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Gestion des ressources multimédia : où en sont les organisations ?

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    DAM
    Tous les résultats de cette enquête sur les usages du DAM sont à retrouver dans un Supplément gratuit 100% digital.
  • En pleine transition digitale, les organisations stockent de plus en plus de ressources multimédia, dont l’exploitation pleine et entière repose en grande partie sur le DAM (Digital asset management). Cependant, en matière de gestion et d’utilisation du fonds multimédia, les habitudes des professionnels sont loin d’être unanimes. La preuve en chiffres.

     
    Comment les organisations gèrent-elles leurs ressources multimédia ? C’est pour répondre à cette vaste question qu’Archimag a mené une enquête d’avril à juin 2021 auprès d’une centaine structures publiques et privées autour du Digital asset management. Mais avant même de se pencher sur la Gestion des actifs numériques (ou GAN, appellation francisée du DAM), encore faut-il savoir comment les professionnels appréhendent leurs ressources multimédia.
     
    Dans 35 % des cas, c’est le documentaliste qui est responsable de celles-ci, devant le service communication (31 %) et l’archiviste (15 %). Ce sont ces professionnels qui doivent ainsi gérer le fonds de ressources multimédia, essentiellement constitué de photos (87 %), vidéos (73 %), créations graphiques (46 %), documents (46 %), éléments audio (33 %), et même de plans (24 %). La finalité : conserver et exploiter ces fichiers en interne, comme l’indiquent 82 % des répondants. Le fonds multimédia peut cependant être également utilisé à des fins de communication, y compris événementielle (ce que font 77 % des organisations), ou encore diffuser et partager ces ressources vers l’externe (73 %).

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    Le DAM, des solutions peu répandues mais bien connues

    Si la méthode de stockage est généralement similaire d’une organisation à l’autre, 4 structures sur 5 ayant recours à des serveurs internes pour ce faire, les outils utilisés pour le gérer, eux, sont beaucoup plus variés. 49 % des organisations sont dotées d’une base de données « maison » et 24 % disposent d’un logiciel de DAM dédié. Plus anecdotique, elles sont également 14 % à avoir installé une solution de GED (Gestion électronique de documents) et 9 % à se tourner vers une solution en ligne, malgré les problématiques liées à la sécurité que cela comporte.
     
    Bien qu’assez peu répandus, les logiciels de DAM présentent néanmoins des avantages bien connus des professionnels : une écrasante majorité (84 % des répondants) affirme que la valorisation des ressources multimédia serait plus facile si l’organisation était équipée d’une telle solution. Ils sont également 72 % à reconnaître que le DAM optimise la collaboration, le partage et la visibilité sur les projets en cours, et 65 % qu’il offre un gain de productivité et de temps sur le traitement des contenus. Certaines fonctionnalités restent plus attendues que les autres, à l’instar d’un moteur de recherche efficace, cité par pas moins de 93 % des sondés, de puissantes capacités d’indexation (79 %), ou encore des fonctions collaboratives (57 %).

     
    De plus en plus d’organisations équipées

     
    Particulièrement bénéfique pour les organisations de tous les secteurs, le DAM a plus que jamais le vent en poupe. En effet, bien que 76 % des organisations n’en soient pas encore dotées, la tendance pourrait rapidement s’inverser : l’acquisition et l’implémentation d’une solution de DAM sont ainsi déjà en cours dans 18 % des structures. Elles sont également 10 % à les avoir planifiées pour 2021, et 8 % à les prévoir d’ici 18 mois. Quant aux 64 % d’organisation restantes, leurs attentes sont nombreuses : la solution de DAM idéale doit d’abord être facile à utiliser, parfaitement sécurisée et sur-mesure. Pour 86 % des répondants, il faut également qu’elle puisse s’interfacer avec certains outils tiers, tels que la suite Adobe (InDesign, Photoshop, etc.), citée par 31 % des répondants, Microsoft Office (20 %), et les solutions de CRM, ERP et PIM (14 %). L’accès aux ressources multimédia en mobilité est également une nécessité, comme le fait savoir 1 professionnel sur 2.
     
    Reste que de nombreux professionnels sont conscients des apports de l’intelligence artificielle à la gestion des éléments multimédia, parmi lesquels un gain de temps inestimable, une indexation et une recherche (y compris intuitive) plus rapides, une meilleure visibilité globale, des fonctionnalités de reconnaissance automatique des éléments (visages, formes, paysages, couleurs, etc.), et un traitement sûr et efficace des données et des contenus. Un autre bon point pour le DAM, qui s’appuie justement sur l’IA pour offrir une gestion et une exploitation optimales des documents, photos, vidéos et autres sons.

    Pour en savoir plus sur comment le DAM peut vous aider à mieux gérer vos ressources multimédia, vous pouvez télécharger le livre blanc d'Archimag, spécial DAM et gestion des ressources multimédia, en cliquant sur le lien suivant.

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