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Au sommaire :
- Dossier : Comment optimiser sa digital workplace
- Digital workplace et knowledge management : quelle stratégie ?
- La digital workplace au service de la communication interne
- Une digital workplace au cœur des RH
- Optimiser la collaboration avec une digital workplace
Logilec appartient au groupe E. Leclerc. Son rôle ? Maîtriser et organiser sa chaîne d’approvisionnement. Avec près de 70 salariés, Logilec porte depuis 2014 un véritable intérêt pour la digital workplace. « Étant une PME répartie sur trois sites en France avec, de surcroît, des collaborateurs nomades, nous avions besoin de centraliser et capitaliser l’information », explique Elena Hénaff.
Responsable des ressources humaines depuis 2018, elle entreprend le projet d’évolution de la digital workplace de Logilec à la même période. Pour ce faire, l’entreprise se dirige vers l’éditeur Jalios. « Nous avons démarré avec une première version à destination de nos présidents rassemblant les actualités, l’agenda, et la Ged (gestion électronique de documents).
À cela, nous avons ajouté la digital workplace pour tous les salariés : ils disposaient ainsi de l’actualité, de l’agenda d’entreprise et des salariés, des documents structurants de l’entreprise, de leur espace service, etc. ».
L’aspect ressources humaines
Le service RH de Logilec envisage la digital workplace et l’expérience collaborateur de manière imbriquée. Cela permet à l’entreprise de mettre en œuvre un nouvel environnement adapté aux attentes et aux usages de leurs collaborateurs. Ainsi, impliquer les ressources humaines dans ce projet, c’est reconnaître la dimension humaine et garantir de ne pas la perdre de vue.
« Nous avons besoin des collaborateurs en tant qu’ambassadeurs. De plus, en tant que responsable RH, je suis sur le terrain pour faire le relais s’ils ont des questions et pour promouvoir certaines fonctions de la digitale workplace », confirme Elena Hénaff. « L’expérience collaborateur est, selon nous, capitale pour la transformation digitale ».
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Elena Hénaff considère avant tout la mise en place de la digital workplace comme un projet de communication interne, et les ressources humaines y sont intégrées. « Nous devons couvrir la communication à destination des salariés : actualités RH, anniversaires, récapitulatif des congés, validation des notes de frais, disponibilité des bulletins de paie, etc. ».
Les outils RH du collaborateur se distinguent de l’ensemble des applications disponibles : métiers ou bureautiques. Chaque collaborateur trouve les informations capitales RH de la société sur l’intranet. L’équipe communication veille à ce qu’elles soient à jour.
Par ailleurs, le marketing RH entre également en jeu. Celui-ci contribue à l’attractivité de l’entreprise. « J’ai eu beaucoup de retours positifs. C’est appréciable car on se sent dans l’ère du temps, au sein d’une entreprise moderne qui propose des outils souples, adaptables et évolutifs ». Cette image de la société peut aider lors des recrutements.
Faire face aux difficultés
Bien que la digitale workplace ait de nombreux avantages, elle suscite également des réticences, car cette transformation implique un changement d’habitudes. C’est pourquoi il est nécessaire d’accompagner les collaborateurs sceptiques afin qu’ils adhèrent au projet. Chez Logilec, la présentation de la digital workplace fait donc partie du parcours d’intégration de chaque nouveau collaborateur.
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« L’accompagnement que nous proposons s’étale sur quelques semaines : présentation de l’entreprise, des services, des outils bureautiques et métier, ainsi que les canaux de communication de Logilec ». De nombreuses évolutions sont en cours de réflexion, avec pour objectif de simplifier davantage l’expérience de l’utilisateur.
L’une d’elles concerne les notifications issues des applications RH. Actuellement, aucun email n’est envoyé afin d’alléger les messageries. Des notifications permettront bientôt aux collaborateurs d’optimiser leur temps et de ne consulter les applications RH que lorsque cela sera nécessaire. « J’ai la chance d’avoir la confiance de mes supérieurs pour ce projet ».
