L'accélération du télétravail depuis mars 2020 a favorisé l'émergence de nouveaux modes d'organisation dans lesquels la digital Workplace s'est imposée progressivement comme l'environnement numérique de référence, à la fois connectée, modulaire et hybride. À l'occasion de notre Journée Archimag : digital Workplace le 16 juin prochain, Guillaume Poumadé, responsable communication et marketing chez Jamespot, nous éclaire sur sa vision de la digital Workplace.
Avant d’entrer dans le vif du sujet, pouvez-vous nous définir ce qu’est une digital Workplace ?
La digital Workplace est un environnement de travail numérique (ou bureau virtuel) permettant à chaque collaborateur d'accéder depuis n'importe où et à n'importe quel moment, à l'ensemble de l'écosystème digital de l'organisation (ex : mails, intranet, messagerie instantanée, système de visioconférence, outils bureautiques, espaces documentaires, annuaire de contacts, etc). Elle offre aux collaborateurs un cadre applicatif de référence, intégratif et évolutif, permettant d'intégrer y compris le shadow IT pour le canaliser.
Donc on peut aisément comparer la Digital Workplace à un smartphone ?
Tout à fait ! Sur la digital Workplace comme sur le smartphone, l'utilisateur est libre d'avoir recours aux applications dont il a besoin. Après, deux visions de la digital Workplace cohabitent. La première, c'est la vision "hub applicatifs". L'organisation met à la disposition des collaborateurs un ensemble d'applications au sein d'un app store. Ces dernières seront installées par les utilisateurs eux-mêmes selon leurs besoins. Comme sur smartphone, l'utilisateur est libre de composer sa propre digital Workplace selon ses envies. Toutefois, les intégrations seront ici limitées à des liens renvoyant aux différentes applications.
La deuxième, c'est la vision "portail". L'organisation (et les départements qui la façonnent) composent les pages qui seront mises à la disposition des collaborateurs. À l'inverse du Hub, les intégrations auront ici une place plus importante puisque le but sera de faire en sorte que l'utilisateur ne quitte que rarement la digital Workplace. Ici encore on se rapproche des smartphones capables d'intégrer des widgets directement sur les écrans d'accueil.
Au final, un modèle hybride n’est-il pas la meilleure solution ?
Cela dépend de la culture de l'entreprise. Mais je pense sincèrement qu'il s'agit effectivement du meilleur des modèles. Il permet de répondre aux besoins de l'organisation qui met à disposition l'ensemble des applications essentielles pour son activité, et à ceux des collaborateurs qui pourront eux-mêmes installer leurs propres applications selon leur besoin. N'oublions pas que c'est l'usage qui est la clé de la digital Workplace ! On peut mettre à la disposition des utilisateurs le meilleur des logiciels, s'il ne répond pas aux besoins des utilisateurs, ces derniers s'en détourneront au profit d'une autre solution et il faudra tout recommencer.
Quel modèle proposez-vous chez Jamespot ?
Jamespot adresse toutes les formes de digital Workplace ! Notre but est de répondre à toutes les demandes en nous adaptant, sans rien imposer ni cliver. Pour ce faire, nous proposons une digital Workplace no-code dans laquelle l'organisation et l'utilisateur peuvent composer leurs propres espaces selon les besoins, le tout, de manière ludique. Et on y retrouve l'ensemble des applications indispensables pour communiquer et collaborer au quotidien : flux de communication, messagerie instantanée, visioconférence, tableaux, bureautique, annuaire, calendrier, banque documentaire, FAQ, etc. Sans compter nos multiples intégrations disponibles. Citons pour l'exemple : Slack, Teams, One Drive, OnlyOffice, YesWeShare, Kannelle, etc.
Quels sont les éventuels freins à l’adoption d’une digital Workplace comme la vôtre, et comment aidez-vous vos clients à les surmonter ?
Le principal frein à l'adoption des digital Workplace reste, comme pour tout projet IT, la résistance au changement. Mettre en place une digital Workplace va bousculer les habitudes profondes des collaborateurs. Il faut donc accompagner les utilisateurs, prendre en compte leurs remontées et travailler en bonne intelligence avec le prestataire retenu pour faire en sorte que le projet réussisse. Pour cela des sessions de formation et d'accompagnement des utilisateurs peuvent être proposées pour lever ce frein.
Un dernier conseil avant de nous quitter ?
Testez, testez et testez ! En testant une solution, vous vous ferez rapidement une idée de son potentiel. Profitez donc des essais gratuits proposés par la majorité des éditeurs, ou lancez un POC avec un échantillon réduit pour tester une solution dans les conditions réelles.
En savoir plus www.jamespot.com
