Ingedis : pourquoi avez-vous mis en place une GED chez Texaa ?
Mickaël Pasquier : le gouvernement a voté une loi obligeant les entreprises à émettre leurs factures au format électronique pour les clients du secteur public au 1er janvier 2020. Nous avons décidé d’anticiper chez Texaa. Nous avons alors créé un groupe de travail interne, composé du DAF (Directeur Administratif et Financier), des comptables et du service technique.
La toute première mise en place de la GED par la société Ingedis s’est déroulée en janvier 2019. Nous avons souhaité dématérialiser l’ensemble de nos factures clients, à la fois du secteur privé et public. Le déploiement de la solution Zeendoc a été très rapide, de l’ordre de 3 mois.
Comment avez-vous déployé la solution de gestion électronique de documents ?
Rapidement, nous avons constaté que la solution Zeendoc était performante. Nous avons alors décidé d’élargir la dématérialisation aux bulletins de salaires.
Le gain de temps a été très important par rapport à l’édition, la mise sous pli et la distribution des bulletins de paie. Nous gagnons au moins une demi-journée chaque mois. Aujourd’hui, un quart d’heure suffit à envoyer les fiches de salaire dématérialisées.
Texaa a ensuite poursuivi la dématérialisation avec les notes de frais. Chaque salarié scanne à présent ses factures ou ticket de caisse. Il y a ensuite une RAD (Reconnaissance Automatique de Caractères) par le logiciel Zeendoc.
La dématérialisation des notes de frais a permis d’homogénéiser la procédure de remboursement. Auparavant, chaque salarié avait sa propre méthode et envoyait ses tickets quand il en ressentait le besoin. C’était au comptable de tout trier derrière. Aujourd’hui, c’est un gain de temps significatif pour le comptable.
Enfin, la dernière étape est la mise en place des factures fournisseurs au format électronique, prévue en septembre 2022. Notre intégrateur GED basé en région Nouvelle-Aquitaine, Ingedis, ouvre des classeurs au fur et à mesure et réalise l’intégration des nouveaux documents.
Comment les salariés ont-ils pris en main la solution Zeendoc ?
Tout le monde chez Texaa utilise Zeendoc : les commerciaux pour envoyer leurs notes de frais, les comptables pour traiter les notes de frais et éditer les factures clients, le service ressources humaines pour les bulletins de salaire.
Seulement 2 personnes sur les 50 salariés (dont une qui vient de partir en retraite) ont refusé le bulletin de paie au format électronique. Les bulletins de salaire sont directement envoyés dans un CFE (Coffre-Fort Electronique). Les salariés peuvent y stocker également des documents personnels (documents d’assurances, pièces d’identité, etc.). Quand ils quittent Texaa, ils conservent leur CFE et ils peuvent demander à leur future entreprise d’y déposer leurs futurs bulletins de paie, si cette dernière a mis en place la dématérialisation.
Qu’est-ce que la GED Zeendoc a apporté à Texaa ?
Zeendoc est une solution de gestion électronique de documents, facile d’accès et intuitive. Elle ne comporte pas de bug. La formation requise pour l’utiliser est vraiment minime.
La solution Zeendoc a apporté à Texaa :
- Un gain de temps pour l’édition des factures de vente, des notes de frais et des bulletins de salaire car le logiciel lit automatiquement les données. Il y a parfois quelques données à compléter mais cela reste ponctuel.
- Une réduction de notre empreinte carbone : aucune facture n’est éditée en papier.
- Une économie financière (très peu d’envois postaux).
- Une harmonisation des process : c’est plus facile pour ceux qui envoient leurs notes de frais et ceux qui les traitent.
Comment s’est passée la relation avec Ingedis, intégrateur de la solution Zeendoc sur le Grand Ouest ?
Une vraie relation de confiance s’est instaurée avec Ingedis (filiale du Groupe LBS) pendant le projet de déploiement de la solution de dématérialisation Zeendoc. Le partenaire Ingedis a été à la hauteur. Cela s’est très bien passé avec le service technique, qui a toujours été très réactif.
Quels conseils donneriez-vous à une entreprise qui souhaite mettre en place une GED ?
Je donne un conseil : aller voir Ingedis pour installer la solution Zeendoc :-) Texaa en tire tous les bénéfices même si on savait que les changements allaient être radicaux. Aujourd’hui, tout le monde est content. De toute façon, la dématérialisation, c’est l’avenir !
