Documentaliste (3 postes)

Egis
Acteur international de l'ingénierie de la construction et des services à la mobilité, Egis propose une offre globale unique, alliant conseil, ingénierie et exploitation d'infrastructures. Notre capacité à innover nous permet de répondre à l'urgence climatique grands défis de notre temps en proposant des solutions et un savoir-faire reconnu dans les transports et la mobilité, la ville durable, les bâtiments, l'eau, l'environnement et l'énergie. www.egis.fr

Durée de la mission et contrat :
CDI-C 12 mois environ, statut : Cadre

Mission
Egis recrute plusieurs documentalistes (2 documentalistes avec une première expérience et un documentaliste avec plus de 5 ans d’expérience) pour effectuer une mission auprès d’un grand acteur des transports en Ile-de-France.
 

Poste 1 : Gestion de fond et archivage papier et numérique

1 documentaliste avec une première expérience
- Identifier des documents manquants dans une GED et un logiciel de suivi de contrats
- Rechercher physiquement des documents contractuels manquants auprès de plusieurs interlocuteurs,
- Procéder à leur numérisation et à l’alimentation de la GED
- Assurer la correspondance entre fond papier et fond numérique
- Proposer et alimenter les outils de pilotage et d’avancement de la mise en qualité de la GED

Postes 2 et 3 : Gestion des ressources documentaires

1 documentaliste avec une première expérience et un documentaliste avec plus de 5 ans d’expérience

Collecte, gestion et valorisation des fonds documentaires (GED, matériauthèque, et espaces documentaires) :
- Collecter, numériser et intégrer les documents ou les matériaux
- Contrôler la qualité des documents intégrés par les équipes du client
- Contrôler les espaces documentaires
- Veiller au respect des normes documentaires, de la chaine d’approbation des documents
- Veiller à la confidentialité des pièces « sensibles »
- Suivre le respect des délais de production des documents du client et alerter en cas de retard ou de document manquant
- Assurer la mise à disposition des versions validées des documents
- Être le relai archivage des directions clientes avec le pôle veille, information, archivage du
client :
o Instruire les demandes de communication d’archives auprès du pôle veille
information archivage
o Préparer les versements d’archives
o Faire valider les bordereaux d’archivage intermédiaire – de versement

Accompagnement et contrôle de la production documentaire de prestataires
- Préparer, en lien avec les acteurs de marchés, les éléments nécessaires au lancement d'un marché : code émetteur, liste des utilisateurs, droits d’accès, circuits de validation ;
- Contrôler la production documentaire de prestataires et mener des audits ponctuels.
 

Appui des équipes et sensibilisation :
- Accompagner les équipes opérationnelles dans l’utilisation des outils, la préparation et l’intégration des documents en GED (codification, constitution d’arborescences et de corpus documentaires) et leur diffusion.
- Transmettre et accompagner les équipes sur les sujets archivages, notamment lors de campagnes de « cleaning days ».
- Effectuer des recherches et constituer des dossiers
- Animer des sessions de sensibilisation ou de formation aux usages et outils documentaires et d’archivage
- Participer à l’acculturation des collaborateurs
 

Pilotage / Reporting :
- Produire et diffuser le reporting nécessaire au suivi documentaire du projet conformément aux procédures établies (ex. indicateurs d’avancement, indicateurs qualité)
- Alimenter les indicateurs et tableaux de bord de son activité
- Anticiper et gérer les risques liés à la gestion documentaire
- Appréhender les évolutions du métier de gestionnaire documentaire

Amélioration continue
- Identifier les faiblesses des pratiques du client afin de mieux structurer l’organisation et
assurer la mise en place d’un plan d’amélioration progressif
- Actualiser les processus documentaires, en lien avec le responsable de la gestion
documentaire
- Participer à la mise à jour des référentiels de conservation des archives et aux projets
d’archivage (ex : mise en place d’un système d’archivage électronique)
- Participer à la conception, l’amélioration des outils GED et aux différents projets liés à la gestion documentaire
 

Audit et vérification :
- Participer à la définition de la grille d’audit de gestion documentaire
- Contribuer à l’élaboration du Plan d’audit
- Participer à des audits du client

Profil
Formation supérieure Bac +2 à Bac +5 en documentation/archivage
Maîtrise des techniques documentaires
Connaissance des sujets d’archivage et de GED

Vos compétences et qualités
En mission dans une équipe client, la première de vos qualités doit être le sens du service et la capacité à répondre à une demande client (compréhension de la commande, délai, niveau de services attendu) et d’en faire le reporting régulier à votre entreprise ainsi qu’à votre client.
- Maîtrise des pratiques de gestion documentaire : règles de nommage, classement et archivage,
circuits de validation, respect de la confidentialité, constitution de dossiers hiérarchisés,
recherches
- Maîtrise des outils de gestion électronique de documents (GED)
- Excellent relationnel
- Rigueur et sens de l’organisation
- Pragmatisme et sens de l’adaptation
- Capacités d’analyse et de synthèse
- Esprit d’équipe et capacité à fonctionner en mode matriciel
- Aptitude à comprendre et intégrer les enjeux des projets
- Capacité d’anticipation et de communication

Localisation du poste
Saint-Denis (93) ou Paris, déplacement ponctuel en Ile-de-France

Contact
Cloé Chevron : cloe.chevron@egis.fr et Céline Boivin : celine.boivin@egis.fr