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Wido@Fact : la dématérialisation des factures gagne en simplicité

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    facturation électronique
    La dématérialisation des factures : un gain en temps et en efficacité
  • Les entreprises n’ayant pas encore franchi le cap de la facturation électronique feraient bien d’anticiper ! Dès janvier 2023, il sera obligatoire de recevoir et d’accepter les factures au format électronique. Et bien que le calendrier couvrant le volet des factures sortantes soit plus clément (jusqu’à janvier 2025 pour les PME et TPE), mieux vaut commencer à se préparer dès maintenant pour fluidifier et sécuriser les processus de facturation avec des solutions conformes et adaptées, à l’instar de WiDO@FACT de PRO ARCHIVES SYSTEMES.

    Dans le cadre de la lutte contre la fraude à la TVA, de nouvelles réglementations liées à la dématérialisation fiscale des factures entrent bientôt en vigueur en France. Elles permettront à l’État de simplifier la gestion des factures et mieux contrôler les transactions réalisées par les entreprises en automatisant les déclarations de TVA et les recoupements entre les factures émises et celles reçues. À terme, toutes les entreprises seront dans l’obligation de transmettre leurs données de facturation à l’administration fiscale en format électronique. Pour se préparer, les Directions Financières ont tout intérêt à commencer à structurer leur projet de dématérialisation fiscale dès aujourd’hui. Elles pourront ainsi capitaliser à long terme sur une gestion optimisée de leur processus de facturation, réduire leurs coûts de traitement, et diminuer leurs délais de paiement.

     

    Les factures du futur


    Bientôt, un simple scan d’une facture papier ne sera plus conforme ! Les nouveaux formats seront nativement structurés selon des modèles informatiques hiérarchisés afin d’en extraire les données. Seuls les fichiers structurés (type EDI ou XML, image, PDF signés électroniquement, factur-X) seront reconnus. Pour faciliter la transition à ces nouveaux formats, des outils adéquats, capables de répondre aux exigences réglementaires, sont aujourd’hui disponibles, comme WiDO@FACT de PRO ARCHIVES SYSTEMES, capable
    de gérer de façon automatisée le traitement des différents flux de factures (factures clients et factures fournisseurs). S’appuyant sur sa solide expérience de numérisation des flux entrants de factures papier, PRO ARCHIVES SYSTEMES a développé un service complet de E-Facture, spécifiquement conçu pour répondre aux nouveaux besoins digitaux des entreprises.


    Comment ça fonctionne ?

    WiDO@FACT permet une gestion simplifiée des factures sortantes via une plateforme unique, avec une distribution multicanal en sortie (transmission, en PJ dans un mail, en coffre-fort numérique, dépôt sur la plateforme Chorus Pro ou archivage dans un SAE). De leur réception dans la plateforme à leur distribution, en passant par le contrôle de la présence de tous les champs attendus par la DGFIT, la gestion des acquittements et la signature RGS 2*, la solution automatise l’ensemble de la chaîne de facturation tout en garantissant la conformité fiscale.

    Pour ce qui est des factures entrantes (format papier ou PDF non structuré), WiDO@FACT automatise la chaîne de numérisation des factures dans sa totalité : réception des factures, tri, préparation, numérisation, reconnaissance des données via une solution d’indexation et de vidéocodage, extraction des données tel qu’attendues par l’ERP du client, et un classement automatique dans la GED. De la constitution du dossier client/fournisseur, à la liste d’audit, en passant par l’archivage électronique. Tout est pris en charge par Pro Archives Systèmes.
    Par ailleurs, les fonctionnalités de workflow des GED permettent des circuits de validation simples ou complexes, le rapprochement avec les BDC/BL, la mise en paiement et la préparation des imputations comptables dans le but de faciliter et simplifier les procédures de contrôles tout au long du processus de facturation.

    Et pour répondre aux besoins personnalisés des organisations, l’expertise de PRO ARCHIVES SYSTEMES permet de proposer des solutions adaptées à tous types d’organisations afin de les aider à préserver leur patrimoine documentaire.

    Solutions archivage physique numérique professionnelles - Pro Archives Systèmes

    CONTACT
    PRO ARCHIVES SYSTEMES
    Jean-Marc Giudicelli
    Directeur du Développement Solutions Digitales
    tél.: 02 51 70 94 00
    www.proarchives-systemes.fr 

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