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Focus de la Rédaction : vers de nouvelles plateformes numériques documentaires

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    Plus les outils sont disparates, plus la productivité et l’efficacité diminuent. Reste maintenant à savoir comment se ré-informatiser intelligemment ?
  • Une vingtaine d’invités étaient réunis à la Maison du Management pour un petit-déjeuner organisé par Archimag, en partenariat avec Cadic Services, sur le thème des nouvelles plateformes numériques documentaires.  

    Comme de coutume, Michel Remize a ouvert le bal en rappelant que les professionnels de l’information ont toujours tendance à utiliser des plateformes différentes, que ce soit pour la veille, la bureautique, la diffusion et la publication d’informations, la collaboration, la cartographie, etc.

    Et le constat est sans appel : ce jonglage ne permet pas de travailler mieux.

    Au contraire, plus les outils sont disparates, plus la productivité et l’efficacité diminuent. Reste maintenant à savoir comment se ré-informatiser intelligemment ?

    Tes univers impitoyables

    Laurent Ausset Delon, Directeur Général de Cadic, a poursuivi sur cette thématique en évoquant l’évolution inéluctable des métiers de l’information et en expliquant qu’aujourd’hui les univers documentaires restent très verticaux, avec des spécialisations très fortes et des professionnels aux méthodes de travail, aux expertises et aux outils très différents. Il suffit d’aller dans une médiathèque pour se rendre compte qu’elle n’utilise absolument pas le même outil que le centre d’archives ou le centre de documentation.

    Objectif : mutualisation

    Or, la volonté générale de réduire les coûts conjuguée à la réduction des effectifs aboutit à une mutualisation forcée des équipes et oblige les organisations à trouver des solutions pour faire aussi converger les outils, mais sans dénaturer ce qui fait la richesse de chacun de ces domaines.

    L’idéal étant d’opter pour une solution hybride, qui soit un mix de GED, de DAM et d’ECM, et qui soit capable de mettre à disposition l’information voulue, quelle que soit son origine.

    Démo live

    C’est à ce moment-là qu’Arnaud Teruel-Felix, Directeur Produits & Innovations chez Cadic Services, est entré en piste avec une démo complète de la nouvelle version de Cadic Intégrale baptisée Zéphyr. Les personnes présentes ont ainsi pu visualiser l’interface de la plateforme avec son carrousel, ses widgets et ses différentes catégories de fonds, et constater l’écart qui sépare Zéphyr de la version précédente en termes d’ergonomie et de fonctionnalités.

    Témoignages

    Puis ce fut le moment des témoignages avec d’abord celui de Frédérique Pagès, responsable du service documentation et information des publics de la HAS, qui a expliqué comment elle réalise une veille scientifique et médias (environnement, actualités de santé, e-réputation, retombées des recommandations, etc.) grâce à Cadic Intégrale et les avantages qu’elle en tire. Céline Deroche, Directrice au sein de la direction Documentation, veille et archives, a pris le relais en revenant à son tour sur le choix de Cadic Intégrale pour les besoins de gestion et de valorisation documentaire de Santé Publique France.

    L’information “santé” en fusion

    Créée en 2016, Santé Publique France est une agence sanitaire qui, sous l’égide du Ministère de la santé, réunit désormais plusieurs institutions : l’InVS (l’Institut de veille sanitaire, chargé de surveiller les maladies en France), l’INPES (Institut National de Prévention et d’Education pour la Santé), l’Eprus (l’établissement de préparation et de réponse aux urgences sanitaires) et Adalis (un groupement d’intérêt public apportant des réponses aux problèmes d’addiction : drogue, alcool, etc. ). Tous ces établissements avaient bien entendu des outils différents, excepté l’un d’eux qui était déjà équipé de Cadic Intégrale pour gérer sa bibliothèque, suivre ses abonnements, etc. “A l’origine du projet de réinformatisation du département documentation de l’Inpes en 2011, nos besoins étaient essentiellement liés à la bibliothéconomie et à la mise à disposition des notices documentaires” explique Céline Deroche. “Mais rapidement, nous avons perçu l’intérêt de passer d’une logique métier à l’idée de mettre en place un système d’information et d’avoir des outils interconnectés. Nous avons donc débuté une décentralisation de la production dans cette base documentaire, avec la fusion, cette logique reste pertinente et doit même être développée".

    Vers une base documentaire commune

    La base peut être alimentée par tous les agents, c’est le cas actuellement pour les productions de l’établissement (créations de la direction communication de brochures, affiches, collections spécifiques, etc.). La documentation peut par ailleurs compléter le renseignement des notices. “Nous voulions démultiplier les usages et les producteurs, et soulager le travail de la documentation (et de la saisie exhaustive)” ajoute-t-elle. “Nous voulions aussi valoriser nos productions à l’extérieur, ajoute l’intéressée. Car nous sommes dans l’appui et l’expertise. Nous mettons à disposition ces contenus sur le site de Santé Publique France qui n’est pour le moment qu’un collage des sites de chaque organismes. Mais un site unifié verra le jour en 2018, les données contenues dans Cadic seront poussées non seulement vers un portail documentation mais dans chacune des rubriques thématiques du nouveau site”.

    D’Alizé à Zéphyr

    D’ici là, Santé Publique France aura migré de la version actuelle à Alizé d’abord, puis à Zéphyr dont les promesses sont alléchantes. “Nous allons ainsi pouvoir fusionner et basculer tous les sources d’informations, renchérit Céline Deroche. Zephyr nous donnera davantage de liberté et s’annonce plus modulable, avec par ailleurs un back-office plus simple à utiliser et une véritable petite révolution dans la structuration des données”.

    Médiathèque + archivage

    Céline Deroche vante par ailleurs la qualité d’écoute de l’éditeur et sa capacité à répondre aux attentes des utilisateurs dans chaque montée en version. “Nos réflexions et nos besoins sont pris en compte et cela s’avère très satisfaisant” souligne-t-elle. “Nous souhaitons maintenant intégrer aussi l’audio et la vidéo, grâce au module de médiathèque et nous réfléchissons à l’acquisition du module d’archivage. Nos usages deviennent multiples”.

    Une communauté d’usage

    La responsable conclut en expliquant que Cadic propose également une plateforme collaborative permettant aux utilisateurs d’obtenir de l’aide. Les utilisateurs/clients de l’éditeur peuvent ainsi échanger entre eux, avec l’appui des équipes Cadic.

     

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