Comment automatiser vos livrables de veille en 2022

L’automatisation des livrables de veille est un sujet récurrent. Nous allons passer en revue l’automatisation de la sélection et de la diffusion des livrables de veille. Mais pas seulement. Nous nous interrogerons aussi sur la possibilité d’automatiser certains aspects managériaux. Enfin, nous nous interrogerons sur les limites d’une automatisation !

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Automatiser la réception et la sélection des informations

automatisation-livrable-veille-jerome-bondu Le premier « segment » sur lequel une automatisation de la veille est réellement porteur de valeur est la réception et la sélection des informations.

Historiquement, la création des flux RSS avait eu pour but de faciliter la diffusion et l’échange des articles en créant un format spécifique. Les agrégateurs de flux RSS, comme le défunt Google Reader, Netvibes ou Inoreader, ont ajouté des possibilités de sélection. Inoreader permet aujourd’hui de paramétrer des sélections par le biais des « règles » de manière très efficace.

Et pour peu que l’on maîtrise les expressions régulières (« regular expression » ou « regex » en anglais), un monde infini de variantes s’offre alors au veilleur. On pourra ainsi surveiller des mots avec une casse particulière (par exemple le mot Orange, seulement s’il est écrit avec une majuscule), des mots à proximité (par exemple le mot Total s’il est suivi à moins de 30 caractères des mots essence ou pétrole ou gaz, que ces derniers soient singuliers ou pluriels, car il y une troncature droite et gauche automatique). J’en passe et des meilleurs.

Entraîner la machine

Les plateformes de veille professionnelles ne sont bien évidemment pas en reste. À l’instar de SindUp qui a lancé il y a maintenant de nombreuses années le FilterLive, solution qui enregistre les sélections d’articles et les refus du veilleur. L’outil va ensuite essayer de reproduire ses choix. Le système fonctionne à partir d’un grand nombre d’itérations, car il faut bien entraîner la machine.

Plus récemment, des outils en ligne comme Flint disent utiliser des solutions d’intelligence artificielle pour comprendre nos choix de lecture et reproduire ces sélections pour nous apporter des articles de plus en plus pertinents.

Automatiser la diffusion des livrables de veille

Second segment : la diffusion fait l’objet de nombreuses améliorations pour faciliter la vie du professionnel de l’information.

Si l’on reprend exemple sur l’agrégateur de flux Inoreader, on découvre plusieurs possibilités de diffusion : à partir d’une règle, on peut créer un « digest » de mails — comprendre une revue de liens. Le client de la veille recevra alors automatiquement, à une fréquence déterminée (jour, heure), les articles sélectionnés automatiquement ou manuellement. L’administrateur de la plateforme pourra aussi exporter, toujours à partir d’une règle, un flux RSS qu’il sera ensuite facile d’exploiter : soit en l’intégrant sur le client de messagerie (par exemple Outlook) des personnes à qui il doit diffuser sa veille, soit en s’en servant pour alimenter une rubrique d’un intranet ou réseau social d’entreprise.

On pourra aussi prendre ce même flux RSS pour l’intégrer dans MailChimp pour diffuser largement à son public cible. On pourra enfin créer une connexion entre sa règle et IFTTT ou Zapier qui offriront de nombreuses possibilités de diffusion.

Les plateformes de veille professionnelles ont bien évidemment embrayé très rapidement sur les gains en matière d’automatisation de la diffusion. Un outil comme Digimind a été l’un des premiers, au milieu des années 2000, à particulièrement soigner les possibilités de diffusion.

Mais tout ceci reste confiné à la technique. L’on peut se demander aussi s’il est possible d’automatiser certains aspects managériaux ?

Automatiser le management de la veille

Non seulement on peut, mais l’on doit automatiser certaines activités managériales. Par exemple, l’analyse de la satisfaction des clients internes pourra être automatisée par un comptage des lectures des articles ou le comptage des réactions.

