Corollaire de la signature et actuellement surtout dans le secteur public, l’usage du parapheur électronique s’implante durablement : sa progression est forte avec 11 points de plus en 1 an, après un 1er décollage fulgurant dès la fin 2020. Ainsi, en 1 an seulement, le nombre d’organisations qui se disent équipées est passé de 22 à 33 % (source SERDA / Archimag, Rapport Gouvernance de l’information numérique, 2022). En effet, le parapheur accélère la signature des documents engageants pour l’organisation en donnant la possibilité de les consulter et de les valider, peu importe l’endroit où ils se trouvent.
Parapheur : un outil d’automatisation réservé à certains processus spécifiques
Voilà pourquoi, il s’agit d’un équipement surtout dédié à des fonctions réservées ou des catégories d’informations spécifiques comme les marchés publics, les contrats ou conventions, ou les courriers portés par des directions ou directions générales. Cette croissance se poursuit en 2022, si l’on en croit les chiffres de prévision d’engagement ou de mise en place : environ 20% des organisations sont concernées pour l’année actuelle, dont 9,93% pour lesquelles le déploiement “est prévu” et 9,22% pour lesquelles il est “en cours”. Sa généralisation, en revanche, n’est pas à l’ordre du jour. Le parapheur est bien un outillage réservé à des processus de décision ou d’engagement bien identifiés, et ce, quels que soient les métiers qui les portent, car il est dédié à l’automatisation des circuits d’approbation.
Gain de temps et sécurité renforcée
Le parapheur électronique offre pourtant de nombreux avantages, notamment un gain en temps et en sécurité. En effet, parce qu’il est conçu comme un circuit électronique qui facilite la réalisation des étapes d’approbation jusqu’à celle de la signature, il permet de faire circuler plus rapidement les documents entre signataires en les envoyant automatiquement aux bonnes personnes. Il offre aussi la possibilité d’instruire en parallèle une demande de visa, d’approbation ou de validation auprès de plusieurs décisionnaires (DG, DGA, ….cabinet, voire élu dans le domaine des collectivités notamment). Cet avantage de “délai raccourci pour faire signer plusieurs personnes” a vu sa cote progresser de 8 points en 1 an, passant de 73 à 81% des répondants de l’enquête Gouvernance de l’information numérique.
Une traçabilité optimale
Les déploiements de parapheur et signature électroniques progressent aussi au sein des directions qui gèrent les instances dans les collectivités (pour instruire les dossiers de délibération, ou plus simplement tout ce qui relève des arrêtés ou des décisions), mais aussi dans les directions de ressources humaines, les directions générales, etc. Car leurs avantages sont clairement perçus, notamment celui de la traçabilité dans le circuit lui-même de validation. Cela permet ainsi de savoir qui est sollicité pour signer, depuis quand, quel(s) document(s) sont soumis, à quelle délégation de signature il est possible d’avoir recours, etc. Il devient dès lors aisé de suivre la progression du circuit et d’intervenir en cas de blocage ou d’alerte. Voilà pourquoi, derrière tout circuit de parapheur , il y a un “administrateur” qui peut intervenir pour réviser et corriger le circuit. Et ce, à la différence des circuits des parapheurs physiques qui souvent se transforment en “chasse au trésor” quand il faut récupérer en urgence une décision ou une signature.
Vers des processus 100% dématérialisés
Associer parapheur et signature électroniques constituent par ailleurs une belle opportunité pour l’organisation de s’inscrire dans une démarche “0 papier”. Ainsi, 6 répondants sur 10 indiquent que leur organisation peut désormais valider de manière entièrement dématérialisée un document et le signer en garantissant la même valeur légale qu’un original papier. Les bénéfices de ce tandem se concentrent autour de 3 notions : efficacité, sécurité et intégrité. Il incarne la fin du papier car il facilite la transition numérique de l’organisation, en permettant la dématérialisation des processus de validation et signature des documents. Il est aussi une source d’économie (réduction des coûts liés à l’impression).
Pas de refonte des processus sans accompagnement
Son implantation nécessite toutefois une étape préalable pour réviser les circuits de validation, par métier, par type de processus et pas seulement par type de document, et d’y intégrer aussi les étapes et les niveaux de signature électronique requis. Cela nécessite, en parallèle du choix de l’outillage lui-même, un travail de refonte des circuits pour lequel l’accompagnement des équipes est évidemment indispensable.
Pour tout savoir de la signature électronique et du parapheur électronique, téléchargez l'édition 2022 du Supplément Archimag entièrement dédié à cette thématique.
