Dans les projets d’ingénierie, de construction, 80% de l’information qui circule est matérialisée sous forme de documents et dans des formats très variés. La gestion de cette documentation est donc essentielle. Les documents doivent pouvoir être classés, édités, modifiés et partagés, tout en conservant leur cohérence et leur fiabilité.
Dans ce type de projet, le document n’est d’ailleurs pas qu’un simple fichier informatique : le contenant du document, à savoir la fiche qui dispose de toutes les informations d’identification, et son contenu, autrement dit, le ou les fichiers informatiques (AutoCAD, bureautiques, photos, vidéos, etc.) doivent à la fois être différenciés et liés entre eux.
L’EDMS à la rescousse
Pour répondre à ce besoin, un logiciel comme Sharepoint ou une Ged classique ne suffit pas. Il faut un logiciel spécifique, capable de constituer le référentiel central du projet et disposant de toutes les fonctions d’un logiciel d’EDMS (Electronic Document Management System) spécialement adapté à ce type de grands projets.
Il permet ainsi de centraliser et d’organiser tous les documents quel que soit leur format, de tracer leur historique, d’organiser les flux d’échanges, d’assurer leur confidentialité (en interne et en externe), de gérer les versions, les indices et les états, d’accéder aux documents par des recherches full text, des plans de classement ou selon les propriétés des documents, d’annoter les documents sans les altérer, de déclarer, catégoriser, qualifier et suivre la prise en compte des commentaires et de piloter les cycles de validation, de relecture, d’approbation et de diffusion.
Cependant si les capacités fonctionnelles du logiciel sont importantes, avec ces grands projets d’ingénierie cela va au-delà avec, notamment, la capacité à monter en charge, l’expertise de l’intégrateur/éditeur, l’interface métier, jusqu’au processus de validation qui, forcément, n’implique pas la même chose quand il y a seulement deux acteurs ou quand il y en a vingt. Il est en de même pour la pérennité de cette énorme machine de gestion documentaire quand les projets s’étalent sur plusieurs dizaines d’années. On parle alors de PLM (Product Lifecycle Management). Sans oublier, les critères de volumes et de criticité qui s’avèrent également essentiels et rendent cette solution spécifique indispensable.
Des arbres de données structurées
Ce logiciel permet ainsi d’accéder à tout moment à une information technique pertinente. Chaque intervenant dispose d’informations toujours à jour, évolutives et adaptées à ses besoins. Non seulement l’information est centralisée, mais elle est aussi organisée et distribuée aux acteurs du projet selon des process structurants. Le logiciel permet également de lier des informations “vivantes” au travers d’arbres de données structurées. Ainsi, chaque élément et fichier peut être présent à différents endroits de l’arborescence sans être dupliqué.
Un référentiel unique pour un grand projet de transport urbain
Voilà pourquoi ce logiciel est utilisé au sein de plusieurs grands projets d’infrastructures et d’EPC, à hauts risques pour certains (aussi bien techniquement que financièrement), dont le budget peut dépasser les 20 milliards d’euros et impliquant plusieurs milliers d’utilisateurs. Ainsi le logiciel EDMS et PLM de think project! est utilisé comme un espace collaboratif accessible à tous les partenaires, pour agréger et valider la documentation d’un projet concernant plus de 200 km de lignes de métro et 68 stations (la plupart souterraines).
Un projet qui s’étalera sur 15 ans et qui implique plus de 2 000 utilisateurs issus de 200 sociétés. Le logiciel think project ! est le référentiel unique utilisé par tous les acteurs du projet. Il offre une vision “LifeCycle” des différents ouvrages construits et simplifie la livraison de la documentation des industriels. Tous les documents passent ainsi par des circuits de validations pré-établis, avec la possibilité par la suite de diffuser des volumes importants de données, si besoin. Au cours des quatre premières années du projet, plus de 150 000 documents ont été réunis et organisés au sein de ce référentiel, ce qui, à fin 2017, représentait plus de 1 To de données.
Un référentiel central combinant Ged et PLM plutôt que des applications fragmentées
Le logiciel think project! a également été utilisé pendant la phase de travaux de la construction d’une ligne à grande vitesse, soit 302 km de voies ferrées, 40 km de raccordements au Réseau Ferré National, avec plus de 2000 ouvrages de génie civil et plus de 1 000 ouvrages hydrauliques ou traversées diverses.
Un projet à 8 milliards d’euros. Le logiciel devait à la fois permettre d’atteindre le zéro papier et être le garant de la traçabilité indispensable à l’homologation de la ligne par les autorités compétentes. Il a donc permis d’unifier l’information avec une organisation par dossiers et configurations, de la partager facilement avec tous les acteurs du projet (plus de 2 000 utilisateurs) et de réduire les délais de livraison au travers de workflows. Il constitue aujourd’hui le patrimoine technique et applicatif du projet. Le dossier de livrables comprend plus de 190 000 documents.
6 To de data, 1 million de documents, 3 000 utilisateurs
Le logiciel think project! a aussi trouvé sa place dans le secteur militaire pour la maintenance et la gestion du matériel roulant, mais aussi dans le secteur industriel pour la gestion d’un centre de stockage géologique ou encore dans le secteur des transports pour la gestion de configuration de l’ensemble des systèmes de signalisation.
L’objectif ici étant d’avoir une vision exhaustive des systèmes livrés dans une optique de « 0 missing documents ». Le logiciel a donc une nouvelle fois permis de créer référentiel unique, utilisé par tous les acteurs du projet, avec la possibilité cette fois-ci d’intégrer des développements spécifiques et de coupler documentation & configurations afin de garantir la stratégie de « 0 missing documents ». Le logiciel est utilisé aujourd’hui par plus de 3 000 utilisateurs dans le monde et gère 1 million de documents, soit plus de 6 To de data.
Comme vous le voyez, les grands projets d’infrastructures se caractérisent par des enjeux techniques et financiers énormes qui impactent directement les méthodes de gestion de l’information à travers tout le cycle de vie et nécessitent une solution adaptée conjuguant Ged, EDMS et PLM.
Si le sujet vous intéresse, découvrez et téléchargez des retours d’expérience concrets de ce type de solutions : EDMS, GED et PLM dans les grands projets : retours d’expérience
