Bases de données des durées de conservation des documents
Êtes-vous en règle pour la conservation légale de vos documents ?
Toute organisation, qu’elle soit publique ou privée, est tenue de conserver les documents ayant une valeur légale, faute de quoi elle ne sera pas capable d’apporter de preuve en cas de contestation, de contrôle de l’administration fiscale, d’information dans le cadre d’un dossier métier. Elle doit également fournir la preuve de traitement et de purge des documents comportant des données personnelles.
Afin de faciliter le quotidien des professionnels, Archimag propose deux bases de données des durées de conservation des documents papiers ou électroniques. 1355 typologies documentaires dont la moitié est identifiée RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) :
- L'une axée sur le secteur privé (310 DUA)
- L'autre sur le secteur public (1 045 DUA)
Deux bases de données ont été constituées afin de tenir compte des spécificités des deux secteurs public et privé. En effet, les types de documents ne sont pas les mêmes et quelquefois, les durées ne sont pas les mêmes, par exemple pour les dossiers du personnel ou les fiches de paie, dans le service public ou les entreprises privées.
Disponibles en ligne, et actualisées régulièrement (dernière mise à jour mars 2024) les deux Bases de données des durées de conservation des documents d’Archimag sont faciles d’accès, et directement compréhensibles. Présentées sous la forme de tableaux de gestion et enrichies de conseils d'experts, elles constituent les outils indispensables des gestionnaires de l'information.
Elles permettent de retrouver en un coup d'oeil toutes les durées légales de conservation (DUA) ainsi que le sort final associé des documents papiers et numériques, et de consulter leur texte de référence via un lien direct vers Legifrance.
Durées légales de conservation et tableaux de gestion
Nous avons recensé les durées de conservation dans tous les textes en vigueur : 18 Codes (Code de commerce, Code de patrimoine, Code civil, Code du travail…), dans les lois, ordonnances, décrets, arrêtés, circulaires et avis, et dans les règlements (RGPD Règlement général sur la protection des données personnelles, règlement général de l’autorité des marchés financiers, etc.). Voir la liste complète ici.
Les durées de conservation sont assorties de différents éléments, retranscrits dans les tableaux de gestion. Chaque durée est contextualisée : typologie documentaire, activité métier, valeur (administrative, probante, etc.), statut, DUA, sort final, Observations, et lien dynamique vers le texte réglementaire sur Legifrance. Un conseil ou commentaire facilite l’application. Partenaire d’Archimag, le cabinet d’avocats Lexing-Alain Bensoussan, spécialisé en droit du numérique et des technologies avancées, a validé l’ensemble des contenus.
Découvrez notre offre combinée :
Bases de données + le double guide Archimag :
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(option à sélectionner dans le menu déroulant en bas de page)
A qui s'adressent ces bases de données ?
Ces bases de données s’adressent à tous ceux en charge de la conservation documentaire ou patrimoniale : service archives, service juridique, moyens généraux, ainsi que les directions métiers.
Nouveautés 2024
- Ajout de nouvelles rubriques et mise à jour des durées de conservation :
Une mise à jour des tableaux de gestion vient d'être effectuée et indique les nouvelles durées ainsi que les textes concernés. Les tableaux de gestion sont mis à jour, et les nouveaux textes juridiques concernés accessibles directement en lien cliquables au sein de la base de données.
- Rappel des documents taggés RGPD :
Nous en profitons pour rappeler que désormais, tous les documents concernés par le RGPD - Règlement Général sur la Protection des Données - font l’objet d’une mention dans la cellule Observations. Attention, le texte de référence, s’il existe sur le site de la CNIL, est mentionné seulement dans la cellule Observations. Dans la cellule Texte de référence, c’est avant tout le texte qui concerne la durée de conservation qui est mentionnée. La base de données a été considérablement enrichie sur ce sujet, mais la nouveauté, réclamée par beaucoup d’entre vous, est que RGPD est désormais un champ de recherche. Vous pouvez saisir dans le champ recherche “RGPD” ou “rgpd”, et vous pourrez visualiser en un coup d’oeil tous les documents concernés par le règlement, et vérifier que vous êtes bien en conformité avec les destructions ou les purges obligatoires
La base de données du secteur public est dédiée :
| La base de données du secteur privé est dédiée :
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Elle compte 1 045 types de documents | Elle compte 310 types de documents |
Contenu de la base du secteur public : | Contenu de la base du secteur privé : |
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ou | ou |
Attention, certains établissements dépendent du secteur public et privé, par exemple les EPIC, Établissements publics à caractère commercial, et dès lors, doivent s’abonner aux 2 bases de données pour la complétude de leurs obligations légales.
Pourquoi utiliser les bases de données Archimag ?
