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La Ged, c’est fini !

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    La Ged est en retard sur son agenda. Elle n’a globalement pas su livrer ce dont les organisations avaient besoin. (wickenden via VisualHunt.com / CC BY-SA)
  • Les solutions pour gérer les documents tels que nous les connaissons vont disparaître à moyen terme. Les éditeurs vont devoir évoluer, se faire acheter, ou s’éteindre. Quant aux archivistes et aux informaticiens concernés, c’est certain, leurs fonctions vont évoluer ou disparaître.

    L’objectif principal et initial de la gestion électronique de documents (Ged) était de permettre la gestion de vos documents au travers d’un plan de classification et d’un calendrier de conservation, et bien entendu de retrouver vos « affaires » dans la masse de ce que l’on appelait les archives.

    philippe-goupil

    Nous avons connu historiquement des solutions majeures et massives apparues dans les années 90, s’appuyant sur des bases de données SQL. Le marché s’est développé progressivement au travers d’importants chantiers en clientèle, pour les gros joueurs comme Filenet (racheté par IBM en 2006), OpenText, Stellent (racheté par Oracle en 2006) ou encore Documentum (racheté en 2003 par EMC, puis par Dell en 2016 qui l’a revendu à son tour, la même année, à OpenText).

    Projets souvent sans fin et coûteux

    Par la suite, la plateforme SharePoint de Microsoft est arrivée pour tenter de rattraper ce marché avec une offre originale est très ouverte, suivie par des solutions open source (ouvertes par définition), comme Alfresco, leader dans ce mouvement. Ces solutions ont aussi été proposées aux petites et moyennes organisations. Finalement, le résultat est comparable aux « grosses solutions » : des projets souvent sans fin, aux coûts hors de proportions par rapport aux attentes de la clientèle.

    1. Les solutions majeures

    Ces solutions ont été conçues en premier lieu pour répondre à ce que nous appelions, à l’époque, de gros volumes en s’appuyant sur les bases de données SQL. L’ergonomie n’était pas vraiment une préoccupation prioritaire, pourvu qu’il soit possible de conserver en sécurité et de rechercher ses documents.

    Ces solutions ont souvent été décevantes. Les dérives au niveau de l’adaptation aux règles d’affaires, et des contraintes d’intégration puis d’infrastructures, aggravées par une croissance majeure des volumes à traiter, ont mené à l’essoufflement de nombre de projets. Quant aux solutions ouvertes comme SharePoint ou Alfresco citées plus haut, elles se révèlent justement trop ouvertes et deviennent finalement tout aussi contraignantes.

    2. Les solutions mineures

    Pendant ce temps se déployaient des solutions plus modestes développées à partir de DBase, ou Access de Microsoft. De « petits » éditeurs se sont attachés à l’ergonomie de l’interface utilisateur, et à livrer une solution prête à l’emploi. Ils ont pris leur essor dans le contexte de la mise en service de la numérisation ou dans les projets d’archivage documentaire, pour des entreprises de taille moyenne ou certains services départementaux au sein de plus grosses organisations.

    Ainsi, Scanfile (Spielberg), Laserfiche (Laserfiche) ou M-Files (M-Files) ont longtemps été cités comme « petits ». Si le marché ne leur a pas forcément donné la chance de démontrer leur capacité à gérer des volumes importants, ils ont eu l’avantage d’offrir des solutions achevées pour lesquelles les modifications et autres adaptations aux spécificités de chaque organisation se faisaient par simple paramétrage plutôt que par développement informatique.

    3. Offres complémentaires

    Nombre d’éditeurs ont développé des fonctions complémentaires comme la numérisation, ou la gestion des courriels, ou encore des processus documentaires, comme des modules plus ou moins intégrés. Ils offrent une approche de type « tout inclus » avec des fonctionnalités additionnelles issu....

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    Les données ouvertes sont un fait. Des données à qualifier, conserver, communiquer : typiquement du travail pour les archivistes ! Pourtant l’implication de ces professionnels dans les projets open data n’a encore rien d’évident.
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