La digitalisation de la fonction finance reste l'un des principaux leviers pour améliorer l'efficacité des fonctions back-office. Dans le cadre de cette démarche, les projets ERP restent la priorité des entreprises et 74 % des directions financières comptent faire évoluer leur outil. 51 % des DAF vont même plus loin et envisagent aussi de mettre à jour leurs outils de trésorerie. Quant aux solutions dédiées au pilotage de la performance (EPM - Enterprise Management Performance), elles doivent, elles aussi, faire l'objet d'investissements. La crise sanitaire a, en effet, montré la nécessité de pouvoir réagir vite et de réorienter les investissements en quasi temps réel. Voilà pourquoi les DAF n'hésitent plus aujourd'hui à se lancer dans des projets de refonte de leurs processus et de leurs systèmes de pilotage de la performance. Des projets qui s'accompagnent bien entendu d'une refonte des processus transactionnels (purchase-to-pay, order-to-cash) et qui permettent aux DAF d'adopter de nouvelles technologies.
Vers des données plus nombreuses et plus précises
Cette digitalisation répond aux besoins actuels des DAF, à savoir le besoin d'une meilleure traçabilité et d'une sécurisation optimale des flux financiers ; le besoin également d'optimiser le pilotage financier de l'entreprise, de mieux prévoir et d'anticiper, et de s'adapter à une nouvelle organisation du travail. Et pour cela, les données sont essentielles. Mais impossible d'avoir des données exploitables (factures payées, non payées, écarts entre le bon de commande et le devis, etc.), sans solution de dématérialisation. Selon Gartner, près de deux entreprises sur trois avouent passer encore trop de temps à produire des données. Des données qui par ailleurs manquent de précision. Ce qui entrave considérablement la capacité d'exécution des entreprises. Ainsi, près de la moitié (49 %) des DAF affirment que la principale problématique rencontrée par leur entreprise au cours des douze derniers mois a été leur incapacité à s'appuyer sur des données précises, afin de prendre rapidement des décisions éclairées.
Vers une meilleure exploitation des données
C'est ce que révèle une enquête Workday. 28 % des DAF considèrent notamment que l'absence de données a impacté des lancements de produits, 24 % déclarent que cela a créé un écart dans leurs prévisions financières et 17 % d'entre eux estiment que l'absence de données a ouvert la voie à des investissements inadaptés aux objectifs. Voilà pourquoi 65% des DAF souhaitent faire évoluer leurs processus avec des solutions de dématérialisation permettant de collecter et de gérer les données plus efficacement. Moins de temps est ainsi consacré à la production des données et davantage à leur exploitation. Les données sont mieux contrôlées, leur accès est simplifié, ce qui permet aux entreprises d'obtenir des analyses et des prévisions sur leurs capacités financières en temps réel.
Vers une automatisation plus poussée
Si, avec la crise sanitaire, les DAF sont devenues les parangons de la sauvegarde des finances de l'entreprise, un des enjeux majeurs pour la fonction finance est maintenant de relancer la croissance, d'augmenter le chiffre d'affaires et d'améliorer la rentabilité. Ce qui, là encore, ne se fera pas sans digitalisation. Quant à l'optimisation de la performance, elle se fera grâce aux technologies d'automatisation qui permettent, entre autres, de réduire le risque financier en signalant en temps réel les paiements suspects, les factures en doublon, les fraudes, etc. Une étude McKinsey indique d'ailleurs que 60 % des activités financières peuvent être entièrement (40 %) ou majoritairement (17 %) automatisées à l'aide des technologies disponibles actuellement sur le marché. Il est donc temps de passer d'une analyse financière basée sur les fichiers Excel à une approche digitale et collaborative, basée sur l'automatisation.
Vers des rapprochements automatiques
Car pour l'heure, les DAF consacrent encore beaucoup trop de temps au rapprochement des données issues de systèmes disparates. Des tâches manuelles, chronophages et souvent sources d'erreurs (doublons de paiement, saisies incorrectes, etc.). Les technologies d'automatisation permettent pourtant aux DAF de détecter les anomalies, et dans certains cas, de les corriger. La fonction Finance a donc tout à gagner à automatiser les processus de rapprochement, de consolidation et de reporting de manière à les réaliser plus efficacement. Même chose pour la clôture des comptes qui pourrait être plus rapide (et débarrassée de saisies manuelles) pour les collaborateurs impliqués.
