Encore trop souvent, la GED (Gestion Électronique des Documents) ne répond pas pleinement aux besoins métiers, du fait de fonctionnalités trop limitées ou de manque d’interconnexion avec les outils existants. Opter pour une solution modulaire, sécurisée et interopérable est ainsi devenu un enjeu clé pour les entreprises. systhen, distributeur et intégrateur de solutions de transformation digitale documentaire depuis 25 ans, partage son expertise pour faire le bon choix.
Indispensable à la transformation digitale des organisations, la GED doit avant tout pouvoir s’interfacer facilement avec les outils et logiciels métiers déjà en place.
« L’idée n’est pas de révolutionner l’organisation interne, mais de travailler sur les points bloquants des collaborateurs tout en continuant d’utiliser les logiciels métiers existants », rappelle Benjamin Boyet, directeur du développement des ventes de la BU Transformation Digitale chez systhen.
Dans ce sens, l’offre systhen est construite sur 3 points essentiels :
- la modularité, les solutions pouvant s’adapter aux processus des organisations (RH, notes de frais, processus de gestion des non-conformités, etc.) ;
- l’interopérabilité, à travers un large éventail de connecteurs et d’API avec les ERP et logiciels métiers les plus répandus (Chorus, SAP, Sage, etc.) ou plus spécifiques (grâce à des développements dédiés) ;
- la sécurité, fondée sur une gestion des droits d’accès aux données garantissant leur intégrité.
Autant d’éléments qui contribuent à un traitement plus rapide des documents grâce aux solutions qu’intègre systhen.
Une approche souple au plus proche des besoins clients
Outre ces 3 piliers majeurs, systhen s’appuie également sur un accompagnement sur-mesure pour répondre pleinement aux besoins de ses clients. L’intégrateur propose en effet une méthode de travail agile et incrémentale, privilégiant une approche par phase, dans une logique MVP (Minimum Viable Product), en vue d’apporter rapidement une valeur ajoutée concrète à l’utilisateur.
La solution est par la suite entièrement modulée en fonction de l’utilisation effective du client. Cette méthodologie s’appuie sur 5 étapes clés :
- cadrage : mise en place chez le client final d’une équipe de porteurs du projet (key users) pour impliquer au mieux les utilisateurs finaux, définition du périmètre fonctionnel et technique de la solution en fonction des besoins et des objectifs prioritaires et construction de la feuille de route ;
- écriture des spécifications : formation des key users à la solution retenue et élaboration collaborative des workflows et règles métier ;
- réalisation : paramétrage, développements spécifiques, mise en place des interconnexions, import des données et phase de tests ;
- mise en place opérationnelle : recette utilisateurs et validation et formations complémentaires ;
- adaptations et correctifs : pour s’adapter à l’évolution du fonctionnement quotidien de l’entreprise.
Après la validation de chaque étape par le groupe de travail client et le lancement opérationnel de la solution, systhen assure le suivi et l’évolution de celle-ci : maintenance, mise à jour, support client, etc. L’accompagnement systhen se caractérise également par le conseil et le dialogue autour de la mise en place de nouveaux outils selon l’évolution de leurs besoins.
D’ailleurs, dans cette optique de répondre à des besoins émergents autour de la facture électronique, et en particulier de Factur-X, systhen travaille en étroite collaboration avec un « écosysthen » d’acteurs éditeurs qui ont pour objectif de devenir des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) certifiées par l’État, à l’instar de Yooz.
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