Il y a 10 ans encore, les collaborateurs du groupe BTL imprimaient leurs documents avant de se les partager entre services. Souhaitant gagner en productivité, le spécialiste du transport a lancé un projet pilote sur le marché africain avec OnBase. Fort du succès de cette initiative, le Groupe a souhaité aller plus loin que la simple dématérialisation des documents en œuvrant à la digitalisation de ses processus, grâce au duo formé par Hyland et Partitio.
« Il y a un vrai savoir-faire de l’éditeur et de l’intégrateur Partitio dans notre industrie. Par ailleurs, travailler avec un éditeur reconnu garantit le respect des normes en vigueur. L’éditeur nous fournit une boîte à outils et une solution logicielle qui répondent aux meilleurs standards des ECM, et Partitio nous amène la proximité et l’expertise pour la mettre en œuvre », témoigne Stéphane Collet-Manent, directeur des Services d’Information Afrique et directeur des Solutions Portuaires et Ferroviaires chez BTL.
Une réponse concrète aux besoins des acteurs de toute la chaîne
En se dotant de la solution OnBase, le Groupe BTL souhaitait favoriser à la fois les échanges de documents au niveau international (pour un circuit documentaire facilité, fluidifié et sécurisé), ainsi que le partage des données entre tous les acteurs de la chaîne (opérationnels, financiers, déclarants douaniers, etc.).
Autant de besoins auxquels OnBase répond parfaitement, et bien plus : en Afrique, la plateforme ECM est également utilisée dans le cadre de la gestion des flux financiers. Grâce à un workflow de validation autour de la facture fournisseur notamment, elle contribue à vérifier que les données de la facture émise correspondent bien à la prestation demandée et assure différents contrôles de conformité.
La digitalisation des processus avant tout
Ayant fait ses preuves sur la zone Afrique, OnBase a depuis été déployée à l’échelle du groupe tout entier, grâce à un partage de bonnes pratiques. Le siège du groupe est d’ailleurs doté d’une solution héritée de ces travaux ! La force d’un duo intégrateur - éditeur est justement de proposer des solutions paramétrables, que l’on peut adapter rapidement à de nouveaux contextes. Contribuant indéniablement à la digitalisation des organisations, OnBase est un formidable levier d’amélioration des processus sensibles.
Même si les projets initiaux ont été portés par la dématérialisation documentaire, nous parlons aujourd’hui essentiellement de « contenus ». Le format papier ayant disparu, ce sont les données que nous stockons dans OnBase et l’usage contextuel que nous proposons aux métiers qui génèrent de la valeur et un avantage concurrentiel à l’entreprise. L’ECM agit aussi comme une data room interfacée avec l’ensemble des outils informatiques de l’entreprise (ERP, RPA, B.I…). C’est toute la puissance d’une plateforme ECM comme OnBase par rapport aux solutions de Ged.
« Aujourd’hui nous travaillons de façon très étroite avec Partitio et nous avons mis en place tous les éléments nécessaires pour accélérer la façon dont nous utilisons la plateforme. Auparavant, nous réalisions des acquisitions de licences par utilisateur; désormais, nous sommes sur un mode plus global pour accélérer le déploiement de ces solutions, qui peuvent servir au plus grand nombre », conclut Stéphane Collet-Manent.
Contact
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Directeur du Développement
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