Un modèle calqué sur la ruche
La technologie développée par Open Bee s’inspire de l’organisation du travail d’une ruche pour la fabrication du miel qui comprend différentes étapes. Un fonctionnement méthodique et collectif. C’est d’ailleurs ce qui a donné naissance au nom et au logo de l'entreprise en forme d’abeille. Par le biais de multiples canaux, l’information est, en effet, collectée et centralisée en un point unique que des process automatisés se chargent de trier, classer, traiter, valider, partager, signer, etc. Et ce, à distance dans le cloud en toute sécurité dans le respect de la norme ISO 27001 et du RGPD.
D’une simple GED à une plateforme de gestion de contenus et d’automatisation
En 2004, Open Bee a développé une première solution pour s’adresser aux organisations du marché français, permettant à des utilisateurs d’indexer et de classer des documents papiers numérisés directement depuis l’écran tactile d’un multifonction. L’équipe d’Open Bee n’a eu de cesse d’améliorer et d’enrichir la solution qui intègre aujourd’hui plus de 500 fonctionnalités et qui est devenue une puissante plateforme de gestion de contenus et d’automatisation des processus. Adaptable et polyvalente, elle équipe une large typologie de clients, des PME aux ETI, en France et à l’international.
L’IA remet l’utilisateur au centre
Marc Balleydier, soutenu par son nouvel actionnaire Doxsa, a partagé la feuille de route d’Open Bee et les ambitions de sa plateforme. “Loin de se limiter à une simple évolution, la V7 d’Open Bee est une révolution dans l’univers de la GED, offrant une interface utilisateur intuitive, intégrant des fonctionnalités d'intelligence artificielle avancées, le tout avec un niveau de sécurité sans précédent” : Simple, Rapide, Intégrée !
Un tableau de bord qui aide à la décision 100% personnalisable
La nouvelle version d’Open Bee offre, en effet, de nouvelles perspectives grâce à une ergonomie totalement repensée et à une page d’accueil facilement customisable. Grâce à des widgets modulaires (comme un smartphone), l’utilisateur dispose de son propre tableau de bord depuis lequel il peut accéder directement aux informations stratégiques de son organisation, mais aussi communiquer en temps réel avec d’autres collaborateurs ou en externe, avec des clients ou fournisseurs.
La plateforme a été repensée pour l’expérience utilisateur. Ainsi chaque utilisateur peut personnaliser son tableau de bord de la manière dont il le souhaite, installer ses propres widgets pour avoir les informations stratégiques et nécessaires dans son travail. Aucun tableau de bord ne se ressemble. Les utilisateurs ont également accès à des extranets grâce auxquels ils peuvent suivre l’avancée de leurs projets et disposer de toutes les informations nécessaires sur le parcours des documents les concernant (validation, workflow, etc.).
“L’objectif étant qu’une fois connecté à la plateforme l’utilisateur puisse retrouver l’information vitale à son métier”, souligne Marc Balleydier.“C’est la plateforme qui fournit à l’utilisateur les informations dont il a besoin. Il n’a plus besoin d’aller les chercher.” Car tous ces widgets peuvent être interconnectés à différents outils métiers (Sage, Microsoft Dynamics, etc.) et offrent une communication bi-directionnelle. Ce qui permet une diminution du coût de l’information. Cette hyper-connectivité et disponibilité de l’information garantit un retour sur investissement rapide, le tout avec un temps de déploiement réduit.
Open Bee, acteur majeur de la facture électronique
Open Bee est l’un des rares acteurs de la GED à s'être positionné comme candidat PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaires) dans le cadre de la réforme de la facture électronique. Etre PDP autorise une connexion entre la GED de l’utilisateur et la DGFiP, afin de faciliter l’extrait des données clé des factures BtoB et la déclaration de TVA. “Nous allons faire gagner de l’argent aux entreprises qui, jusqu’à présent, étaient obligées d’effectuer cette opération manuellement”, indique le dirigeant d’Open Bee. Avec notre plateforme, tout sera automatisé”. Grâce à ce module PDP, il sera même possible de créer les fichiers de preuve nécessaires en cas de litige. D’autant qu’Open Bee dispose également d’un module coffre-fort numérique certifié NF 42-020 et que la plateforme elle-même est certifiée ISO 27 001 également sur le code !
Un accent mis sur l’interopérabilité et la sécurité
Open Bee réunit aujourd’hui au sein d’une seule et même plateforme totalement intégrée, tous les usages de la dématérialisation. “Cela va permettre aux entreprises de s’affranchir d’un dialogue avec plusieurs éditeurs”, poursuit Marc Balleydier. Le tout avec un important point de vigilance quant à la sécurité des données, puisque l’hébergement d’Orange utillisé par Open Bee est en cours de certification SecNumCloud.
Open Bee, toujours à l’écoute de ses utilisateurs
Pour développer cette V7, plus de 150 optimisations demandées par les clients ont été priorisées. Preuve qu’Open Bee reste en permanence à l’écoute de ses clients pour faire évoluer sa plateforme. Un onboarding utilisateur sera mis en place pour accompagner à la conduite du changement ainsi qu’une training user qui sera intégrée à la plateforme en ligne.
Une plateforme en constante évolution
“Avec cette V7, Open Bee ne se contente pas de répondre aux défis actuels. Nous anticipons les besoins futurs, réaffirmant notre rôle de leader dans l'évolution de la GED et de l’ECM”, conclut le dirigeant. D’autres évolutions sont d’ores et déjà prévues dans l’année, notamment un multi-connecteur qui permettra de connecter Open Bee à différents moteurs d’IA et sera conforme à la directive européenne NIS2 qui impose aux entreprises des mesures de sécurité renforcées pour lutter contre les nouvelles formes de cyberattaques.
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