Ministère de la Culture : de la mutualisation à la fusion de son centre de documentation ?

Sommaire du dossier :

• Centres de documentation : réussir sa mutualisation ou fusion
• Centres de documentation : les éditeurs accompagnent les rapprochements
• Ministère de la Culture : de la mutualisation à la fusion de son centre de documentation ?
• Une documentation mutualisée pour les services du Premier ministre

Une réorganisation de la politique documentaire du ministère de la Culture est en route. Déjà bien rodés à mutualiser leurs ressources et moyens, les documentalistes de ce ministère réfléchissent aux activités qu’il est possible de fusionner.

Dessiner les contours du futur centre de documentation du ministère de la Culture est le challenge de la mission de la politique documentaire (MPDoc), et de son responsable, Eric Rouard. Chargée du pilotage et de l’accompagnement en matière documentaire des services de l’administration centrale du ministère, la MPDoc, créée en 2004, propose une offre de services sur les thématiques transversales (politiques culturelles, actualité, droit de la culture, administratif, etc.) pour les 1 600 agents. Par ailleurs, chacune des trois directions générales (DG) — patrimoines, création artistique et médias, industries culturelles — décide du soutien documentaire dont elle souhaite disposer sur ses thématiques propres, que ce soit en matière d’effectifs ou de services.

La fusion plane sur les services depuis 10 ans

L’heure est déjà à la mutualisation, puisque le réseau s’appuie sur un budget d’acquisition centralisé géré par MPDoc, des normes (Unimarc et Rameau) et un SIGB communs, ainsi que sur une charte de politique documentaire fixant les règles de partage et de collaboration. « Toute ressource acquise par un centre est réputée disponible pour tous les autres », explique Eric Rouard ; « les plans de conservation partagés valorisent les spécificités sectorielles en jouant la complémentarité ».

En revanche, la question d’une fusion accrue plane sur les services depuis une dizaine d’années, sans qu’aucun projet satisfaisant n’ait abouti, et la baisse des effectifs s’accélère depuis 15 ans, passant de 60 documentalistes pour tout le ministère à une vingtaine aujourd’hui.
Regroupement

Le sujet est finalement relancé cette année, impulsé par deux grands programmes : le projet immobilier Camus qui prévoit le regroupement de l’ensemble des services de l’administration centrale du ministère de la Culture sur trois sites (au lieu de sept actuellement) à l’horizon de l’été 2021 et Action publique 2022, programme lancé par le gouvernement en octobre 2017 et qui vise à moderniser et améliorer la qualité des services publics d’ici trois ans.

Inquiétude vs opportunité

« Une réflexion est en cours sur un possible regroupement du soutien documentaire avec le maintien de nécessaires relais de proximité », explique Eric Rouard ; « un groupe de travail initié par le secrétaire général et regroupant l’ensemble des DG et associant fortement les documentalistes a fait des propositions en ce sens ».

L’objectif est triple :

• renforcer l’offre de services par une rationalisation des tâches de gestion et ainsi réaliser des gains de productivité ;
• recentrer les documentalistes de proximité sur des missions à plus forte valeur ajoutée ;
• donner les moyens de mettre en œuvre le futur centre de ressources documentaires qui verra le jour en 2021.

« Certes, la perspective d’une fusion peut susciter des interrogations », confie Eric Rouard ; « mais nous souhaitons voir cette réorganisation comme une opportunité, comme un moyen au service d’un projet de modernisation de notre offre documentaire ».

Les avantages

Trois ateliers participatifs destinés à recueillir les besoins et attentes des agents ont permis de tracer les grandes lignes de ce projet : il prévoit, entre autres, un point unique pour la gestion et la diffusion des contenus, la création d’une bibliothèque numérique avec une offre en ligne prioritaire, une rationalisation de l’organisation impliquant notamment une suppression des redondances et une homogénéité des données produites ou encore un recentrage des documentalistes de DG sur la veille de proximité. « Ce regroupement aurait de nombreux avantages », précise Eric Rouard ; « il permettrait notamment une utilisation plus efficiente des ressources acquises, la création de synergies et la montée en compétence des agents. Les économies réalisées seront réaffectées à des abonnements numériques et à des droits de diffusion de la presse numérique ».

Déroulement

Pour ce faire, Eric Rouard a plusieurs mots d’ordre : d’abord, le parangonnage, afin de s’inspirer de projets ayant réussi ailleurs. Ensuite, la transparence : « Nous souhaitons informer nos agents de ce qu’on risque d’abandonner et au profit de quoi », explique le chef de mission ; « nous ne voulons pas leur cacher les difficultés éventuelles ». L’implication de la hiérarchie est également décisive afin d’obtenir son appui en lui montrant en quoi le projet va améliorer l’organisation et l’offre aux publics. Enfin, une grande vigilance est portée sur les délais : « Il faut prendre le temps de la réflexion, mais ne pas étirer la mise en œuvre », conclut-il ; « car un temps long augmente l’anxiété et les freins ». Date butoir annoncée : 2021.