Digital Workplace : des collaborateurs plus efficaces, mais des pratiques à optimiser

L’Intranet. Voilà l’un des outils sortis gagnant de la crise sanitaire. Utilisé alors pour diffuser les informations liées au fonctionnement et à l’actualité de l'organisation en temps de crise, il a regagné ses lettres de noblesse et permis à de nombreuses organisations de rester en contact et de maintenir le lien avec leurs collaborateurs. Aujourd’hui 72% des organisations sondées sont équipées d’un Intranet. Un chiffre qui grimpe à 96% pour les entreprises de plus de 250 salariés. Dans une large majorité des cas, cet intranet permet aux collaborateurs d’accéder à leur environnement de travail et aux applications qu’ils utilisent au quotidien (47%), mais aussi aux dernières informations de l’organisation (37%). 

GED et suite bureautique collaborative : une interconnexion à soigner

Le taux d’équipement en GED reste identique à celui de l’an dernier. En effet, 43% des sondés disent être équipés d’une GED unique et 22% de plusieurs systèmes de GED. Une organisation sur trois ne possède donc toujours pas de GED. Le chiffre monte à près d’une sur deux pour les entreprises de moins de 250 salariés. 

En revanche, 92% des sondés disent être équipés d’une suite bureautique et collaborative. Microsoft 365 arrive bien entendu en tête des suffrages avec 64% d’équipement (la version Cloud en tête avec 45% des suffrages), devant Google Workspace (15%). Le problème, c’est que cette suite collaborative fonctionne de manière isolée et n’est pas interconnectée avec les autres applications de l’organisation. Ce fonctionnement cloisonné est une réalité pour 61% des organisations. 

Un travail cloisonné et pas encore assez efficace 

Même si 73% des sondés disent se sentir plus efficaces depuis la mise en place de la Digital Workplace, moins d’un sondé sur deux est d’accord pour dire que grâce aux outils informatiques dont il dispose, il peut retrouver facilement les documents et connaissances dont il a besoin. Plus de 50% avouent, certes, s’y retrouver, mais perdre du temps. Ce qui montre que les outils disponibles ne correspondent pas encore aux attentes et aux pratiques des collaborateurs. Peut-être sont-ils mal utilisés, que les règles de nommage et de partage des fichiers sont mal appliquées, que certains collaborateurs conservent encore l’information en local sur leur poste de travail et que la majorité des organisations n’ont pas encore développé de véritable culture collaborative. Logiquement donc, 58% des sondés affirment que le travail au sein des services, unités ou départements de leur organisation est encore largement cloisonné.

La Digital Workplace au service de développement du télétravail

51% de répondants disent être équipés d’une Digital Workplace. Celle-ci est d’abord appréciée pour sa capacité à permettre aux collaborateurs de travailler à distance (54%). Elle est aussi vantée pour ses possibilités d’éditer et de travailler à plusieurs sur un même document (48%, en évolution de 13 points par rapport à l’année dernière) et sa capacité à centraliser tous les documents de l’organisation dans un espace de commun (44%) et. A cela s’ajoute l’optimisation de la collaboration interne (chat, visio, agendas partagés, gestion de projet, etc.) et le simple partage d’informations et de connaissances (33%). 

Innover pour gagner en efficacité

La recherche d'efficacité reste un des moteurs essentiels des projets de Digital Workplace. Ceux-ci requièrent toujours un fort investissement de la direction, dans une volonté transverse de transformation digitale et de décloisonnement des organisations.
 
Dans ce contexte, il ne serait pas étonnant que les organisations soient très réceptives à toutes les innovations qui permettront de gagner en efficacité, comme par exemple l'IA, ChatGPT, l'automatisation des tâches et des processus ou encore la création rapide d'applications dédiées (Low code).

Pour découvrir les résultats complets de cette enquête Archimag/Jalios, rendez-vous ici.