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L'EDI ou comment dématérialiser et automatiser l’échange de vos documents commerciaux

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    EDI
    De nombreux secteurs utilisent l’EDI, notamment la grande distribution, la logistique, l’industrie, l’administration fiscale ou encore la finance. Cette utilisation massive ne doit rien au hasard.(Photo credit: Yu. Samoilov via VisualHunt / CC BY)
  • Avec le passage progressif à la facture électronique, l’EDI (Échange de données informatisé) a aujourd’hui le vent en poupe. Cette méthode de transmission est en effet privilégiée par les organisations traitant de gros volumes de factures. Comment fonctionne l’EDI ? Quels bénéfices en tirent-elles ? Cette méthode peut-elle être utilisée pour transmettre d’autres documents que la facture ? On vous dit tout.

    L’EDI est un échange d’ordinateur à ordinateur de documents commerciaux dans un format électronique standard. Il entend ainsi remplacer les envois par courrier, fax ou mail qui nécessitent un traitement humain en bout de chaîne, source potentielle d’erreurs et d’allongement du temps de traitement. Avec l’EDI, les factures sont, en effet, transmises directement vers le logiciel métier sur l’ordinateur du destinataire (par exemple, le système de gestion ou comptabilité) et le traitement commence instantanément. L’EDI permet par ailleurs de garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture.

    Ventya

    Un langage commun

    Comme les documents transmis en EDI sont traités par des ordinateurs et non par des humains, un format standard est nécessaire pour que l’ordinateur soit capable de les lire et de les comprendre. Ce format standard permet de définir le type et la forme d’information exigés (par exemple, nombre entier, décimal, jj/mm/aa, etc.). Sans format standard, chaque organisation enverrait des documents en utilisant son propre format que le système informatique du destinataire ne pourrait pas comprendre. Sans compter que plusieurs normes EDI sont actuellement en vigueur (Ansi, Edifact, Tradacoms, Swift, VDA ou encore RosettaNet) avec, pour chacune d’elles, des versions différentes.

    Des « traducteurs » pour faire le lien

    Lorsque deux organisations décident d’échanger des documents en EDI, elles doivent donc d’abord s’entendre sur la norme (et la version de celle-ci) utilisée. Elles ont généralement recours à un « traducteur » EDI (avec l’aide d’un logiciel interne ou d’un fournisseur de services d’a....

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