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Le parapheur électronique, bien plus qu’une signature

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    Le parapheur électronique intéresse autant les acteurs publics que les acteurs privés. (Pixabay/TheDigitalWay)
  • Sommaire du dossier :

    Le parapheur papier et ses multiples intercalaires renfermant des documents à signer a son jumeau électronique. Un faux jumeau qui, s’il poursuit le même but de validation, met à disposition des fonctionnalités bien plus larges, et une signature électronique qui peut satisfaire toutes les exigences.

    Chez Legalbox, c’est le Hub électronique de documents. Chez Symtrax, c’est une solution s’appuyant sur Compleo Suite et l’on parle de “dématérialiser les circuits de signature de documents”. En effet, pour les deux éditeurs, le parapheur électronique tient du processus et, s’il inclut bien une signature électronique, il se positionne dans une logique associant d’abord une gestion électronique de documents et un workflow.

    “Un parapheur électronique est un logiciel collaboratif permettant à un ou plusieurs processus métier de soumettre des documents à la validation et à la signature des décideurs définis dans le cycle de vie du document”, définit l’Association des tiers de confiance (FNTC) dans son Guide de la signature électronique (octobre 2013). Une définition qui confirme bien que l’on ne se trouve pas dans la situation de deux signataires se rejoignant virtuellement, ponctuellement, pour signer électroniquement un document.

    revoir les circuits des documents

    Le parapheur électronique intéresse autant les acteurs publics que les acteurs privés. Dans le public, les communes et leurs collectivités et les conseils départementaux figurent parmi les premiers intéressés. La mise en place d’un parapheur commence par un questionnement sur le processus “entrée du document-parcours-signature”. La plus grande difficulté est ici. Hervé Morini, ingénieur d’affaires, et Maxime Levèbvre, ingénieur avant-vente, tous deux chez Legalbox, le constatent : “Les collectivités locales fonctionnent beaucoup en silos, elles ont du mal à avoir une vue de l’ensemble des étapes ; la plupart du temps, elles n’ont qu’une connaissance de l’étape d’avant et de celle d’après”.

    Le projet de parapheur électronique permet de revoir les circuits des documents. Audits, ateliers avec les utilisateurs et les décideurs permettent de s’acheminer vers une solution qui connaîtra quelques adaptations au fur et à mesure de la prise en main.

    Legalbox et Symtrax insistent sur la fluidité dont doit bénéficier l’utilisateur. “L’ergonomie est très Outlook”, déclare-t-on à Legalbox. “Deux ou trois jours suffisent au déploiement”, se félicite Pierre-Dominique Luciani, directeur commercial et marketing Europe chez Symtrax.

    Tous les avantages du parapheur électronique par rapport au parapheur papier peuvent s’exprimer : le processus de soumission du document au signataire puis son retour sont automatisés ; des étapes de validation sont permises, avec commentaires et corrections ; l’accès mobile est possible. On peut également prévoir si nécessaire des délégations de signature.

    Exemple très courant, dans une commune, une direction technique reçoit un courrier ; il est mis en circulation dans le workflow, passe par les validations prévues et est acheminé pour signature par le maire. Finie la séance de signature du parapheur papier une fois par jour ; désormais, l’élu, le responsable peut signer au fil de l’eau, entre deux rendez-vous, à distance, tandis que les autres utilisateurs gardent une vue de la progression du document.

    En entreprise, ce sera par exemple le cas d’une facture entrante : intégrée au parapheur électronique, la comptabilité la rapproche du bon de commande, transmet au responsable de service qui fera le lien avec la livraison effective, validera et signera.

    se procurer un certificat de signature

    Quelle est la technique de signature électronique utilisée ? Le parapheur de Legalbox intègre une infrastructure à clés publiques (PKI). Un certificat de signature est créé pour chaque utilisateur. Il permet d’assurer la traçabilité et la valeur probante de toute action (dépôt, modification, visa, signature, envoi). Mais l’éditeur recommande en outre de se procurer un certificat de signature délivré par une autorité de certification, ce qui permet notamment d’atteindre les niveaux de sécurité imposés aux administrations (Référentiel général de sécurité ou RGS V2.0).

    Pour sa part, Symtrax accepte aussi tous types de certificats répondant ainsi aux exigences de sécurité des entreprises (certificats RGS**).

    Mais côté élus, on est encore parfois attaché à la signature manuscrite, ne serait-ce que pour pouvoir personnaliser le document à l’attention de son destinataire. Pas de problème, Legalbox a prévu une sortie sur imprimante pour permettre de signer à la main. Le document est enrichi d’un code Datamatrix (code-barres à deux dimensions) dont les données lui faciliteront, après numérisation, sa réintégration dans le circuit.

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    Au sommaire

    - Quand le document devient intelligent​
    - Digital workplace et RSE : c’est du pareil au même ?
    - La Cinematek de Bruxelles en version numérique​
    - Marché du management de l’information

    DOSSIER Visa pour la signature électronique​

    Il n’y a plus de frein légal pour mettre en oeuvre la signature électronique dans les secteurs privé ou public, avec des technologies et des pratiques déjà bien rodées.

    Et aussi :
    - Soyez raccord avec la synchronisation​​
    - Bien choisir son fournisseur d’ebooks
    - Réseauter sur Facebook pour sa bibliothèque​​
    - Nantes archive en toute immunité
    - Droit d’auteur : qu’est-ce qu’une oeuvre ?
    - Transfert de fichiers en ligne
    - Portrait Guy Deslaut : le Wikipédien passé par la case documentations
    - Rencontre avec Louise Merzeau : « Il n’y a pas de mémoire sans une pensée de l’oubli »
    - La possibilité d’une ville intelligente
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