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Nous avons préparé ce 12e Rapport annuel sur la gouvernance de l’information numérique après deux mois d’enquête auprès de près de 300 organisations publiques, privées et d’associations (notamment des ONG). Pour construire la version 2023 de ce baromètre, nous nous sommes interrogés sur l’impact possible, sur les investissements numériques, du contexte national et international plutôt anxiogène du fait de la guerre en Ukraine, des crises climatique et énergétique, des cyberattaques, etc.
52 % d’optimistes
À la lecture des résultats, nous confirmons que les organisations n’ont pas freiné leurs investissements dans le domaine numérique en 2023, et ce tous secteurs confondus ; ainsi pour 40 % des répondants, le montant des investissements est « stable », voire « en hausse » pour 12 %, soit un total de 52 % d’optimistes.
Des résultats à modérer toutefois, car il semble que les incertitudes sont élevées pour plus d’un répondant sur trois (32 % exactement disent « je ne sais pas »), et que le contexte peut avoir un effet négatif pour certains (16 % des répondants déclarent que « oui, les investissements sont en baisse »).
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Par ailleurs, rappelons que dans certains secteurs, notamment le secteur public, les programmes d’investissement sont instruits et planifiés environ un an à l’avance. Il faut donc être prudent, car l’année 2024 pourrait se révéler plus délicate que 2023.
Équilibre entre gestion des données et des documents
La composition du périmètre que couvrent dorénavant les programmes de gouvernance de l’information (GI) est l’une des évolutions majeures que nous mesurons cette année. Ainsi, en 2023, les données font jeu égal, voire prennent le pas sur les documents.
Nous avons surveillé la courbe d’ambition de la GI depuis le début de l’enquête (rappelons que les premiers programmes étaient très teintés « documentaire »), et nous avons mesuré d’année en année leur ouverture aux data. Cette évolution s’est concrétisée évidemment en 2018 lors de l’entrée en vigueur du RGPD, pour aboutir cette année à un réel équilibre entre la gestion des données et celle des documents.
Ainsi, à la question « la gestion des données est-elle entrée dans le champ de la gouvernance de l’information au sein de votre organisation ? », 40 % répondent « oui c’est inclus », et 36 % « oui de manière partielle notamment pour des données techniques, issues d’applications métiers ou entrant dans le champ du RGPD », soit un total de 76 %.
Autre chiffre éloquent, le recul de la part de ceux qui répondent « non pas du tout », qui descend à 13 % cette année contre 16 % en 2022 et 19 % en 2020. Gageons que cette dualité en matière de ressources d’informations, données et documents, s’inscrit durablement dans les programmes de GI de nos organisations.
Des utilisateurs saturés d’informations
2023 est aussi l’année de la prise de parole des utilisateurs, saturés d’informations sur de multiples espaces partagés avec lesquels ils travaillent au quotidien (applications métier.s bureautique.s Teams, Drive et autres…) et qui n’offrent pas de vues consolidées. Ils sont également soumis à la dispersion des canaux de communication avec différentes messageries (chat, e-mail, espace d’équipe…) accélérés par le développement des nouveaux modes de travail à distance (en lien ou pas avec les conséquences de la crise sanitaire).
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Cela a le plus souvent conduit les organisations à empiler, dans l’urgence, des solutions et les usages associés. Pour preuve, les messageries restent en première place des problématiques à résoudre (50 % des répondants les pointent comme la problématique n° 1 depuis 5 ans), car elles constituent toujours l’outil dominant d’échanges, d’instructions et de collaboration, même si d’autres progressent (Ged collaboratives, digital workplace, portails, etc.).
Aujourd’hui, à l’heure des premiers bilans des modes de travail hybride, un réel sentiment de plafonnement — pour ne pas dire de saturation — se développe auprès des utilisateurs. Cela traduit une demande de plus en plus forte de simplification du poste de travail, qe ce soit en terme d’accès que de gisements d’informations disponibles. D’après notre enquête :
- 66 % demandent la réduction des applications existantes, soit 7 points de plus en un an ;
- 57 % souhaitent un point d’accès unique aux données de leur organisation ;
- 86 % réclament plus d’efficacité et de sécurité à travers une gestion plus fine des droits d’accès.
- les pilotages de la gouvernance
Longtemps le choix d’un modèle mixte de fonctionnement au niveau gouvernance a été dominant ; il s’agit en fait de piloter la GI avec une politique de gestion de l’information commune pour des ensembles de données ou de documents orientés stratégiques et de privilégier la prise en compte des spécificités dans les métiers. Il est toujours porté par 42 % de nos répondants.
Dorénavant, on voit monter le modèle qui « centralise l’ensemble des composants de la GI sous le pilotage unique », comme celui d’une direction de la transition numérique. Ce modèle précédemment plutôt privilégié par les secteurs industriels est en train de gagner d’autres secteurs d’activité : secteur privé, mais aussi les établissements publics, les collectivités, voire l’administration territoriale d’État. Il s’impose progressivement comme une alternative efficace au modèle mixte : en 2023, il est privilégié par 31 % des organisations et a progressé de 4 points par rapport à 2022.
Quant aux autres modèles, leur adoption reste réservée : la gouvernance « décentralisée par direction » ou « par fonction » recule, le modèle hybride avec une part de « gestion interne et de missions externalisées » stagne autour de 13 ou 15 % depuis plusieurs années. Il en va de même pour un modèle tout « externalisé » qui reste marginal (entre 2 et 3 %).
Au regard de ce type de modèle de gouvernance de l’information numérique qui pourrait sembler contraignant, nous notons que le pilotage en développement est celui qui privilégie la mise en place d’un groupe ad’ho « pluridisciplinaire » et transversal, garantissant ainsi de par sa forme la représentation des forces essentielles d’une organisation pour un programme de GI : direction générale, directions métier, RH, juridique, systèmes d’information, DPO, RSE, gestion de l’information, etc.
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Autant d’éléments qui composent le modèle de gouvernance. Ce modèle, souvent issu du secteur public qui l’a adopté très rapidement, est une bonne pratique qui a fait ses preuves, et qui gagne progressivement d’autres secteurs d’activités.
Dématérialisation responsable
Dernier volet : le digital au service de la décarbonation. Souvenez-vous, nous alertions l’an dernier sur la faible prise en compte de l’empreinte carbone du numérique dans nos organisations. Nous avions mesuré un niveau très faible de bilans carbone réalisés au niveau du digital (3 %) et encore plus au niveau de la dématérialisation (moins de 1 %).
Les démarches d’acculturation, qu’elles soient citoyennes ou au cœur des entreprises, les avancées de la réglementation (comme la loi Reen qui vise à réduire l’empreinte environnementale du numérique du 15 novembre 2021 et son décret d’application du 29 juillet 2022), et enfin la mobilisation de chacun pour inventer et acquérir de nouvelles pratiques, permettent d’enclencher des plans d’action qui sont déterminants pour combiner technologies et nouveaux usages.
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La première étape à réaliser est celle de la mesure de l’empreinte carbone, dont le résultat cette année nous rend optimistes : 5 % de réalisations de bilan carbone au niveau digital, et 8 % au niveau de la dématérialisation. D’autres chiffres et analyses dans l’édition 2023 du Rapport nous permettent de mesurer la progression positive du numérique responsable.
Bonne lecture du Rapport de la GI 2023 !
Caroline Buscal
[Directrice de Serda Conseil]
