Alors que les problématiques liées à l’archivage électronique et à la sécurité des documents sont de mieux en mieux appréhendées par les organisations, le coffre-fort numérique tend, lui aussi, à se démocratiser. Pour autant, il est loin d’être aussi répandu que la signature électronique, par exemple. À tort, puisqu’il permet à la fois de limiter les risques associés à la conservation des documents (piratage, accès non autorisé, etc.), mais également de respecter les réglementations en vigueur, RGPD en tête.
Faisant l’objet de la norme Afnor NF Z42-020, le coffre-fort numérique est avant tout un espace sur lequel sont déposés et conservés des documents électroniques. Ce mode de stockage garantit ainsi l’intégrité, la confidentialité et l’accès limité à ces fichiers. En plus de se conformer au cadre légal, les entreprises ayant mis en œuvre un tel dispositif observent des avantages concrets, notamment un accès unique, sécurisé et partagé par toutes les parties prenantes, une préservation de la valeur probante et une simplicité de déploiement qui le rend plus abordable et bien moins coûteux qu’un SAE (Système d’Archivage Électronique).
Une technologie strictement encadrée
Dans le détail, le coffre-fort numérique doit répondre à plusieurs exigences afin d’assurer la totale sécurité des documents qu’il renferme. Outre la NF 742-020, il doit également être en adéquation avec le décret n° 2018-418 du 30 mai 2018 relatif aux modalités de mise en œuvre du service de coffre-fort numérique, portant notamment sur le chiffrement des contenus pour en garantir la confidentialité. Les éditeurs de solutions peuvent également se voir remettre plusieurs certifications, à l’instar de l’ISO 9001 (« Management de la qualité ») et de l’ISO 27001 (« Technologies de l’information – Techniques de sécurité »), voire même les labels FNTC-CFE et CNIL Coffre-fort numérique.
La conformité avec ces différentes réglementations doit être le premier critère de choix. Ensuite, en fonction de l’usage souhaité, l’entreprise peut se pencher plus particulièrement sur les fonctionnalités offertes par la solution : capacité native, stockage possible de tous les types de documents, intégration à l’environnement existant, interopérabilité avec des services tiers, fonctions de partage, gestion automatique des documents (lecture, indexation, récupération des données, destruction, etc.), accessibilité. De quoi répondre aux besoins de nombreux métiers et de nombreux besoins, et pas uniquement ceux du service RH pour la transmission des fiches de paie.
Des freins encore très marqués dans les organisations
Les fonctionnalités offertes par les services de CFN du marché peinent cependant à lever tous les freins liés à son déploiement. Il reste, en effet, encore un sacré chemin à parcourir. En tête du classement figurent les coûts d’abonnement, notamment pour les petites entreprises. Ensuite, des doutes subsistent quant à la confidentialité des documents archivés et à la pérennité d’un tel service. Que deviennent les documents archivés si le service disparaît ? Cette question taraude de nombreux utilisateurs potentiels. D’où l’importance d’accompagner ce changement en interne et de se tourner vers un prestataire respectant les normes existantes, mais aussi capables de lever l’ensemble des doutes émis.
Voici 8 coffres-forts répondant à ce besoin :
Xelians Coffre-Fort Numérique : protégez simplement l’intégrité de vos documents engageants
Xelians vous accompagne dans l'archivage électronique et la gestion sécurisée de vos documents sensibles. Grâce à Xelians CFN, stockez, gérez et protégez vos données numériques de manière fiable et efficace. Notre Coffre-Fort Numérique répond aux standards réglementaires et normatifs les plus exigeants (NF Z42-020). Vous pouvez automatiser la collecte de la donnée issue de multiples sources et verser vos documents au format adéquat grâce à la compatibilité avec SEDA et Vitam. Disponible en mode SaaS, profitez d’une installation rapide en moins d’un mois de la solution Xelians CFN grâce à un plan de classement prédéfini et l’intégration par API. Nos équipes d’experts vous accompagnent tout au long du déploiement. Enfin, avec notre business model basé sur une facturation au réel de votre consommation, vous n’avez pas besoin d’avance de trésorerie et vous bénéficiez d’une dégressivité selon la croissance de vos volumes. Xelians CFN reposant sur le Système d’Archivage Electronique (SAE) Xelians Archives Management, il est possible d’évoluer vers une offre SAE pour un service sur-mesure.
