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Comment le DAM peut vous aider à tracer vos données

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    DAM, ressources numériques
    Le DAM : un outil précieux pour la gestion des ressources numériques et multimédia
  • Vous jonglez toujours entre une base de données maison, une Ged et des outils gratuits en ligne (comme Google Photos, Flickr, Dropbox, etc.) pour organiser, conserver et partager vos ressources multimédia ? Plus besoin! Le DAM vous aide à centraliser et gérer tous vos médias dans un seul endroit.

    Le DAM permet de gérer au sein même de la plateforme tout le cycle de vie de vos ressources multimédia (photos, vidéos, créations, etc.), de leur création, jusqu’à leur diffusion, en passant par leur stockage. Mais surtout, le DAM dispose d’une fonctionnalité unique, grâce à laquelle il est en mesure d’assurer la traçabilité de tous ces contenus.

    La traçabilité des droits

    Les solutions de DAM sont particulièrement intéressantes pour gérer les médias qui sont sujet à des droits juridiques comme les droits d’auteur et le droit à l’image, qui concernent respectivement les textes et les médias visuels (photos et vidéos) notamment. Si vous vous interrogez régulièrement quant aux droits associés à vos visuels et si vous avez l’autorisation de les utiliser, c’est qu’il est temps de passer à une plateforme de DAM. 

    Ce type de plateforme vous donne un accès direct à tous les types d'informations liées aux droits juridiques, telles que les mentions légales exigées, ainsi que les conditions et les restrictions d’utilisation. En associant directement le document à ses droits d’auteur et à ses conditions d'utilisation, le DAM permet de garder une trace permanente et identitaire des téléchargements des médias et garantit leur traçabilité. Ainsi les droits des auteurs sont sauvegardés contre d’éventuelles utilisations détournées ou bien illégales.

    Alors que l’environnement des entreprises est de plus en plus digitalisé, l’organisation de leurs ressources numériques devient assez complexe. Entre les différentes versions d’un même « Asset  », qui peuvent coexister dans plusieurs espaces de stockage ou encore la perte de données, il est primordial d’utiliser un outil pour contrôler et coordonner le flux de contenus que produisent les entreprises. C’est le rôle du Digital Asset Management.

    Centralisation de la collaboration entre équipes     

    Deux indicateurs majeurs peuvent vous alerter quant à la nécessité de passer au DAM :

    • vos ressources numériques (qu’il s’agisse de photos, de vidéos, d’infographies, de productions écrites, etc.) sont produites par des équipes différentes de celles chargées de leur diffusion ;
    • vous passez votre temps à échanger des mails avec vos collaborateurs ou partenaires externes pour partager des visuels qui pèsent de plus en plus lourds (et qui parfois, d’ailleurs, ne passent même pas dans les tuyaux de votre messagerie).

    Avec une solution de DAM, plus besoin de passer par WeTransfer, Dropbox, Box et autres solutions de partage de fichiers ou de souscrire aux versions payantes de ces outils, ni même d’utiliser des clés USB ou des cartes mémoire pour partager des photos, vidéos ou fichiers lourds avec d’autres équipes ou services. 

    Processus de validation automatisés

    Dans le DAM, les processus de création et de validation de vos ressources sont automatisés et la collaboration est facilitée. Il simplifie drastiquement les échanges grâce à ses fonctionnalités de workflows : chaque utilisateur est automatiquement notifié quand il doit intervenir dans le processus, et peut effectuer sa tâche directement dans le DAM. 

    La mise sur le circuit de votre contenu est alors accélérée, l’information circule mieux et de nombreuses tâches manuelles redondantes peuvent être effectuées directement par l’IA. Finies les tâches manuelles, les échanges par messagerie instantanée, par mail ou par téléphone pour indiquer à vos collaborateurs que le fichier est validé et que la campagne peut être diffusée. Le DAM se charge de tout !

    Fonctions d’archivage des médias obsolètes

    Peut-être avez-vous déjà utilisé des visuels ou des logos dans une campagne récente qui n’étaient plus d’actualité ? Il n’est pas rare de conserver dans sa banque d’images des visuels qui datent de plusieurs années et que vous continuez à utiliser de manière générique pour illustrer vos campagnes ou créations. Le DAM harmonise et homogénéise ce type de communication, avec par exemple la possibilité de basculer automatiquement en “archives” les visuels datant de plus de 2 ans ou 3 ans. Cela vous permet d’éviter d’intégrer dans des publications un logo qui n’a plus cours ou une identité de marque qui a changé. Ce processus offre par ailleurs un gain de temps précieux sur la recherche des bonnes versions de visuels ou de fichiers.

    Le DAM est également utile pour gérer les volets des canaux de diffusion de vos campagnes de communication (display, réseaux sociaux, print, marketing direct, etc.). Pour les médias créés indépendamment d’une équipe à l’autre (selon la gamme de produits ou la région géographique, par exemple), le travail des équipes est souvent dupliqué, et engendre une perte de gain de temps considérable, chacune devant partir de zéro pour la création. À cet effet, le DAM offre la possibilité à chaque équipe de réutiliser les médias créés par les autres et de les adapter à leur contexte. Les collaborateurs peuvent ainsi économiser du temps de production et harmoniser leurs actifs pour refléter une image de marque cohérente.

    Le DAM au service d’une diffusion automatique des médias

    Toujours dans un souci d’économie de temps, le DAM peut être d’une aide précieuse pour la diffusion des médias, surtout lorsque ceux-ci sont transmis régulièrement et en massage via un ou plusieurs outils (un adserver, un CMS, un outil d’emailing, etc.) qu’il faut alimenter manuellement. Il peut, en effet, se connecter par API aux outils de diffusion et leur envoyer automatiquement les médias, dès qu’ils ont été validés ou à une date déterminée. Sans compter que le DAM peut s’interfacer avec d’autres outils que vous utilisez et servir uniquement de “médiathèque” centralisée et partagée. Ce qui permet d’éviter de passer sans arrêt d’un outil à l’autre. 

    Avec le DAM, l’idée n’est pas d’ajouter une nouvelle brique technologique à votre SI et de le complexifier, mais de modifier la façon dont vous produisez, partagez et diffusez les contenus. Ce type de plateforme possède de nombreux avantages et harmonise la communication, revalorise les contenus créés et automatise les tâches récurrentes.

    Pour en savoir plus sur toutes les subtilités du DAM et la gestion de vos ressources multimédia, il suffit de cliquer sur ce lien pour avoir accès au tout dernier supplément 100% digital d'Archimag. 

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