsable RH sur trois pense que la digitalisation accélérée de l'entreprise sera une conséquence positive de la crise.
"De nombreuses entreprises - une PME sur deux ! - remettent encore les fiches de paie à la main", explique Nadia Amal, responsable marketing en charge de l'innovation et des projets transverses de Docaposte ; "mais alors comment font-ils avec le télétravail ? Beaucoup l'envoient par mail... ce qui n'est absolument pas réglementaire ni sécurisé !"
Le contexte et la législation autour de la digitalisation RH
La digitalisation du parcours RH est donc en marche ! La preuve ? En 2019, seuls 20 % des bulletins de paie étaient dématérialisés, contre 33 % en 2021. Une forte progression qui s'explique, bien sûr, par le contexte sanitaire et la généralisation (forcée) du télétravail, mais aussi par le contexte législatif : côté secteur privé, la Loi Travail permet depuis 2017 aux services RH de dématérialiser les bulletins de paie sans accord préalable du collaborateur ; côté secteur public, le Plan Action Publique 2022 mis en place en 2017 vise à dématérialiser 100 % des procédures publiques d'ici l'an prochain.
Dématérialiser la vie du salarié dans l'entreprise
Mais la digitalisation des processus RH ne se cantonne pas aux bulletins de paie. Loin de là ! Bien sûr, comme le précise Bertrand Dolbeau, directeur produit, marketing, data et partenariat de Digiposte (service via lequel 3 millions de salariés reçoivent aujourd'hui leur fiche de paie digitale) "il s'agit souvent de la première étape de la dématérialisation RH".
Mais ce sont les 4 étapes de la vie d'un salarié au sein de son organisation, qui peuvent être dématérialisées : son recrutement (dossier de candidature, entretien d'embauche, validation de la candidature, etc), l'onboarding (la signature du contrat de travail, le dossier collaborateur, le parcours intégration, etc), la vie quotidienne (gestion des temps et des activités, bulletins de paie, communications RH, outils collaboratifs, formations, etc), et l'offboarding (documents de fin de contrat).
"Actuellement, les trois principaux processus RH dématérialisés sont les bulletins de paie, suivis par les élections professionnels, et enfin les notes de frais", poursuit Nadia Amal ; "nous pouvons traiter l'ensemble des processus où la notion d'échange et de conservation des documents est présente avec l'objectif d'automatiser les processus les plus chronophages pour que le quotidien des services RH soient facilités".
Les enjeux de la digitalisation RH
Car les enjeux d'une stratégie digitale RH sont doubles : améliorer l'expérience des collaborateurs en optimisant leur relation avec le service des ressources humaines et en fluidifiant leur parcours RH ; mais aussi améliorer l'expérience et le travail des services RH en leur fournissant des outils qui les aident quotidiennement, en leur faisant notamment gagner du temps.
"Imaginez : un collaborateur du service RH passe en moyenne 50 minutes par jour à rechercher des informations !" précise Nadia Amal de Docaposte ; "Et 40 à 70 % de son temps est dédié à la diffusion de documents".
Si les avantages de la dématérialisation du parcours RH sont indéniables, les craintes concernant la confiance, la sécurité et la confidentialité des données persistent encore chez certains. "L'un de nos enjeux principal est de réconcilier la donnée physique et numérique", poursuit Nadia Amal ; car cette hybridation va perdurer encore pendant longtemps.
Pour Docaposte, la confiance numérique doit répondre à 3 enjeux principaux : le numérique responsable, l'éthique et l'inclusion.
SER Group, une Ged transverse au service de la digitalisation RH
Pour SER Group, également présent sur le Salon Documation, la digitalisation RH est une forte tendance depuis un an et demi. "C'est l'un des sujets qui a le plus suscité d'intérêt ces derniers temps", confirme Xavier Doulaud, le directeur France de ce groupe allemand implanté essentiellement en Europe ; "Plus qu'une tendance, c'est même devenu un besoin urgent, avec des demandes très spécifiques autour de la dématérialisation de la paie et du contrat de travail".
Si Xavier Doulaud regrette que la bascule de l'ensemble des processus RH vers la dématérialisation ne soit pas encore à l'ordre du jour parmi les demandes de ses clients, il l'explique essentiellement par le cloisonnement des métiers en présence et donc des outils utilisés. "Pourtant, un outil de Ged transverse utilisable dans n'importe quel département d'une entreprise, comme celle que nous proposons, permet de gérer tout les flux de documents, depuis tous les workflow jusqu'à l'archivage, en prenant même en charge la problématique du RGPD".
Lumapps : application et vidéo pour les RH
Chez Lumapps, qui propose une plateforme d'intranet social et collaboratif pour les ressources humaines et qui dispose également de son stand sur cette édition 2021 de Documation, le constat est le même. "Nous n'intervenons pas sur la digitalisation de l'ensemble du parcours collaborateur dans l'entreprise, mais proposons un portail destiné à la communication RH qui soit accessible à tous", explique Clément Beylot, product manager de Lumapps.
L'un des enjeux identifié chez leurs clients depuis la crise sanitaire : la connexion des "frontline workers", c'est à dire des salariés de terrain, qui disposent rarement d'une identité digitale sur les portails des organisations. "Nous proposons donc une application mobile qui permet à ces salariés de poser leurs jours de congés ou d'organiser leurs horaires de travail tout en utilisant ce canal de communication pour leur transmettre des actualités sur l'entreprise", poursuit Clément Beylot. "C'est donc une application deux en un : utile pour leur travail et qui les informe de façon personnalisée. Sans ce premier intérêt, ils ne l'utiliseraient pas".
Lumapps, qui dispose de plus de 450 clients dans le monde entier, a également identifié une autre tendance émergente : la vidéo comme canal de communication RH. "Nous avons lancé notre offre Lumapps Play pour répondre à cette demande car c'est le média qui apparaît aujourd'hui comme le plus efficace pour faire passer des messages aux équipes", conclut Clément Beylot.