Le digital : une opportunité pour les collaborateurs des DAF
Pour les collaborateurs de la direction financière, l'automatisation est l'occasion d'appréhender autrement leur métier et d'en finir avec des pratiques chronophages et stressantes. C'est aussi l'opportunité pour eux de monter en compétences sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, liées à l'analyse ou au reporting. Et ce, d'autant qu'ils évoluent dans un environnement sujet à de nombreuses évolutions et où émergent régulièrement de nouvelles réglementations. La digitalisation facilite donc aussi la mise en conformité et permet aux DAF d'être prêtes à tout type de changement.
Le digital, pilier de la conformité
La digitalisation et l'automatisation de la fonction Finance répond également aux enjeux réglementaires auxquels toutes les organisations seront confrontées d'ici peu, en particulier celui concernant l'obligation de facturation électronique, qui se mettra progressivement en place entre 2024 et 2026. Une bascule que les DAF doivent anticiper, car elle nécessite une refonte complète des processus (liés par exemple à la prise de commande, à la réception et au contrôle des factures, à la gestion des litiges ou encore à la déclaration de TVA, etc.). Moralité : mettez-vous dès maintenant en ordre de marche et faites-vous accompagner dans cette démarche.
Pour une communication fluide et transversale
In fine, la digitalisation permet de sortir d'une logique de silos pour développer une communication plus fluide et surtout transversale avec tous les départements de l'entreprise. Reste que cette digitalisation, aussi bénéfique soit-elle, doit être comprise et acceptée par tous pour être efficace et pérenne. Car un tel changement bouscule les habitudes et les méthodes de travail de tous les collaborateurs. Il est important de les accompagner, de leur donner un rôle et des objectifs précis afin de remporter l'adhésion.
SY by Cegedim : un premier pas dans la digitalisation
SY by Cegedim s'inscrit exactement à la croisée de tous ces besoins. Capable de s'alimenter de toutes sources d'informations comptables et péri-comptables, pour contribuer au respect de la conformité et au renforcement du contrôle interne, SY by Cegedim constitue une réponse transversale aux grandes priorités du moment. Solution collaborative de digitalisation des flux commerciaux, comptables, financiers et informationnels pour les entreprises et leurs partenaires business, SY by Cegedim ne remplace pas les compétences humaines au sein de l'entreprise, mais permet de les exploiter à bon escient et de les valoriser. Disponible en SaaS, la solution permet aux entreprises de faire un premier pas dans la digitalisation, tout en répondant à certains de leurs enjeux RSE, comme la suppression du papier, la réduction des tâches répétitives et le recentrage des collaborateurs sur des tâches à valeur ajoutée (règlement des litiges, analyse des données, prédiction, etc.), l'instauration d'une collaboration plus saine en interne et en externe, et la réduction des délais de paiement (amélioration de l'écosystème client/fournisseur).
Cegedim, partie prenante du passage à la facture électronique
SY by Cegedim possède d'ailleurs un pôle compliance expert qui assure la mise en conformité de la solution. Le groupe participe également aux groupes de travail de la DGFIP dans le cadre de la réforme de la facture électronique et fait partie des membres du Forum National de la Facture Électronique (FNFE). SY by Cegedim est ainsi en ordre de marche pour accompagner les organisations dans l'anticipation de cette réforme, en leur donnant le temps d'adapter leurs processus actuels et d'en tirer pleinement avantage dès maintenant.
Vers un SI composable
In fine, SY by Cegedim s'inscrit dans l'une des grandes tendances identifiées par Gartner : celle du Composable Business. L'idée étant d'opter pour une refonte modulaire des solutions IT afin de minimiser les interdépendances et ainsi mieux maîtriser les risques liés aux évolutions contextuelles et réglementaires. En rendant les différents outils opérationnels de l'entreprise les plus indépendants possibles les uns des autres, elle pourra ainsi gagner en agilité et en efficacité.
