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Comprendre la norme Iso 30401 Système de management des connaissances

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    Les formations initiales qui évoquent l’Iso 30401 Systèmes de management des connaissances sont encore rares. (Freepik/@rawpixel.com)
  • L’Organisation Internationale de Normalisation (Iso) et notamment son comité technique « management des ressources humaines » ont produit et publié en novembre 2018 la norme Iso 30401 intitulée « Systèmes de management des connaissances-exigences ». Sa finalité : « aider les organismes à concevoir un système de management qui valorise et facilite la création de valeur grâce aux connaissances ». Regard sur cette norme.

    Temps de lecture : 4 minutes

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    Pourquoi une norme pour le management des connaissances ?

    alain-berger-ardans-gestion-connaissances.jpgL’intérêt premier d’un document normatif est de proposer à tous un socle de vocabulaire partagé par une communauté de professionnels de la discipline.

    Les obstacles sont considérables tant les réflexions sont issues de personnes de cultures et d’organismes divers. L’expérience de l’Iso a cependant abouti à une convergence, une satisfaction pour les acteurs opérationnels.

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    Modélisation : Nonaka, Grundstein et Deming

    Sans prétendre résumer la quinzaine de pages de la norme à une phrase, la question des exigences attendues par l’implantation d’un tel système de management des connaissances dans un organisme est basée sur une modélisation des éléments suivants :

    • le modèle de Nonaka (modèle SECI : socialisation, externalisation, combinaison, internalisation) avec le double questionnement implicite-explicite et individuel-collectif ;
    • les cinq facettes de la problématique de capitalisation des connaissances de Grundstein (repérer, préserver, valoriser, actualiser, manager) ;
    • la roue de Deming (PDCA : planifier, réaliser, vérifier, agir) pour l’amélioration continue, avec tout un arsenal d’éléments facilitateurs (humains, processus, technologies, gouvernance, culture).

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    Soit des ingrédients et du contexte, mais pas la recette !

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    Qualité : cultiver le savoir et le capitaliser

    Concomitamment, les audits relatifs au management de la qualité (Iso 9001:2015), qui pointaient comme non-conformité première l’exigence des « connaissances organisationnelles » (§7.1.6), trouvent une réponse théorique avec cette nouvelle norme pour « cultiver » le savoir et le capitaliser pour éviter de le perdre.

    Les questions à se poser

    • « Pour notre organisme, qu’est-ce qu’une connaissance ? »
      À chacun d’avoir conscience de son processus de création de connaissances, de le maîtriser, de qualifier ses connaissances cruciales : celles sans lesquelles les problèmes critiques d’une entreprise n’ont pas de solution (Grundstein M., 2002). On note alors toute l’importance de leur protection et de leur caractère différenciant (Zack M., 1999).
       
    • « À quoi cela correspond-il pour nous de manager ces connaissances ? »
      « Comment dois-je faire pour implanter cela dans mon organisme ? »

      Cette dernière question est en train de trouver toute sa légitimité dans la maîtrise de l’expertise du cœur de métier des organismes avec les départs des sachants (retraite, démission, voire Covid-19). Le traitement du « knowledge transfer » (Transfer = transmission + absorption (and use) cf. T.Davenport & L.Prusak 1998) devient l’alias de l’assurance de la résilience !

    Combien de stagiaires ingénieurs ont été impliqués cette année dans les questions de « transfert de compétence » (qui caractérise le fait qu’un « receveur » ait acquis une aptitude à mettre en œuvre les bonnes connaissances au bon moment) ou « comment pérenniser les compétences et les connaissances dans une société » ? Bien plus qu’avant !

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    Éveil des consciences managériales

    L’arrivée de cette norme correspond à un éveil des consciences managériales. Les grands industriels (manufacturing, défense, énergie), les Epic ont intégré l’Iso 30401 dans leurs réflexions et leurs consultations : c’est timide, tout en étant un signe précurseur et tangible d’un mouvement profond.

    Conseils, « magiciels » et formations

    Aujourd’hui, l’offre de conseil pour accompagner les organismes est réduite à quelques petits cabinets spécialisés et les décideurs doivent être prudents par rapport à des éditeurs de « magiciels », néologisme pour logiciels magiques qui sauraient transformer de la donnée ou du document en connaissance avec un coup de baguette intelligence artificielle, à base connexionniste (Voir la publication du collectif Confiance.Ai lors d’APIA 2021) !

    Enfin, les formations initiales qui évoquent l’Iso 30401 sont encore rares : I2A à IMT Alès, Sigec à EC Nantes, VSoc à l’université de Lorraine, SIEE à PSL Dauphine, Cnam INTD, CTM à l’université de Paris I…

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    Mon avis

    La mise en place de systèmes de management des connaissances au sein des organismes est un processus long qui s’impose, non pas par la norme, mais, par la réalité du quotidien où, pour assurer une pérennité et un développement de son activité, il convient de maîtriser un savoir vivant, avec des ressources qui changent dans un monde qui évolue : une belle équation de manager !


    Alain Berger
    Directeur général Ardans

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    Serda-Archimag publie son 10e rapport sur la gouvernance de l’information. Une décennie au cours de laquelle cette démarche s’est peu à peu imposée dans les organisations privées et publiques. Avec aujourd’hui de nouvelles tendances, notamment en matière de signature électronique et de numérique responsable. Parallèlement, une norme Iso est en préparation, nous révèle Noureddine Lamriri, coordinateur Iso du groupe de travail sur ce sujet. Sur le terrain, du records manager au responsable de la sécurité des systèmes d’information, en passant par le délégué à la protection des données, différents métiers sont partie prenante. Ils sont décrits par ceux qui les exercent.
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