Véritable trait d’union entre les outils utilisés par IMT Mines Albi, Iterop a largement contribué à la dématérialisation et à l’optimisation des processus existants, dont l’accueil RH de nouveaux agents, les activités complémentaires des doctorants (prestations d’enseignement, entre autres), ou encore la gestion des présences aux cours.
Les nombreuses fonctionnalités offertes par la solution, qui a beaucoup évolué au fil des années, génèrent ainsi de multiples avantages pour ses utilisateurs :
- suppression des tâches sans valeur ajoutée et réduction de la pénibilité ;
- montée en compétences des agents sur d’autres activités nécessitant une intervention humaine ;
- rationalisation, transversalité et cohérence des outils numériques.
Des processus simples à mettre en place
Synonyme de nombreux bienfaits pour IMT Mines Albi, Iterop séduit également grâce à sa prise en main facile et sa capacité à se connecter à n’importe quel outil disposant de connecteurs API. S’appuyant sur ces atouts
majeurs, l’établissement dispose d’une forte autonomie en matière de développement, sans nécessiter l’expertise des équipes d’Iterop dans l’immense majorité des cas.
« Un processus Iterop est basé sur le modèle BPMN (Business Process Model and Notation). Il s’agit de la représentation de différentes tâches, humaines ou réalisées par des programmes ou services web. La mise en place d’un processus s’organise sous forme de projet. Nous consultons l’équipe métier sur la formulation de ses besoins. Nous modélisons ensuite les besoins sous la forme d’une succession d’étapes à valider, et nous configurons les informations à intégrer (données, format, affichage, etc.). Nous passons ensuite par des phases de tests itératifs avec le métier », indique Benoît Deleris, adjoint à la direction des Systèmes d’Information et du Numérique d’IMT Mines Albi et responsable du service S.I. Métiers.
Toujours plus de dématérialisation
Au-delà de ses fonctionnalités de modélisation et de création des processus, la solution Iterop est utilisée pour centraliser les données d’IMT Mines Albi, enrichissant ainsi à son CRM. Ce dernier est d’ailleurs alimenté
directement par Iterop, capable d’importer des données d’élèves, doctorants ou chercheurs issues des outils métiers, de manière automatique. Iterop propose des fonctionnalités de maîtrise de la durée de rétention de ces données personnelles, accessibles facilement. Tout cela en évitant de recourir à des documents papier et à des tâches répétitives susceptibles d’entraîner des erreurs de saisie.
« Dès qu’un processus intègre du papier, nous essayons de tendre vers la dématérialisation. L’avantage, c’est que chacun peut effectuer ses actions quand il veut, où il veut, ce qui répond à nos façons de travailler aujourd’hui », conclut Benoît Deleris.
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