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Records management : comparatif de solutions sur mesure

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    ’une concertation entre les différents départements de l’organisation doit être établie pour que le projet de RM soit correctement abordé. (Domiriel via Visualhunt / CC BY-NC)
  • Le marché du records management est en plein essor et les solutions permettant aux organisations de justifier de leur activité dans un contexte d’archivage, de traçabilité, d’intégrité et de préservation de la valeur probante variées. Voici quelques conseils pour choisir l’outil convenant le mieux à votre entreprise.  

    Certes, la mise en place d’un projet de records management (RM) relève d’une décision stratégique et d’une démarche méthodique portée par le management. Des outils spécialisés ont néanmoins été développés ces dernières années par la plupart des éditeurs de solutions de gestion de l’information afin de répondre aux besoins toujours plus importants des organisations en matière de protection, de conformité aux exigences, de respect des réglementations et des normes que le foisonnement exponentiel d’informations fragilise.

    Les politiques de conservation des documents touchant l’ensemble des activités d’une entreprise, le RM vient généralement s’inscrire en continuité d’un projet de Ged. Une telle stratégie représente un budget conséquent pouvant facilement dépasser les centaines de milliers d’euros. Cette dépense doit néanmoins être comparée aux coûts financiers pour faute de preuve dans le cas d’audit, de contrôle ou de contentieux que peut rencontrer une organisation et que le RM vise justement à prévenir. 

    Les points clés

    En matière de solution, les critères de choix peuvent varier d’une organisation à l’autre, c’est pourquoi il est important de s’assurer que le prestataire retenu soit bien en phase avec les exigences exprimées, ainsi qu’avec la maturité et la vision qu’a cette organisation dans ce domaine. D’une façon générale, être attentif à certains points clés est essentiel avant de faire son choix parmi les offres de RM existantes. Par exemple, la faculté de gérer de manière unique le cycle de vie des données, quel que soit leur type, est tout d’abord primordiale. Tout comme la 

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    gestion des plans de classement, la gestion configurable des durées de conservation et du sort final, le cadre normatif respecté, la granularité de la sécurité et la gestion des accès. ​« Si l’organisation est complexe avec des représentations à l’étranger, alors des réglementations loca....

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    Au sommaire

    - Mais où sont les moteurs de recherche ?
    - La boîte à outils (gratuite) du veilleur​
    - Le versement d’archives à l’ère numérique​
    - Records management : des solutions sur mesure

    DOSSIER E-santé : thérapie par la démat

    L’e-santé n’a plus rien d’imaginaire et devient une réalité non seulement pour les malades, mais aussi pour les médecins et les établissements. Côté dématérialisation, beaucoup est fait, mais reste aussi à faire tant pour le dossier patient que pour le dossier administratif.

    Et aussi :
    - Maîtrisez enfin votre messagerie​
    - Splendeur et mystère des réseaux sociaux de Gallica
    - L’investigation à l’ère numérique
    - Favoris : retoucher ses photos comme un pro
    - Alexandre Léchenet : de data et d’idées
    - Manuel Diaz : "L’anxiété que l’on met autour du numérique n’est pas justifiée"​​
    - Un fab lab dans la Cité
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