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Systèmes documentaires : Un, pour les gouverner tous !

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    Anneau unique
    L’idée n’est pas ici de revoir complètement les métiers et les rôles de chacun, mais de rationaliser et mutualiser les outils. Pour une meilleure gestion et plus d’efficacité.
  • Information, documentation, archives, bibliothèque, photos, fonds audiovisuels ou muséographiques, tous ces fonds sont gérés par des professionnels expérimentés avec, pour chacun d’eux, des expertises, des méthodes et des outils différents. Il n’y a généralement pas de passerelle entre tous ces fonds et peu de possibilités d’accès transversal ni de gestion globale. Il est temps que ça change. Aussi, en référence à l’anneau unique imaginé par Tolkien dans ses romans sur la Terre du Milieu qui serait capable de “tout lier”, j’ai décidé de partir en croisade pour cela.

    [TRIBUNE] La situation est d’autant plus urgente que la digitalisation des fonds d'archives et des fonds documentaires enclenchée depuis plusieurs années déjà a rendu les utilisateurs beaucoup plus exigeants. Aujourd’hui, ils ne veulent plus se rendre aux archives, au centre de documentation ou à la bibliothèque, mais souhaitent pouvoir effectuer leurs recherches chez eux, depuis leur poste de travail ou un terminal mobile. L'informatisation, la numérisation et désormais le traitement en temps réel de documents nativement électroniques rend aujourd’hui tout cela possible.

    Des missions transversales, sans outils adaptés

    Au même moment, les professionnels du domaine ont vu leurs missions s’élargir sans toutefois disposer de toutes les compétences et des ressources techniques nécessaires pour les mener à bien. Combien de temps, encore, vont-ils continuer d’utiliser des solutions parallèles pour gérer ces différents fonds ? Il faut savoir dire “Stop” à ces méthodes qui cloisonnent l'information et les individus. Aujourd'hui, les entreprises font dans le collaboratif, le cloud, la mobilité et avancent même sur la Digital Workplace qui permet à chaque collaborateur de disposer des applications métiers et de toute l'information nécessaires en quelques clics, à tout moment et sur n’importe quel poste de travail. Or, que fait-on des dossiers courants, de la documentation, des archives numérisées ou papier ? Il existe pourtant des solutions permettant de tout rassembler et de tout gérer dans un ensemble cohérent : la documentation, l'information, les fonds muséographiques, les fonds photos et vidéos, la bibliothèque, les archives, le records management.

    Vers une nécessaire convergence

    Tout comme dans l’imaginaire de Tolkien où l’univers est composé de neuf mondes physiques liés de façon incertaine, il en est de même dans le monde réel de l’Infodoc. Il existe, en effet, autant de métiers, de fonds, de règles et d’outils, liés les uns aux autres de façon plus ou moins organisée. Il est vrai que la gestion d’un fonds muséal se distingue de celle d’une bibliothèque. Mais alors, comment rassembler tous les professionnels de l’information sinon au sein d’un écosystème fédérateur ? Comment créer une vraie communauté et éviter que chacun ne se retrouve en train de jongler avec des fonds pour lesquels il n’a pas été formé et avec des outils différents ? Comment décloisonner ces fonds et en avoir une vision globale sans les dénaturer ?

    L’homogénéisation en marche

    Seule une nouvelle approche vers une indexation convergente permet de stocker, publier, trouver les informations et les documents indépendamment des fonds, des domaines et des métiers. Grâce à une solution unique, tous se trouvent rassemblés dans un espace numérique partagé et personnalisable. En effet, chaque utilisateur dispose d’un bureau virtuel, accessible depuis un ordinateur ou un terminal mobile connecté, avec notamment la possibilité de créer des chaînes thématiques transversales aux différents fonds.

    In fine, l’idée n’est donc pas de revoir complètement les métiers et les rôles de chacun, mais de rationaliser et mutualiser les outils. Pour une meilleure gestion et plus d’efficacité.

    Laurent Ausset-Delon
    Cadic Services
    Directeur Général Exécutif

    photo3.jpgTitulaire d'un diplôme d'ingénieur en Informatique/Electronique/Automatique, Laurent Ausset-Delon a oeuvré chez Thalès dans le domaine du contrôle aérien civil et s'est expatrié dans plusieurs pays durant cette période (Pays-Bas, Grèce, Singapour). Il a également fourbi ses armes chez Traac Australie (toujours dans le domaine du contrôle aérien civil) et a été directeur général de l'entité France de BiblioMondo. Il est aujourd'hui directeur général exécutif de Cadic Services. 
     

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