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Bases de données des durées de conservation des documents

219.00€

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Quelle est la durée de conservation des documents ?
Êtes-vous en règle pour la conservation légale de vos documents ?

Toute organisation, qu’elle soit publique ou privée, est tenue de conserver les documents ayant une valeur légale, faute de quoi elle ne sera pas capable d’apporter de preuve en cas de contestation, de contrôle de l’administration fiscale ou tout simplement d’information dans le cadre d’un dossier.

Afin de faciliter le quotidien des professionnels, Archimag propose deux bases de données des durées de conservation des documents (1 350 durées d'utilité administrative ou DUA) :

  • L'une axée sur le secteur privé (310 DUA)
  • L'autre sur le secteur public (1 045 DUA)

Deux bases de données ont été constituées afin de tenir compte des spécificités des deux secteurs public et privé. En effet, les types de documents ne sont pas les mêmes et quelquefois, les durées ne sont pas les mêmes, par exemple pour les dossiers du personnel ou les fiches de paie, dans le service public ou les entreprises privées.

Disponibles en ligne, les deux Bases de données des durées de conservation des documents d’Archimag sont faciles d’accès, et directement compréhensibles. Présentées sous la forme de tableaux de gestion et enrichies de conseils d'experts, elles constituent les outils indispensables des gestionnaires de l'information. 

Elles permettent de retrouver en un coup d'oeil toutes les durées légales de conservation (DUA) ainsi que le sort final associé des documents papiers et numériques, et de consulter leur texte de référence via un lien direct vers Legifrance.

Durées légales de conservation et tableaux de gestion

Nous avons recensé les durées de conservation dans tous les textes en vigueur : 18 Codes (Code de commerce, Code de patrimoine, Code civil, Code du travail…), dans les lois, ordonnances, décrets, arrêtés, circulaires et avis, et dans les règlements (RGPD Règlement général sur la protection des données personnelles, règlement général de l’autorité des marchés financiers, etc.). Voir la liste complète ici.

Les durées de conservation sont assorties de différents éléments, retranscrits dans les tableaux de gestion. Chaque durée est contextualisée : typologie documentaire, activité métier, valeur (administrative, probante, etc.), statut, DUA, sort final, Observations, et lien dynamique vers le texte réglementaire sur Legifrance. Un conseil ou commentaire facilite l’application. Partenaire d’Archimag, le cabinet d’avocats Lexing-Alain Bensoussan, spécialisé en droit du numérique et des technologies avancées, a validé l’ensemble des contenus.

enlightenedDécouvrez notre offre combinée :
Bases de données + le double guide Archimag :

Maîtriser son archivage hybride ou électronique !
(option à sélectionner dans le menu déroulant en bas de page)

A qui s'adressent ces bases de données ?

Ces bases de données s’adressent à tous ceux en charge de la conservation documentaire ou patrimoniale : service archives, service juridique, moyens généraux, ainsi que les directions métiers.

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Nouveautés 2020 - 2021

  • Tous les documents concernés par le règlement RGPD (Règlement général sur la protection des données) sont désormais tagués dans la base de données Secteur Public et dans la base de données Secteur Privé. Ils constituent également une clé de recherche, et il est possible de visualiser en un coup d'œil tous les documents concernés (environ 180). 
     
  • MAJ : 12 durées de conservation ont été mises à jour, ou bien créées pour de nouveaux types de documents : Fichier contact Covid-19 ou Prélèvement à la Source par exemple. Et bien sûr des évolutions de durées légales et de l’ensemble des règles juridiques, comme par exemple les Bulletins de paie, avec distinction format papier et format électronique.
 

La base de données des durées de conservation
pour le secteur public

La base de données des durées de conservation
pour le secteur privé

La base de données du secteur public est dédiée :

  • aux administrations
  • aux collectivités territoriale
  • au secteur santé et hospitalier

La base de données du secteur privé est dédiée :

  • aux entreprises
  • aux associations
     

Elle compte 1 045 types de documents

Elle compte 310 types de documents

Contenu de la base du secteur public :

Contenu de la base du secteur privé :

  • 4 domaines (fonctions régaliennes, politiques, support comme santé, marchés publics - et annexes), comprenant 4 niveaux inférieurs
     
  • Chaque domaine comprend ensuite 3 sous-niveaux
     
  • Plus de 500 durées légales de conservation et de sort final, sous forme de tableaux de gestion
     
  • Une identification dite “RGPD” : les catégories de documents attenants aux données personnelles sont identifiées afin de faciliter le travail des archivistes et Data Protection Officers (DPO)
     
  • Mises-à-jour régulières des délais de conservation en fonction des évolutions légales.
  • 12 domaines (direction générale et services généraux, comptabilité et finance, ressources humaines,...).
     
  • Chaque domaine comprend ensuite 3 sous-niveaux
     
  • Plus de 1300 durées légales de conservation et de sort final à appliquer, sous forme de tableaux de gestion
     
  • Une identification dite "RGPD" : les catégories de documents attenants aux données personnelles sont identifiées afin de faciliter le travail des archivistes et Data Protection Officers (DPO)
     
  • Mises-à-jour régulières des délais de conservation en fonction des évolutions légales.
> Accéder à la base du secteur Public> Accéder à la base du secteur Privé

Attention, certains établissements dépendent du secteur public et privé, par exemple les EPIC, Établissements publics à caractère commercial, et dès lors, doivent s’abonner aux 2 bases de données pour la complétude de leurs obligations légales.

Pourquoi utiliser les bases de données Archimag ?

  • Pour avoir une information complète et mise à jour régulièrement
  • Pour gagner du temps dans la vérification des données
  • Pour connaître les durées légales des documents papiers ET numériques
  • Pour identifier les catégories de documents porteurs de données à caractère personnel et donc soumis au RGPD
  • Pour donner rapidement des réponses à vos collègues, et gagner en efficience
  • Pour bénéficier des conseils de Serda et du Cabinet Alain Bensoussan Avocats
  • Pour rédiger vos bordereaux d’élimination en moins de deux

Pour consulter les Conditions générales de vente des bases de données des durées légales de conservation des documents, cliquez-ici.

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