Stage - Documentaliste archiviste (75)

Fert (www.fert.fr) est une association de coopération internationale créée en 1981 avec pour mission de contribuer à créer dans les pays en développement les conditions permettant aux agriculteurs d’avoir accès durablement à des services techniques, économiques et financiers adaptés, dans un environnement favorable. A cette fin, Fert promeut la création, par les agriculteurs, d'organisations qui leur apportent des solutions durables aux problèmes qu'ils rencontrent dans l'exercice de leur métier et la défense de leurs intérêts.

Contexte de la mission

En juin 2013, Fert a confié à Limonade & Co la réalisation d’une mission d’accompagnement dans le cadre de son projet d’acquisition d’une solution de gestion documentaire.

Cet accompagnement s’est déroulé en 3 phases :

▪ Établissement d’une cartographie documentaire, synthèse de l’existant et des attentes en matière d’amélioration de la gestion du patrimoine documentaire de Fert et diagnostics généraux à partir des risques identifiés et des anomalies de fonctionnement constatées ;

▪ Formulation de recommandations pour une politique documentaire (réalisation d’outils structurants), préalable à l’acquisition d’une solution de gestion documentaire ;

▪ Élaboration d’un panorama des outils et des acteurs du marché de la gestion documentaire en vue d’aider à la prise de décision.

A ce jour, il n’y a pas eu de suite donnée à ce travail.

Descriptif de la mission

Le stage sera réalisé en collaboration étroite avec un groupe de travail composé de trois personnes et supervisé par les 2 responsables du projet.

Les 2 responsables du projet, garantes de l’avancement de la réalisation des outils structurants auront pour rôle de définir le plan d’action, de suivre les étapes de réalisation (création, test et appropriation des outils), de procéder à d’éventuels réajustements de calendrier et de faire valider les outils par la direction de Fert.

Le groupe de travail aura pour rôle de contribuer à la conception des outils structurants, de les tester, d’assurer le suivi de leur appropriation et d’accompagner le changement des pratiques.

Tâches à réaliser

1. Procéder à une planification et à une priorisation des activités relatives à la réalisation des outils structurants :

• Établir un cadre de classement du patrimoine documentaire physique et numérique de Fert : une réflexion sera menée sur la pertinence de définir un mode de classement distinct pour les deux types de documentation, en tenant notamment compte d’une signalétique appropriée pour le rangement des documents papiers ;

• Concevoir un tableau de gestion des documents en définissant des critères de conservation pour chaque type de document à partir de la cartographie documentaire ;

• Élaborer une charte de nommage des fichiers numériques en adoptant des conventions d’écriture en consultant l’ensemble des collaborateurs sur leurs différentes pratiques en la matière ;

• Élaborer une charte d’archivage rassemblant tous les documents de référence évoqués ci-dessus.

2. Animer les séances de réflexion, faire la synthèse des échanges et retenir les propositions pertinentes du « groupe de travail » constitué de trois collaborateurs pilotes.

3. Contribuer au pilotage de l’implémentation de la solution documentaire avec l’aide du

prestataire. Les recommandations de Limonade & Co en matière d’outils et d’acteurs du marché serviront de document de travail pour aider à la prise de décision

4. Accompagner Fert dans sa recherche de mise en place d’outils collaboratifs

• Diagnostic des outils collaboratifs existants (utilisations, besoins, difficultés...) effectué auprès des collaborateurs Fert (expatriés et siège)

• Benchmark des outils existants (Dropbox, Epad, Wiki, Viber, Skype,...) pouvant répondre aux attentes de l’équipe

• Etude sur les modalités d’adaptation chez Fert (cohabitation avec les questions de sécurité avec la DSI, etc.)

5. Gestion de la bibliothèque / fonds documentaire Fert (virtuelle et physique) :

• Classement

• Tri

• Indexation

Durée de la mission : 4 mois

Profil recherché :

Ce stage s’adresse à un(e) étudiant(e) spécialisé(e) en documentation ou archivistique en Master 2, ayant si possible une connaissance préalable des différentes solutions GED du marché. Une sensibilité à la coopération internationale est appréciée.

Capacités requises :

- Esprit d’analyse et de synthèse

- Capacité rédactionnelle

- Aisance relationnelle

- Force de proposition

- Capacités d’organisation et méthodologie

Documents à fournir : candidatures uniquement par mail ; LM et CV à envoyer en mentionnant dans l’objet : « Mission de stage – Gestion documentaire »

Conditions d’accueil

- Convention de stage : gratification suivant le statut du stage

- Accès possible au restaurant inter-entreprise

- Date limite de candidature : 31 mars 2015 (pour un début de stage courant avril)

Coordonnées de la personne chargée du recrutement

- Nom du contact: Anne Lhériau

- Email : a.lheriau@fert.fr