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Sommaire du dossier :
- Digital workplace : le télétravail, en mieux
- Digital workplace : attention à l’individualisation de l’expertise !
- Digital workplace : quelle feuille de route pour le socle technique ?
- La digital workplace côté utilisateurs : place à la collaboration !
- Télétravail : qu'est-ce qu'une organisation en mode distribué ?
Moins de quatre mois auront suffi pour faire basculer une partie des Français dans le télétravail. D’abord au mois de décembre 2019 pendant lequel les grèves ont poussé des millions de salariés et d’agents de l’État à travailler depuis leur domicile ; et surtout pendant les deux mois du premier confinement.
Du 17 mars au 11 mai 2020, au plus fort de la crise sanitaire du Covid-19, on estime qu’environ cinq millions de personnes ont assuré leur mission à distance.
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Un nouvel environnement de travail
Cela aurait-il été possible il y a dix ans ? C’est peu probable et certainement pas dans les mêmes proportions. Ni les infrastructures, ni les outils n’auraient permis ce passage au télétravail à l’échelle d’un pays tout entier.
Parmi les outils mis à disposition des salariés, les digital workplaces (environnements numériques de travail) ont montré toute leur utilité.
En unifiant les outils de communication de l’entreprise (courriel, messagerie instantanée, réseaux sociaux d’entreprise…) ainsi que sa gestion documentaire (documents de travail, espaces de travail collaboratifs…) et des applications métier plus spécifiques, la digital workplace fait figure d’outil incontournable à l’heure où le travail à distance se répand dans les organisations.
En quelques années, le concept est devenu un sujet de discussion récurrent dans le monde du travail.
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Qu'est-ce qu'une digital workplace ?
Encore faut-il s’entendre sur ce qu’est une digital workplace.
« Il y a plusieurs définitions selon les fournisseurs d’applications », constate Vincent Bouthors PDG et cofondateur de l’éditeur Jalios ; « mais je pense que la meilleure définition, c’est de dire qu’une digital workplace est l’ensemble des outils informatiques que l’on met à disposition des collaborateurs. Cela veut donc dire qu’une digital workplace doit donner accès à l’ensemble de ces outils, mais de manière fédérée et combinée. Cela passe par des applications métier, des applications qui touchent à l’apprentissage, mais aussi à la communication, à la collaboration, etc. »
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De la Ged à la digital workplace
Ajoutons un point important : une digital workplace ne s’utilise pas seulement en situation de télétravail. Elle trouve parfaitement sa place en période de production normale où les collaborateurs retrouvent leur documentation et les applications nécessaires à leur activité y compris sur leur lieu de travail.
Un célèbre opérateur téléphonique a ainsi abandonné un logiciel de gestion électronique de documents (Ged) jugé obsolète au profit d’une digital workplace qui rassemble aujourd’hui près de 4 000 personnes exerçant, pour l’essentiel, des fonctions commerciales.
À leur disposition, un corpus documentaire d’environ 5 000 pièces accessibles en ligne. Le choix de cette digital workplace obéit à une double demande : mettre en œuvre une plateforme intuitive et travailler en mode collaboratif sur un seul et même outil.
Résultat : la prise en main de l’outil s’est faite en quelques heures sans avoir besoin de recourir à une politique d’accompagnement au changement. Et, à l’usage, ce sont près de 1 300 collaborateurs (en moyenne) qui se connectent chaque jour. Une cinquantaine d’espaces privés ont été créés par les différentes unités de l’opérateur téléphonique.
D’autres organisations s’orientent vers les digital workplaces pour mieux remplacer un vieil intranet rendu caduc au fil du temps. Entre autres pour dire adieu à une interface qui rebuterait jusqu’aux informaticiens nord-coréens les plus téméraires.
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Répondre aux besoins opérationnels
La crise sanitaire du Covid-19 et les confinements joueront-ils un rôle d’accélérateur dans l’adoption de solutions de digital workplace ? C’est fort probable.
Selon une étude réalisée par Serda pour Jalios auprès de 105 organisations aux mois de mai et juin 2020, 57 % des personnes interrogées reconnaissent que, depuis le confinement, leur regard et leur opinion sur la digital workplace a évolué de manière positive.
Le reste du panel déclare que les deux mois du premier confinement n’ont pas eu d’incidence majeure sur leur façon d’appréhender le sujet car ils avaient déjà une opinion positive de ces outils auparavant !
Mais ces solutions sont-elles en mesure de répondre aux besoins opérationnels des organisations ? Parmi leurs attentes, les personnes interrogées citent en priorité la possibilité de travailler en tout lieu et en toutes circonstances (45 %), puis l’optimisation de la productivité individuelle ou collective (37 %).
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Collaboration et accès à l'information
Viennent ensuite une meilleure organisation de la collaboration (29 %), l’amélioration de la communication interne (24 %) et le partage des savoirs (24 %).
Ce dernier point mérite une attention particulière. L’amélioration de l’accès aux savoirs de l’entreprise est en effet un vieux serpent de mer de l’ingénierie documentaire. Il suffit de fréquenter les salons professionnels (Documation, par exemple) pour entendre cette doléance récurrente : les usagers demandent une simplification de l’accès aux gisements d’information dispersés parmi les messageries, les applis métier et les dossiers rangés dans une base documentaire à l’arborescence incertaine…
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10 000 "documents essentiels" accessibles en mode déconnecté pour les médecins de MSF
Médecins sans Frontières France (MSF) fait partie de ces organisations qui ont fait le choix de migrer vers une digital workplace. Avec 3 000 salariés dont 800 sont dispersés sur des terrains en tension (Yémen, Gaza, Soudan du Sud…), l’association humanitaire s’est dotée d’une plateforme capable de répondre à un premier impératif : être accessible depuis n’importe quel endroit dans le monde.
Second impératif : être en mesure de gérer le patrimoine documentaire de Médecins sans Frontières composé de 750 000 documents (soit l’équivalent de 1 To de données).
Le choix de MSF s’est porté sur une solution de Jalios couplée avec l’expertise de Klee Group. Aujourd’hui en vitesse de croisière, cette digital workplace héberge plus 180 espaces de travail et est interopérable avec la suite bureautique Office 365.
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Des développements spécifiques ont été demandés par MSF notamment en matière de gestion documentaire. Un corpus de 10 000 « documents essentiels » a été créé pour répondre aux besoins des médecins de l’association qu’ils soient au siège parisien ou sur le terrain. Pour accéder à cette bibliothèque, les utilisateurs disposent d’un moteur de recherche créé selon les besoins de MSF avec notamment une suggestion de termes. Les résultats de recherche sont présentés avec une notice détaillée sur laquelle figurent un certain nombre d’informations utiles pour une association de ce genre, notamment la langue de travail du document.
Autre demande importante de la part de Médecins sans Frontières, une partie des fonctionnalités de l’outil est accessible en mode déconnecté : très utile pour les équipes présentes dans des régions où les connexions internet posent problème. Ce mode déconnecté est notamment utilisé pour accéder à la bibliothèque des 10 000 documents essentiels.
