CET ARTICLE A INITIALEMENT ÉTÉ PUBLIÉ DANS ARCHIMAG N°372
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Les archivistes et les records managers peuvent être chargés de mener des projets structurants, impactant plusieurs métiers et départements. À l’heure de la digitalisation des processus, ils sont souvent les instigateurs et les chefs d’orchestre de la mise en place d’un système d’archivage électronique, du déploiement de la signature électronique ou de tout autre sujet de dématérialisation. Et, de plus en plus, de la gestion des data. Véritable chef de projet, l’archiviste doit inévitablement, pour viser la réussite, se munir de différentes casquettes.
Avant tout, il doit se faire connaître. "Être bien identifié au sein de son organisation est le premier socle important lorsque nous nous lançons dans un projet", constate Jean-Mathieu Bonnefous, records manager du groupe Orano (ex-Areva). Le premier challenge réside ici : apparaître comme une brique nécessaire dans les différents projets. "Cela s’apparente à du marketing de sa propre fonction", poursuit Jean-Mathieu Bonnefous. "Si les collaborateurs connaissent généralement les différents métiers et leurs outils, ils voient moins la finalité d’un archiviste, d’un records manager ou encore d’un chef de projet “archives”."
Également formateur à l’université de Bourgogne, Jean-Mathieu Bonnefous n’hésite pas à rappeler à ses étudiants l’importance d’être à l’écoute tout en étant visible et proactif. L’objectif ? Suivre les projets novateurs et les sujets en évolution afin de pouvoir se placer comme partie prenante ou s’en emparer.
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"Dans le cadre d’une transformation digitale déjà engagée pour le déménagement de l’un des sièges d’Orano, j’ai mis en place des “quick wins” afin de me rendre visible avant de passer à des sujets un peu plus spécifiques", se souvient Jean-Mathieu Bonnefous, "Cela m’a permis d’asseoir ma légitimité et de bénéficier de bons relais parmi des référents."
Sponsor, comités et échanges
La définition d’une gouvernance est le passage obligé de nombreux projets. Et l’archiviste ne peut agir seul. "La plupart du temps, nous faisons appel à un sponsor", confirme Anne-Solène Daniel, consultante chez Serda Conseil. "Il s’agit souvent de directeurs généraux qui vont porter le projet au plus haut niveau et éventuellement décliner les informations au sein de l’organisation".
Si la gouvernance dépend du type de projet mis en place, il est nécessaire d’y convier des représentants des métiers. "Observer l’organigramme pour voir comment est constituée l’organisation et pour adapter sa gouvernance est important", conseille Anne-Solène Daniel. "Cela va se traduire par des instances de décisions spécifiques qui vont jalonner tout le projet". Soit, de manière générale, un comité de pilotage pour arbitrer et des comités projets, plus opérationnels.
Ce volet collaboratif et transversal implique quelques "soft skills" en matière de communication, notamment de savoir tisser un réseau et des liens autour de son métier. "Ce réseau de référents est indispensable", insiste Jean-Mathieu Bonnefous, "Outre le fait qu’ils peuvent diffuser nos principes métiers, ces représentants sont nos premiers ambassadeurs."
D’autant plus qu’ils peuvent également remonter un certain nombre de sujets ou mettre en relation l’archiviste avec les bonnes personnes pour la réussite d’un projet. Et quand celui-ci concerne les data ou la numérisation, il est essentiel d’identifier les sources de production et les besoins. "Il est important d’être ouvert et de se mettre en mode collaboratif", confirme Jean-Mathieu Bonnefous. "Les projets sont de plus en plus mouvants, protéiformes et se travaillent à plusieurs mains. Il faut montrer que le savoir-faire archivistique a son rôle à jouer dans la transformation des organisations."
Lorsqu’il prépare la mise en place de son projet, l’archiviste peut organiser des ateliers ou des entretiens avec les interlocuteurs métier qu’il a identifiés au préalable.
"L’atelier demande plus de préparation", observe Anne-Solène Daniel. "Cet espace d’échanges va consolider ou enrichir les informations déjà récoltées. De son côté, l’entretien va permettre de poser des rendez-vous avec les services concernés pour obtenir les informations qui nous intéressent".
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Ces dialogues font aussi partie de l’accompagnement au changement. En posant des questions sur des métriques ou sur les outils, l’archiviste peut aussi identifier les freins au changement et les leviers à activer. "La réussite d’un projet vient aussi de l’écoute et des remontées du terrain", poursuit Anne-Solène Daniel. "Elles vont influencer nos choix".
Les échanges avec la direction des systèmes d’information (DSI) peuvent également permettre d’établir une photographie des applications et des outils déjà utilisés ou qui ne le sont plus. "C’est aussi l’occasion de l’interroger sur d’autres contraintes, comme en matière de cybersécurité, par exemple", explique Anne-Solène Daniel.
Expliquer et valoriser
La communication représente donc un prérequis lors de la conduite d’un projet. Une campagne peut être mise en place au départ afin de ne pas surprendre les collaborateurs et valoriser le projet. "Le plan de communication est très important dans l’accompagnement au changement", souligne Anne-Solène Daniel. "Selon l’organisation, l’archiviste peut directement s’adresser aux collaborateurs ou préparer des informations pour le sponsor qui les transmettra à toutes les équipes".
Aborder les détails du projet n’est pas nécessaire, au risque de perdre l’attention de son audience. Mieux vaut lui donner un nom, de façon à bien l’identifier, et axer la communication sur ses grandes étapes ou ses chiffres clés. "Cela ne représente pas grand-chose en termes de charge", ajoute Anne-Solène Daniel ; "mais cela assoit la légitimité au projet".
Là encore, les canaux de communication utilisés dépendent de la culture d’entreprise. Rien ne sert de s’accrocher à des formats originaux s’ils ne font pas partie des pratiques. "J’ai testé différentes manières de communiquer", témoigne Jean-Mathieu Bonnefous. "J’avais par exemple tenté une newsletter qui s’est vite retrouvée noyée dans le flot d’informations. Chez nous, c’est l’intranet qui fonctionne le mieux. Je me suis aussi intéressé à l’e-learning pour son côté dynamique : en quelques minutes, ce format permet d’aborder de nombreux points."
La phase de sensibilisation ne doit pas être négligée. C’est pourquoi il peut être nécessaire d’intégrer des actions pédagogiques dans le plan de communication d’un projet de dématérialisation : qu’est-ce que la digitalisation ? À quoi sert-elle ? …
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"Il faut saisir toutes les opportunités", conseille Jean-Mathieu Bonnefous. "À l’occasion d’un comité de direction, d’événements internes, ou même de rendez-vous entre midi et deux ! Prendre le temps de parler de son métier et de ses projets en calibrant à chaque fois son message en fonction de ses interlocuteurs permet de sensibiliser différents profils".
Être à l’écoute, se faire connaître, construire des partenariats et un réseau de référents métier ou encore communiquer de manière adaptée constituent de grands leviers pour réussir la conduite d’un projet et assurer son adoption par toutes les parties prenantes.
"Sans oublier que siéger au sein de différentes instances permet de conduire une veille technologique, de s’emparer de sujets novateurs et de participer à des travaux dans des domaines précis, comme celui de l’intelligence artificielle ou de la cybersécurité", conclut Jean-Mathieu Bonnefous. "Il ne faut pas hésiter à s’engager dans des organisations ou des associations professionnelles pour échanger avec ses confrères !".
