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Sommaire du dossier :
- Digital workplace : le télétravail, en mieux
- Digital workplace : attention à l’individualisation de l’expertise !
- Digital workplace : quelle feuille de route pour le socle technique ?
- La digital workplace côté utilisateurs : place à la collaboration !
- Télétravail : qu'est-ce qu'une organisation en mode distribué ?
« Nous bénéficions désormais d’un vrai bureau virtuel », s’enthousiasme Julien Sureau, directeur associé du cabinet de conseil en investissement Cedrus et Partners.
Architecture organisée en "places"
Au sein de cette structure de 25 personnes réparties entre Paris, Bordeaux, Genève et Madrid, chaque collaborateur peut accéder où qu’il soit aux documents dont il a besoin pour travailler et faire avancer ses projets.
« L’ensemble de notre information collective, stratégique, voire sensible en cas de contrôle de notre autorité de tutelle, c’est-à-dire qui concerne nos projets, nos clients, nos comités internes ou encore nos procédures, y est stockée », explique Julien Sureau ; « l’architecture documentaire de l’outil, organisée en "places", a été si bien structurée que nous ne perdons plus de temps à atteindre le bon fichier, même quand on ne sait pas bien où chercher ».
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Gestion des documents et des workflows
Cedrus et Parners a adopté la plateforme Shareplace il y a trois ans, alors que l’outil était encore en version préliminaire, afin de s’équiper d’une librairie documentaire de référence pour ses procédures internes et ainsi faciliter l’accès à l’information des collaborateurs.
« Avec le temps, la solution s’est développée et étoffée au point de devenir une véritable digital workplace », poursuit le directeur associé ; « nous utilisons tous désormais ses fonctions de gestion des documents et de gestion des workflows ».
Dans un contexte de bureaux distants et de nombreux voyages de prospection, Shareplace facilite même grandement les modes de validation commerciale.
Le tout reposant sur des protocoles de sécurité garantissant l’intégrité de l’information de bout en bout, une dimension capitale pour un secteur d’activité au cadre réglementaire très contraint.
« La plateforme est au cœur de notre écosystème », conclut Julien Sureau ; « elle a fait évoluer considérablement notre façon de travailler ».
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Collaborer en temps de crise
Dans le secteur public aussi, adopter une plateforme collaborative transforme grandement les modes de travail et contribue à l’autonomie des équipes.
L’agglomération du Grand Albigeois, au cœur de la région Occitanie, a pu le mesurer lors du premier confinement lié à la crise sanitaire du Covid-19, alors qu’elle était tout juste en phase de lancement de son portail collaboratif Lila, basé sur la solution Jalios, mis en place fin 2019.
Pour cette communauté d’agglomérations qui compte 520 collaborateurs, le télétravail était encore terra incognita début mars 2020.
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Tous les outils métiers disponibles en ligne
« La DSI a fourni de gros efforts pour qu’environ 30 % des collaborateurs de la collectivité puissent travailler à distance », se souvient Marie-Flore Borg, directrice de la communication de l’agglomération et chef de projet du portail ; « ce qui a contribué à accélérer la mise en œuvre de Lila, c’est que tous nos outils métier étaient déjà disponibles en ligne ».
Durant cette période si particulière, l’outil a permis aux équipes de répondre à trois grands objectifs :
- la continuité du service public grâce aux espaces collaboratifs (agendas, espaces de gestion de projets partagés, etc.) ;
- la diffusion de l’information (et notamment des ressources humaines ou de la direction générale) auprès de tous les collaborateurs (même ceux ne disposant pas d’adresse mail professionnelle) ;
- et enfin le maintien d’un lien entre les équipes via des actualités sur le quotidien des agents, sur le terrain ou en télétravail.
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Projet participatif et collaboratif
« Les espaces collaboratifs, en mode projets ou communauté, ont été boostés durant la période de crise », poursuit Marie-Flore Borg ; « ce sont eux qui constituent la plus-value de notre outil ».
Mais attention, si le portail a été si bien adopté par l’ensemble des utilisateurs, c’est notamment parce qu’ils ont été impliqués dès le début du projet, lui-même participatif et collaboratif.
« Nous avons fait appel à des volontaires aux profils très variés », poursuit Marie-Flore Borg ; « se sont retrouvés autour de la table une vingtaine d’agents tels que des assistantes, des ingénieurs, des conducteurs de bus ou des bibliothécaires. Il était important de confronter toutes ces visions ».
Elle conclut : « En athlétisme, on dit souvent que les premiers appuis conditionnent le reste de la course ; l’adage est confirmé ! »