eDocPerso, la solution d’archivage documentaire simple et (presque) gratuite
Edité par Silae, spécialiste de la dématérialisation RH, eDocPerso est une solution de coffre-fort numérique complète qui offre la possibilité de recevoir, archiver et gérer en ligne l'ensemble de vos documents administratifs, qu'ils soient d'ordre professionnel (tels que les bulletins de salaire) ou personnel (factures, abonnements, assurances, santé, etc.). Certifié par l'Afnot, eDocPerso garantit la sécurité totale de vos informations confidentielles. L'un de ses atouts majeurs réside dans la disponibilité de plus de 1 000 collecteurs différents, permettant de centraliser tous vos documents au sein d'une interface unique. Il vous suffit simplement d'ajouter les identifiants de connexion correspondants aux services concernés. Parmi les collecteurs disponibles, figurent des opérateurs mobiles (Orange, SFR, Free, etc.), EDF, Axa, les Allocations Familiales, l'Assurance Maladie, et bien d'autres. Accessible gratuitement, eDocPerso est utilisable depuis n'importe quel navigateur web, tablette ou smartphone (Android et iOS) avec une capacité d’archivage de 10 Go.
Digiposte, la boîte aux lettres numérique pour gérer ses documents administratifs
Digiposte, service du groupe La Poste, offre une plateforme vous permettant de gérer de manière sécurisée tous vos documents importants là encore au sein d’un même espace. L'outil se connecte à de nombreux services tels que les impôts, les banques, les compagnies d'assurance, les fournisseurs d'électricité, les opérateurs téléphoniques, etc. Cela vous permet de récupérer et de sauvegarder facilement tous vos fichiers en quelques clics. Les documents sont automatiquement classés et vous avez la possibilité de leur attribuer des rappels ou des tâches pour une meilleure organisation. Digiposte peut aussi simplifier certaines de vos démarches administratives, que ce soit pour une demande de crédit immobilier ou un renouvellement de passeport par exemple. L'application génère un lien sécurisé avec un mot de passe et une durée de validité que vous pouvez envoyer à votre interlocuteur par e-mail ou SMS, facilitant ainsi les échanges de pièces justificatives. Les documents que vous déposez dans Digiposte sont stockés en toute sécurité (dans des datacenters situés en France), garantissant la confidentialité de vos données personnelles. Notez que la version gratuite de Digiposte offre 5 Go de stockage et la possibilité de vous connecter à 5 organismes partenaires de récupération automatique de documents. Deux autres offres sont disponibles à 3,99€/mois (100 Go, accès hors connexion, recherche dans le contenu) et 9,99 €/mois (1 To, conseils et démarches dédiés aux entreprises, assistance téléphonique).
MyPeopleDoc, le SAS sécurisé RH par excellence
MyPeopledoc est un coffre-fort numérique orienté RH qui fait aujourd’hui partie du giron du groupe américain UKG (Ultimate Kronos Group), né de la fusion de trois leaders de solutions RH : Ultimate Software, Kronos et PeopleDoc. Ce CFN permet à tous les collaborateurs actuels, mais aussi ceux qui ont quitté l’entreprise, de gérer tous leurs documents RH depuis un espace central et sécurisé. Un espace au sein duquel ils pourront aussi archiver toutes sortes de documents personnels. Simple et intuitive, la plateforme permet à l’entreprise d’éliminer la paperasse tout en optimisant l’expérience collaborateur. Avec ses 10 Go d’espace de stockage personnel, MyPeopleDoc permet à vos collaborateurs actuels et anciens de recevoir et conserver tous leurs documents RH en toute sécurité pendant 50 ans. Connectée au SIRH, la plateforme exploite une technologie intelligente pour trier, horodater et archiver automatiquement les documents. En plus de sa convivialité, MyPeopledoc assure la conformité avec les réglementations en vigueur, notamment en matière de protection des données personnelles. Les données sont sécurisées (authentification sécurisée à deux facteurs), confidentielles et accessibles uniquement aux personnes autorisées.
