Le Groupe Serda Archimag a dévoilé en mars 2023 son 12ème rapport annuel portant sur la gouvernance de l’information numérique. Particulièrement riche d’enseignements, ce nouveau baromètre met notamment en exergue la progression du nombre d’organisations ayant mis en place une stratégie de management de l’information. En effet, 60 % d’entre elles accordent une importance particulière à la façon dont leurs informations sont gérées.
Pour autant, force est de constater que, malgré leur intérêt, les organisations du secteur public peinent encore à franchir le cap de la gouvernance de l’information. Seulement 20 % d’entre elles ont déployé une gouvernance de l’information de manière globale (+6 points sur un an), incluant donc tous les documents et services sans distinction (contre 30 % tous secteurs confondus).
Les administrations en légère avance sur les collectivités
Toutes les organisations publiques sont encore loin de profiter des bienfaits d’une gouvernance de l’information globale. Parmi les meilleurs élèves, les administrations sont en bien meilleure position que les collectivités : elles sont 63 % à avoir mis en place une stratégie de gouvernance de l’information, dont 17 % à l’échelle globale.
Les collectivités, de leur côté, sont 61 % à avoir amorcé ce virage, dont 17 % de manière globale. Une tendance qui s’est largement accélérée en un an : en 2022, seulement 22 % avaient mis en place une stratégie de gouvernance de l’information, et elles étaient 46 % à avoir un projet sous 2 ans. Un taux qui atteint désormais péniblement les 22 %.
Une gestion de projet et des besoins différents des entreprises privées
Porté par la mobilisation des collectivités, le secteur public est indéniablement en train de rattraper son retard en matière de gouvernance de l’information. En revanche, si les entreprises privées optent pour une approche projet organisée par groupes de travail dédiés (dématérialisation, data, knowledge management, etc.), les acteurs publics, eux, sont 29 % à préférer mettre en place des groupes de travail transversaux. Moins de 2 collectivités sur 10 mènent également leur projet de gouvernance de l’information sous l’égide de leur direction générale.
Organisations publiques et entreprises privées se rejoignent cependant sur les processus prioritaires pour la gouvernance des données et documents dématérialisés : les métiers (techniques ou administratifs) et la comptabilité arrivent en haut du classement. En revanche, du côté des technologies déployées, si les organisations privées recherchent avant tout des fonctions collaboratives et de knowledge management, dans le public, ce sont la signature et le parapheur électroniques qui sont plébiscités. Perçu par 77 % des utilisateurs publics comme un outil permettant de raccourcir les délais de signatures par plusieurs personnes, le parapheur électronique est déjà en place dans 25 % des organisations du secteur.
De nouvelles tendances qui se dessinent déjà
Au cœur de nombreux projets de dématérialisation, le parapheur électronique pourrait malgré tout céder sa place à d’autres solutions dans les années à venir. Entre autres, les organisations de tous les secteurs se tournent vers des modèles de gouvernance mixte, couvrant tous les supports et médias d’information (papier, numérique et autres). En 2022, 1 collectivité sur 2 souhaitait mettre en place un programme de gouvernance mixte avec une politique documentaire centralisée d’ici 3 ans, de même qu’1 administration sur 5. Un an après, 78 % des organisations publiques affirment qu’organiser l'accès et le partage de l'information et des connaissances est l’enjeu n° 1 de leurs projets de gouvernance, devant la maîtrise des risques et la définition de règles en matière de gestion documentaire.
Autre sujet en plein essor : la dématérialisation éco-responsable. Cristallisé par la loi dite “REEN” (loi visant à réduire l'empreinte environnementale du numérique en France), cet enjeu majeur touche particulièrement les collectivités, qui se doivent de montrer l’exemple vis-à-vis de leurs citoyens. Les acteurs du secteur public sont d’ailleurs plus engagés que les entreprises privées, avec de plus en plus de projets prévus en 2022-2023, tels que la mesure d’un bilan carbone sur le numérique.
Sur ce sujet en particulier, plusieurs initiatives se distinguent d’ores et déjà dans les territoires : l’agglomération de Lorient et son data center territorial, la région Bretagne et sa plateforme d’accès aux services publics éco-conçue, le projet “Reboot écosystème” de la métropole de Rouen, etc. Reste que la dématérialisation éco-responsable, tout comme la gouvernance de l’information, sont encore appréhendées de façon très inégale par les organisations publiques.
