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Les 7 tendances de la dématérialisation

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    La mobilité permet donc de démocratiser un peu plus encore l’usage des technologies de dématérialisation, ceci avec des interfaces souvent très intuitives, voire ludiques. (Photo via Visualhunt.com)
  • L’heure est à la dématérialisation. Que ce soit pour les entreprises, les administrations et les collectivités locales, la dématérialisation est un passage obligé. Dans ce paysage plusieurs tendances se dessinent. Nous en avons identifié sept. 

    Sous l’impulsion de leurs clients et partenaires, voire de leurs collaborateurs, les organisations de toute taille passent progressivement à la dématérialisation. Ce marché ne cesse de progresser,  les facteurs expliquant cette croissance sont nombreux : la transition numérique, bien entendu, la recherche d'efficacité, l'essor de l'e-administration ou encore un cadre légal favorable. Une dynamique où plusieurs tendances se dégagent.

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    1 - Une politique favorable et l’État comme moteur

    La dématérialisation est une tendance de fond, encadrée par une réglementation qui entend encourager ce mouvement afin de démocratiser le document électronique. L’État se présente d'ailleurs comme le principal moteur du "tout dématérialisé".

    Ainsi, après l'obligation pour les entreprises de télédéclarer la TVA et la mise en place de la dématérialisation des marchés publics, d'ici 2020, toutes les factures entre l'Etat et ses fournisseurs devront être dématérialisées. Cette transition a été enclenchée dès 2012 avec un premier palier fixé au 1er janvier 2017 : à cette date, les grandes entreprises et les personnes publiques devront se conformer à cette obligation.

    Viendront ensuite les ETI en 2018, les PME en 2019 et les micro-entreprises en 2020. Et ceci n'est qu'un exemple parmi les nombreux autres chantiers mis en place par le gouvernement pour dématérialiser les procédures administratives et faciliter les démarches et la vie des usagers. > En savoir plus.

    2 - Une appétence forte à tous les niveaux de l'organisation

    La volonté de mettre en place une solution de dématérialisation est forte et les directions métier sont les premières demandeuses, car elles doivent aujourd'hui composer avec un flux toujours plus important et hétéroclite de documents et de contenus numériques. Des données et des informations qu'il devient très compliqué de traiter, de gérer, d'intégrer aux processus métier, de diffuser et de valoriser.

    D'où cette appétence pour les outils de dématérialisation. D'autant qu'ils répondent aussi aux importants besoins d’automatisation des processus métier. L’introduction du numérique dans les processus documentaires est d'ailleurs considérée par les décideurs comme une réelle opportunité d’innovation dans leurs approches de travail et de collaboration, tant internes qu’externes.

    Ainsi, à tous les niveaux de l'organisation, du service courrier jusqu'aux ressources humaines, le numérique ouvre de nouvelles voies en matière de performance et de relation avec les salariés. > En savoir plus.

    3 - La globalisation des projets

    Pendant des années, les réflexions en matière de dématérialisation ont été menées en silos, processus par processus (bons de commande, factures, etc.). Les organisations ont à présent une approche plus globale et voient le processus dans son ensemble. Elles ont bien compris qu’il n’y avait de vrai gain que si le problème était abordé dans sa globalité.

    On parle ainsi de plus en plus de processus "procure to pay" (qui désigne l'ensemble du processus "achats", depuis la veille technologique et commerciale jusqu'au paiement des commandes et l'évaluation des fournisseurs) et plus uniquement de traitement des factures fournisseurs, et de "purchase to pay" (qui désigne l’ensemble de la chaîne de comptabilité "fournisseurs").

    La dématérialisation - et l’automatisation des processus documentaires - s’appréhende donc désormais plus en amont et de façon plus large pour satisfaire des formats et des canaux plus variés, sur des processus interdépendants les uns des autres qu’il faut étudier dans leur globalité, en utilisant des solutions plus flexibles pour accompagner de nouveaux usages. Ce qui suppose la mise en place de référentiels, l’adossement à des standards d’interopérabilité (CMIS) et l’utilisation d’API pour intégrer de façon harmonieuse la dématérialisation aux logiciels métier. > En savoir plus.

    Dematerialisation

    4 - Le Saas et le cloud favorisent la dématérialisation

    La façon d’utiliser les solutions de dématérialisation a aussi beaucoup évolué au cours de ces dernières années et le Saas a pris aujourd'hui une place considérable. L'utilisation de solutions "à la demande" hébergées dans le cloud est en constante augmentation, alors les ventes de licences ont tendance à fléchir d’année en année.

