Archiviste / Records Manager « Traitement des archives électroniques GED » (75)

Archiviste / Records Manager « Traitement des archives électroniques GED »
Branche : DMP/PMO/GED
EMPLOI : STAGE

Objet :
Le Pôle GED de SYSTRA, rattaché au département Project Management Office (PMO) de la Direction de Management de Projet (DMP), a pour mission l'analyse, le conseil, la mise en œuvre, le suivi et l'archivage de systèmes de Gestion Electronique de Documents (GED) pour les offres et les projets de SYSTRA.
Dans le cadre de son activité, le Pôle GED recherche un stagiaire Archiviste / Records Manager pour le traitement de ses espaces de travail GED déjà archivés et en attente d'archivage.
Le stagiaire sera placé sous la responsabilité directe du Responsable du Pôle GED pour qui il réalise la mission, et travaillera en étroite collaboration avec le Pôle GED, le Pôle Archives (MDC - Service Management des Connaissances) et la Direction Informatique (DSI).
Le Pôle GED gère les espaces de travail GED des projets français et internationaux de SYSTRA. Aussi, la langue des documents diffère selon les projets (français / anglais / espagnol / arabe etc.).
L'outil de GED de SYSTRA est l'outil MEZZOTEAM (éditeur : Prosys).

Responsabilités principales :
Pour les espaces de travail GED :
-  pré-archivés (déposés sur le serveur Windows) réalisés entre 2008 et 2013 ;
-  en attente d'archivage et toujours dans la GED (2013 - 2014)
Le stagiaire devra réaliser les missions suivantes :
-  Faire un état des lieux (analyse)
-  Rédiger le processus de traitement et leur transfert vers le Pôle Archives
-  Traiter l'arriéré d'archivages pour transmission au Pôle Archives :
o   analyser le contenu des archivages
o   attribuer des dates de conservation sur la base du Référentiel de conservation
o   définir les droits d'accès associés
-  Réaliser l'archivage des GED en attente d'archivage
-  Transférer les données au Pôle Archives
-  Préparer avec le Pôle Archives les spécifications d'un connecteur entre le système de GED de SYSTRA et le futur SAE (en cours d'acquisition).

Compétences demandées :
Savoirs :
-  Rédaction et structuration de documents, excellent niveau de rédaction en français
-  Connaissance des fonctionnalités d'un outil de GED
-  Connaissances de l'archivistique et du records management
-  Connaissances des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
savoir être :
-  Rigueur
-  Méthode
-  Exigence
-  Esprit d'équipe
-  Autonomie
-  Réactivité
-  Bon relationnel
- Esprit d'initiative

Formation ou expérience professionnelle :
·        Niveau BAC +5 type Archivistique, Records Management, Documentation
·        Expérience souhaitée d'outils de GED
·         Expérience souhaitée au sein d'entreprises d'ingénierie
·         Expérience souhaitée au sein d'un service d'archives / records management
·         Anglais obligatoire, autres langues appréciées (arabe, espagnol, chinois, russe etc.)

Contact : Sandra DECKMYN, Responsable du Pôle GED (sdeckmyn@systra.com)
Durée du stage : 4 à 6 mois, selon conventions.

Source: liste adbs-info