Je recommande souvent à mes clients, dans le cadre de missions de mise en place ou d’optimisation d’une dynamique de veille, de mettre sur chaque support de veille (lettre de veille, rapport, cartographie…) quelques questions. D’expérience, trois questions suffisent. On peut demander par exemple :

avez-vous trouvé des informations utiles ?
avez-vous pu prendre des décisions à partir de ce contenu ?
avez-vous une suggestion à nous faire ?

Bien sûr, l’idée n’est pas que les clients répondent à chaque envoi. L’idée est de leur laisser la possibilité de répondre quand ils le veulent. Ce qui sera certainement le cas lorsqu’une lettre de veille attirera particulièrement leur attention.

De ce fait, il est probable que chaque client de la veille réponde au moins une fois par an. Et que les retours soient positifs. Cela change radicalement de l’envoi annuel de questionnaire qui ne recueille en général que 5 à 15 % de répondants.

Analyse continue des besoins des veilles

Ce même questionnaire pourra servir à l’analyse continue des besoins des veilles. La troisième question permettra au client qui désire un changement d’en faire part. Si cela ne remplace pas les rencontres et les échanges en direct, cela permettra au responsable veille d’éviter de se laisser surprendre.

Le management de la veille passe aussi par le management du réseau. Or, là aussi, on peut trouver quelques outils qui automatisent certaines tâches.

Prenez par exemple le fait de rechercher automatiquement de nouveaux contacts pour enrichir son réseau. Linkedin le fait très bien pour apporter des nouveaux contacts que ce soit dans ou hors de notre organisation. Mais jusqu’où l’automatisation pourrait-elle aller ?

Risques et chances de l’automatisation

Cette réflexion ne serait pas complète sans ajouter quelques éléments. Car ce début d’article aurait pu être écrit quasiment mot pour mot il y a dix ans. En 2015, j’avais organisé en une conférence-débat au sein du Club IES intitulée « Automatiser la diffusion de la veille »…

Depuis quelques années, le spectre d’intervention de l’intelligence artificielle nous interpelle. Va-t-on vers une prise en charge des activités d’analyse ? Est-ce que cette partie, la plus intéressante du travail de veille, va, comme la collecte et la diffusion, être prise en charge graduellement par des outils de plus en plus perfectionnés ?

Progrès substantiels

Si l’on se réfère aux spécialistes les plus sérieux et compétents, on aura des motifs pour ne pas s’inquiéter. La lecture des livres de plusieurs experts dans le domaine de l’IA — Aurélie Jean, Luc Julia, Jean-Gabriel Ganascia, Kai Fu Lee… — nous rassure sur les limites de l’intelligence artificielle. Ce qui ne veut pas dire que des progrès substantiels ne seront pas réalisés. Par exemple dans l’analyse automatique des textes (science appelée traitement automatique du langage, TAL ou NPL en anglais), la reconnaissance des images, la capacité à transformer le son en texte…

Il nous restera alors les champs les plus humains de la veille, peu ou pas automatisables. En voici quatre exemples, présentés comme quatre pistes d’amélioration :

Améliorer l’analyse. J’interviens depuis de nombreuses années pour présenter un panorama des outils et techniques d’analyse. C’est le parent pauvre de l’activité de veille qu’il convient de renforcer. Il y a un champ énorme de création de valeur pour les activités de veille ;
Développer son réseau interne et externe. L’exemple de Linkedin présenté plus haut est minimaliste. Développer une « stratégie réseau » (pour reprendre le titre d’un livre de Nicolas Moinet), créer du lien, créer de la confiance, resteront des activités humaines et non automatisables ;
Améliorer la transmission du message. Créer une vidéo ou faire une présentation orale augmente fortement l’impact de sa veille ;
Améliorer la visibilité et la notoriété de la veille en interne.

Autant de chantiers passionnants auxquels nous pouvons nous atteler sans crainte d’une automatisation.

Jérôme Bondu
[Formateur et consultant en intelligence économique
Auteur du « Petit bestiaire de la gestion des informations » et de « Maîtrisez internet… avant qu’internet ne vous maîtrise »]
→ www.inter-ligere.fr