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L’archivage électronique des emails : Une solution pour faire des économies de stockage ? (4/4)

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    Le système d’archivage donne accès aux données aussi bien selon des plans de classements individuels que par le biais d’un moteur de recherche. (Joe The Goat Farmer via Visualhunt.com / CC BY)
  • L'archivage électronique des emails :

    1. La valeur légale 
    2. Quels types d’emails faut-il conserver et archiver ? 
    3. Qui doit procéder à l'archivage des emails et comment sont protégées les données ?
    4. Une solution pour faire des économies de stockage

    PUBLI-INFO/AVIS D'EXPERT. L’archivage évite la croissance souvent vertigineuse des bases de messagerie et libère de la place sur les postes de travail. Un programme d’archivage utilise, en effet, des volumes moindres pour stocker messages et fichiers, d’une part, parce que toutes les données y sont compressées (la compression n’altère pas les données numérisées car elles peuvent être reconstituées à l’identique) et, d’autre part, parce que l’archivage des messages et des fichiers s’accompagne d’un « dédoublonnement », de sorte qu’un message ou un fichier ne figure qu’une seule fois dans les archives. 

    Ces gains peuvent être évalués de la manière suivante.

    1. Au niveau du poste de travail : suppression de toutes les archives locales (PST). Remplacement du corps des messages par un raccourci, soit une division par 30 de l’espace nécessaire à la duplication au niveau du poste de travail de la part de la base du serveur Exchange relative à ce poste.
    2. Au niveau de la base Exchange : l’archivage des données de la base Exchange divise par 30 le volume global de cette dernière, ce qui constitue un avantage considérable pour sa sauvegarde.
    3. Au niveau de l’archivage : la place nécessaire pour loger les archives dédoublonnées et leurs métadonnées est de l’ordre du tiers de ce qu’il aurait fallu dans Exchange.

    L’archivage permet-il de se passer des quotas de messagerie ?

    Dans la plupart des organisations, les messageries sont limitées par des quotas en volume imposés aux utilisateurs. Ces quotas ont pour but de limiter la croissance de la base centrale de messagerie qui devient de plus en plus difficile à sauvegarder et, tout simplement, à stocker. Lorsque le quota est atteint, plusieurs solutions sont envisageables : soit l’effacement pur et simple des messages qui sont alors perdus, soit leur archivage sous formes de fichiers « .PST » au niveau du poste de travail. L’utilisation d’un système d’archivage évite les « .PST » qui encombrent les disques durs des ordinateurs et diminuent la sécurité des données, et permet de remplacer les messages par des raccourcis au sein même de la base de messagerie. Alors que la taille moyenne d’un email est de 140 ko, celle d’un raccourci n’est que de l’ordre de 5 ko au plus. Ceci permet de multiplier les quotas en vigueur d’un facteur de près de 30. 

    SAE : de l’archivage électronique à l’administration électronique

    Bien utilisé, un système d’archivage électronique (SAE) permet de n’avoir qu’en un seul exemplaire et en lieu sûr tout document mis sous forme électronique, tout en permettant de retrouver la situation physique des éléments initiaux qui peuvent être matériels (documents papier, ouvrages, photographies, œuvres d’art, etc.). Toutes les personnes autorisées de l’entreprise (de l’utilisateur lambda jusqu’au responsable des archives en passant par sa hiérarchie, les services fonctionnels et bien sûr la DSI) peuvent ainsi le visualiser et le supprimer sans pour autant qu’il soit perdu. Par ailleurs, le système d’archivage donne accès aux données aussi bien selon des plans de classements individuels que par le biais d’un moteur de recherche, laissant à chacun le choix de sa méthode de travail.

    Lorsque les données sont saisies au plus proche de leur source, le SAE peut remplacer tous les dossiers physiques et offrir ainsi une mobilité totale des postes de travail administratifs. Les accès aux données sont enregistrés et les utilisations anormales peuvent être contrôlées, freinées ou empêchées. Si la production bénéficie des ERP, l’administration bénéficie des SAE, ce qui devrait s’énoncer Système d’administration électronique !

    Pourquoi SAARK et les produits d’ARKHEOS ?

    Des solutions comme SAARK d’Arkheos permettent de répondre à ces besoins. Conçue pour être adaptée et complétée si nécessaire, SAARK est une solution unifiée d’archivage électronique. Sur le plan technique, elle est indépendante des architectures de traitement et de stockage, ses tâches informatiques sont juxtaposables en fonction des volumes à traiter et les données archivées peuvent être gérées selon des critères définis par les responsables des archives (records management).

    William Menant
    Ingénieur Archivage électronique
    01 77 12 39 40
    http://www.arkheos.fr
    contact@arkheos.fr

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