MonCoffre, la plateforme d’archivage salarié
Edité par Numeria, MonCoffre est un espace dédié aux documents émis par l’entreprise à destination du salarié. L’accès au coffre numérique est gratuit pour les salariés. Strictement personnel et confidentiel, il est accessible à tout moment par le salarié, sur le terminal de son choix. Service et outils à la fois, MonCoffre est raccordé au Compte Personnel d’Activité des salariés. Les documents de la plateforme sont conservés durant 50 ans qui reste d’ailleurs la propriété du salarié. MonCoffre permet le partage de document par mail, mais autorise aussi la recherche avancée et la signature électronique pour gagner un maximum de temps dans les échanges et diminuer les déplacements. Le Groupe Numeria propose également “un coffre-fort employeur”, par le biais de son logiciel d'archivage électronique (ProDIP). Celui-ci permet d’archiver, de consulter mais également de router vos documents. Il devient dès lors le point central des flux documentaires (archivage, émission coffre-fort employé, factures…) de l’entreprise et offre un accès rapide et sécurisé à l’ensemble des documents dématérialisés, depuis un navigateur web ou un smartphone.
Cecurity.com, un espace d’échange et d’archivage de documents sécurisé
Cecurity.com propose aussi est un service de coffre-fort numérique professionnel simple d’utilisation garantissant la valeur probante de vos documents numériques dans le temps et ce de manière sécurisée. Factures, bulletins de paie, documents comptables, contrats, etc., il est possible de déposer et d’échanger tout type de documents engageants. Ce coffre-fort numérique bénéficie de nouvelles API REST permettant une intégration simple et rapide avec les différentes briques de votre SI. Conforme à la norme NF Z42-020 et aux décrets du 30 mai et du 05 octobre 2018, le coffre-fort numérique Cecurity.com est disponible en mode SaaS et garantit la sécurité et la traçabilité de vos documents par des moyens avancés (horodatage, scellement des archives, journal des preuves, chiffrement, etc). Il peut être utilisé aussi bien sur ordinateur que sur téléphone ou tablette, et s’adapte à tous vos besoins, que ce soit en matière d’administration ou de personnalisation de l’interface. Avec son plan de classement personnalisable et sa capacité à accueillir tout type de document électronique, il s'adapte facilement à toutes les entreprises.
Pagga Bulletins de paie, la plateforme salarié tout-en-un
Développée par la société française Lucca, cette solution de dématérialisation des bulletins de paie permet aux collaborateurs d'archiver leurs bulletins dématérialisés et de les télécharger en quelques clics. Lucca s'engage à conserver pendant une durée de 50 ans les bulletins de paie distribués via l'application Pagga Bulletin de paie et garantit leur disponibilité pendant la même durée par le biais du service en ligne pagga.ilucca.net. Avec Pagga, impossible de perdre ses fiches de paie : vos collaborateurs accèdent à leur espace personnel où qu'ils soient et quand ils le souhaitent. Ils ne sont désormais plus contraints d'attendre ou réclamer une copie au service RH en cas de besoin. Ils gagnent en autonomie. Avec Pagga, côté entreprise, les fiches de paie sont automatiquement stockées en ligne. Et lorsqu'un salarié change de société, il récupère simplement le fichier Zip de toutes ses fiches de paie. Il peut ainsi les conserver où bon lui semble, sans être contraint d’utiliser une solution particulière. Bien entendu, côté salarié, ce coffre-fort numérique permet aux collaborateurs de conserver d’autres documents personnels. Quant au cryptage intégré, il garantit que les bulletins de paie sont exempts de toute modification, erreur, ou falsification.
Haikey, le CFN “transmissible”
Haikey est une application de coffre-fort numérique transmissible disponible sur iOS et Android. Il suffit de créer un compte pour ajouter et stocker des documents administratifs et des messages personnalisés pour vos proches. Orienté grand public, Haikey garde tous vos documents au chaud, de manière ultra sécurisée. Pour chaque catégorie de documents (les Actifs) ou chaque Message, il est possible de définir un destinataire. Vous définissez ensuite des personnes de confiance, les Clefs (deux minimum), qui sont garants de votre compte. Une fois vos directives remplies, ces Clefs vont autoriser la libération du contenu de votre coffre, permettant ainsi la transmission de vos documents et messages aux destinataires définis. Vos destinataires peuvent ensuite utiliser Haikey comme leur propre coffre, ou récupérer les informations qu’ils ont reçues, simplement et instantanément. Haikey est labellisé “Intégrité des données” par Bureau Veritas et respecte les normes NF Z42-013 (archivage électronique) et NF Z42-020 qui définit les spécifications fonctionnelles d’un composant coffre-fort numérique. Le prix de l’abonnement est fixé à 3,99€ par mois.
Pour en savoir plus, téléchargez notre comparatif des coffres-forts numériques référençant plus de 10 prestataires évoluant sur le marché français.
