Référentiel des données et des documents

489.00€

base-donnees-archimag-durees-de-conservation-documents-data-services-publics-entreprises-privees.png

Un référentiel unique & indispensable pour la CONFORMITÉ et la GESTION du CYCLE DE VIE DES DONNÉES ET DOCUMENTS

Toute entité, qu’elle soit publique ou privée, doit assurer la conservation et la gestion de ses données et documents ayant une valeur légale et réglementaire tout en respectant le RGPD. Faute de quoi, elle ne pourra pas produire la preuve nécessaire en cas de contrôle, de litige ou d’audit et ne sera pas en conformité avec la législation. Elle doit garantir la traçabilité du traitement et des purges, particulièrement ceux pour les données personnelles (RGPD).

Que vous soyez dans le domaine juridique ou DPO, RSSI, RSE ou encore archivistes vous vous êtes déjà probablement interrogé sur :

Comment garantir que tous nos documents et données sont conformes aux dernières législations (RGPD, obligations fiscales, recommandations de la CNIL etc.) ?
Quels sont les risques juridiques, financiers, RH, environnementaux si nous n’appliquons pas les durées de conservation ?
Comment structurer efficacement l’archivage pour une gestion optimale du cycle de vie ?
Comment prouver que nous avons bien appliqué la purge des données et documents anciens lors d’un contrôle ?
Quels sont les risques pour l’entreprise si nous ne gérons pas correctement les sorts finales des données et documents ?
Est-ce que gérer le cycle de vie des données contribue significativement à réduire mon empreinte carbone ?

⇒ Archimag en collaboration avec le cabinet d’avocats Lexing-Alain Bensoussan, spécialisé en droit du numérique et des technologies avancées et Serda conseil cabinet de conseil ont créé un CADRE DE RÉFÉRENCE UNIQUE, COMPLET, CONFORME AUX DERNIÈRES RÉGLEMENTATIONS ET DIRECTEMENT APPLICABLE : LE RÉFÉRENTIEL DU CYCLE DE VIE DES DOCUMENTS ET DONNÉES qui couvre l’intégralité des documents du secteur public (1 045 Durées de conservation) et du secteur privé (310 Durées de conservation) ⇐

Ce que le permet le référentiel :

✅ Appliquer une gouvernance des données et documents conforme aux réglementations et bonnes pratiques, avec un accès direct aux textes de loi via un lien vers Légifrance. Nous avons recensé les durées de conservation dans tous les textes en vigueur ainsi que les recommandations de la CNIL : 18 Codes (Code de commerce, Code de patrimoine, Code civil, Code du travail…), dans les lois, ordonnances, décrets, arrêtés, circulaires et avis, et dans les règlements (RGPD Règlement général sur la protection des données personnelles, règlement général de l’autorité des marchés financiers, etc.). Voir la liste complète ici.
✅ Auditer et vérifier facilement l’application des règles de gestion documentaire au sein des solutions GEC, GED, SAE.
✅ Contrôler le sort final des données et documents à l’issue des délais de conservation.
✅ Gérer les accès et la traçabilité selon les exigences du RGPD et les normes de sécurité.
✅ Contribuer à la décarbonation en supprimant à bon escient les données et documents inutiles, qu’ils soient papier et électronique, et donc de réduire les émissions de Gaz à Effet de Serre. On estime la conservation d’un GO pendant 5 ans à 244 grammes dans une messagerie et 2500 grammes dans un classement papier.

La structure du référentiel :

✅Disponible H24 en ligne
✅Mis à jour à chaque modification réglementaire
✅Facilement applicable et directement opérationnel.
✅Organisé sous forme de tableaux de gestion et enrichi des conseils d’experts
✅ Retrouvez en un coup d'œil toutes les durées légales de conservation (DUA) ainsi que le sort final des documents papiers et numériques, et consultez leurs textes de référence via le lien direct vers Legifrance.



La base de données du secteur public est dédiée : aux administrations aux collectivités territoriale au secteur santé et hospitalier	La base de données du secteur privé est dédiée : aux entreprises aux associations
Elle compte 1 045 types de documents	Elle compte 310 types de documents
Contenu de la base du secteur public :	Contenu de la base du secteur privé :
4 domaines (fonctions régaliennes, politiques, support comme santé, marchés publics - et annexes), comprenant 3 niveaux inférieurs Chaque domaine comprend ensuite 3 sous-niveaux Plus de 1300 durées légales de conservation et de sort final, sous forme de tableaux de gestion Une identification dite “RGPD” : les catégories de documents attenants aux données personnelles sont identifiées afin de faciliter le travail des archivistes et Data Protection Officers (DPO) Mises-à-jour régulières des délais de conservation en fonction des évolutions légales.	13 domaines (direction générale et services généraux, comptabilité et finance, relation commerciale, contrôle qualité, développement durable, services numériques, assurance, banque, santé, communications électroniques, ressources humaines, chimie, logement...). Chaque domaine comprend ensuite 3 sous-niveaux Plus de 300 durées légales de conservation et de sort final à appliquer, sous forme de tableaux de gestion Une identification dite "RGPD" : les catégories de documents attenants aux données personnelles sont identifiées afin de faciliter le travail des archivistes et Data Protection Officers (DPO) Mises-à-jour régulières des délais de conservation en fonction des évolutions légales.
> Explorer l'arborescence de la base du secteur Public et visualiser tous les types de documents qu'elle contient ou > Accéder à la base du secteur Public	> Explorer l'arborescence de la base du secteur Privé et visualiser tous les types de documents qu'elle contient ou > Accéder à la base du secteur Privé

À qui s’adresse ce référentiel :

Ce référentiel s’adresse à tous ceux en charge de la conservation documentaire ou patrimoniale : service archives, service juridique, moyens généraux, DPO, RSSI, RSE, ainsi que les directions métiers.

Pourquoi adopter ce référentiel ?

Vous l’aurez compris, c’est l’outil indispensable pour un service public comme une entreprise privée pour non seulement faciliter votre travail en retrouvant en un coup d'œil toutes les durées légales de conservation et le sort final mais aussi s’assurer d’être en conformité avec la loi.

⇒ Un référentiel unique pour une Conformité Garantie

Pour le commander

Découvrez notre offre combinée :
Référentiel des données et des documents + le double guide Archimag :
Maîtriser son archivage hybride ou électronique !
(option à sélectionner dans le menu déroulant en bas de page)

Pour consulter les Conditions générales de vente du Référentiel des données et des documents, cliquez-ici.

Tarifs HT selon le nombre d'utilisateurs *

Sélectionnez le nombre d'utilisateurs qui consulteront la base de données

Vous ne souhaitez pas commander en ligne ?
Téléchargez le Bon de commande Archimag