Cette obligation va ainsi impliquer de nombreux changements dans les entreprises notamment en fonction de leur niveau de maturité numérique. Symtrax vous donne quelques conseils pour franchir cette étape avec plus de simplicité.
Conseil #1 Maitriser les notions clés
Les échéances à connaître :
L’obligation de recevoir des factures électroniques entrera en vigueur à partir du 1 er juillet 2024 pour toutes les entreprises quelle que soit leur taille.
Concernant l’obligation de les émettre, un calendrier a été déterminé afin de faciliter la transition :
- 1 er juillet 2024 pour les grandes entreprises
- 1 er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire
- 1 er janvier 2026 pour les PME et autres
L’ensemble de ces échéances - dont la première a d’ailleurs été décalée de 18 mois (l’obligation devait initialement commencer au 1 er janvier 2023) - ont pour but de permettre aux entreprises de se préparer correctement à cette nouvelle obligation.
Les formats à respecter :
Il faut savoir qu’une facture envoyée au format PDF par email ne sera pas considérée comme une facture électronique. En effet, la facture électronique devra suivre la norme EN16931 qui regroupera 164 données qui seront obligatoires.
Chaque facture électronique devra respecter un des 3 formats suivant :
- UBL XML
- CII XML
- Factur-X (format hybride, PDF avec un XML en pièce jointe)
Au travers de ces 3 formats, on peut constater que le XML va donc s’imposer à tous, et deviendra une norme indispensable à maitriser.
Les nouveaux acteurs :
Plusieurs entités vont faire leur apparition dans le paysage de la facturation électronique. Voici les 3 acteurs à connaître pour bien se préparer à 2024 :
- Le Portail Public de Facturation (PPF). Portail qui va centraliser le flux de factures, effectuer des contrôles réglementaires et enfin transmettre les données à l’administration fiscale. C’est un équivalent du portail Chorus Pro qui est lui dédié à la facturation du secteur public.
- La Plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Plateforme certifiée par l’Etat qui permettra de convertir et transmettre les factures et qui aura la charge d’effectuer les contrôles de conformité. Les PDP seront inscrites dans l’annuaire des destinataires et devront y actualiser les données de leurs clients qui y sont répertoriées.
- L’Opérateur de dématérialisation (OD). Acteur qui aura la capacité de convertir et transmettre les factures sans pour autant être certifié. Il n’assurera pas l’actualisation des informations de ses entreprises clientes.
Cette obligation de passer à la facturation électronique apporte son lot de notions et concepts à maîtriser. Afin de faciliter leur compréhension un glossaire reprenant l’ensemble des acronymes, termes et définitions est disponible.
Conseil #2 Anticiper le changement
Pour bien anticiper, il est nécessaire d’analyser l’existant. Est-on en capacité de fournir les 164 données qui seront obligatoires ? Il est important de vérifier la qualité des données dont vous disposez déjà et surtout d’étudier comment vous allez pouvoir obtenir celles manquantes.
Par exemple, les données de facturation seront amenées à circuler et il est donc utile de s’intéresser à la gestion des flux à émettre et recevoir. 4 « flux » ont été définis dans le cadre de la mise en œuvre de la facturation électronique :
- e-invoicing, émission des factures au format électronique
- e-reporting, transmission des données de facturation sous format électronique (plus spécifiquement, montants de TVA)
- cycle de vie, les statuts des factures en cours de traitement
- annuaire, flux d’information au sujet des entreprises
Il faut ainsi déterminer en amont tout ce que vous pouvez ou souhaitez réaliser en interne et donc quels flux vous souhaitez gérer vous-même ou confier à un prestataire. C’est-à-dire à un opérateur de dématérialisation (OD) qui réalisera pour vous la conversion et la transmission des factures. Ou alors aller encore plus loin en faisant appel à une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) qui gèrera l’ensemble de ces flux pour votre entreprise.
Cette décision va avoir un impact sur votre organisation informatique mais aussi administrative et mérite donc d’y accorder un temps de réflexion suffisant.
Pourquoi se préparer à l’avance est-elle la bonne marche à suivre ? Il y a plus de 4 millions d’entreprises en France, les prestataires, qu’ils soient OD ou PDP, vont avoir une hausse d’activité qui va créer des goulets d’étranglement lorsque 2024 va approcher. Afin de ne pas vous retrouver avec un planning de mise œuvre imposé, le plus simple reste de l’anticiper en travaillant en toute sérénité avec le partenaire expert que vous aurez choisi et qui sera en mesure de vous accompagner.
Conseil #3 Aller au-delà de la facturation
Toutes les entreprises vont donc désormais utiliser des formats standards pour transmettre les factures et cela va grandement simplifier leur traitement. Ces formats et données vous permettront d’automatiser de nombreux processus et notamment la saisie et réintégration dans votre logiciel comptable ou ERP.
Mais au-delà, cette obligation doit vous permettre de repenser l’ensemble de votre chaîne documentaire à l’aune de la dématérialisation, de la diffusion d’un catalogue produits à la réception d’un bon de commande, de l’émission d’un bon de livraison au suivi de vos encours clients. En effet, les gains de productivité ou les poches de valeur sont légion : automatisation des rapprochements entre documents (bon de commande, facture et bon de livraison par exemple), déclenchement d’alertes sur les niveaux de stocks, intégration à des circuits de validation et signature par exemple.
La facturation électronique permettra également d’améliorer les reportings et d’avoir une visibilité presque en temps réel de toutes les données de facturation (dû clients, retards de paiement, état des relances…) afin d’améliorer le pilotage de l’entreprise.
Ce passage obligatoire représente une belle occasion d’exploiter tous les avantages du numérique et de tendre enfin vers le 0 papier dans les entreprises !
Pour tout contact :
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