    Les solutions disponibles en mode Saas contribuent donc à dynamiser le marché et affichent un taux de croissance annuel moyen à deux chiffres. Et elles aiguisent aussi l'appétit des entreprises pour d’autres formes d’externalisation, notamment le BPO (business process outsourcing).

    Les avantages du Saas et du cloud sont nombreux : réduction des coûts, simplicité d’utilisation (car pas d'installation sur les postes, mises à jour automatiques, maintenance comprise, flexibilité, accessibilité, etc.), mise en place rapide, possibilité de travailler en collaboration ou via un accès mobile, etc. Autant d'éléments qui contribuent à améliorer de manière significative la qualité et le confort de travail pour les utilisateurs. > En savoir plus.

    5 - La mobilité, ou le travail délocalisé

    La mobilité, qui était loin d'être une composante essentielle des projets de dématérialisation il y a peu, est aujourd'hui devenue incontournable. Il est désormais fondamental de pouvoir travailler de n’importe où sur tous types de terminaux (y compris les tablettes et les smartphones) et de ne pas être freiné par des problèmes d’affichage ou de compatibilité.

    Grâce à la mobilité, les utilisateurs habilités peuvent, par exemple, rechercher et consulter des documents (factures, devis, bons de commande, etc.) stockés au niveau de la plateforme de Ged, numériser des documents depuis un smartphone ou une tablette, valider des factures pour toute personne intervenant dans le circuit de bon à payer ou encore suivre et piloter en temps réel l’activité de traitement des factures dans l’entreprise.

    La mobilité permet donc de démocratiser un peu plus encore l’usage des technologies de dématérialisation, ceci avec des interfaces souvent très intuitives, voire ludiques. Revers de la médaille : l’utilisateur est connecté en permanence, parfois au détriment de sa vie personnelle. > En savoir plus.

    6 - L'agilité, pour coller au plus près des besoins utilisateurs

    Les directions métier ont besoin de solutions "agiles", capables de s’adapter à leurs changements organisationnels et IT fréquents. L’agilité est aujourd'hui l'un des critères décisifs dans le choix d‘une solution de dématérialisation. Pour la grande majorité des décideurs, il est important de choisir une plateforme capable d’orchestrer de multiples applicatifs hétérogènes et de s’adapter à des changements organisationnels rapides. En optant pour le modèle agile, les phases de développement du projet sont simplifiées et se veulent plus pragmatiques.

    Ce modèle s'appuie sur la notion de "communauté de projet" dans laquelle les développeurs et les utilisateurs (clients, demandeurs) sont présents en permanence pour s'exprimer et répondre aux questions soulevées par le projet en cours. Ce qui rejoint les notions de "proof of concept" (qui permet de prouver que la solution est fonctionnelle) et de "proof of value" (qui permet de prouver que la solution fonctionne pour l’utilisateur et lui garantit une valeur ajoutée mesurable). Cela permet ainsi de réduire au maximum les écarts entre le produit développé et les besoins métier, et de prendre en compte les évolutions des utilisateurs pendant le développement. Cette méthode fait naître une grande souplesse et une réactivité pour les projets courts à forte valeur ajoutée. > En savoir plus.

    7 - L’open source

    L’utilisation des logiciels open source se répand aussi dans le domaine de la dématérialisation et de la Ged. Essentiellement grâce aux collectivités et aux administrations d’ailleurs, qui, faute de budget suffisant et aussi par principe, passent de logiciels propriétaires à de l’open source.

    Mais l’intérêt de l’open source n’est pas uniquement financier. Car, outre ses coûts de licence et de maintenance relativement faibles, le logiciel open source est aussi évolutif et contributif. Le code étant accessible à tous, n’importe qui peut corriger les bugs, ajouter de nouvelles fonctionnalités et améliorer son fonctionnement en temps réel. Ce qui est impossible avec un logiciel propriétaire, mis à jour généralement tous les six mois. > En savoir plus.

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    + repères

    Vers une dématérialisation de plus en plus abordable

    Si l'horizon de la dématérialisation semble a priori dégagé et si le réservoir de croissance reste encore important, l’heure est à la déflation. En cause : des prix sous pression, des clients qui négocient de plus en plus âprement le tarif des prestations faute de moyens, une concurrence renforcée par l'arrivée de nouveaux acteurs et l'essor du cloud.

    Pour enrayer cette spirale, les solutions de dématérialisation doivent donc être créatrices de valeur tangible comme les économies de papier, d'encre ou de surface de stockage. Des bénéfices mesurables certes, mais assez faibles.

    En revanche, certains avantages sont encore très difficiles à quantifier alors qu'ils sont beaucoup plus importants (comme l'amélioration de la visibilité d'un document client et de son état d'avancement dans un workflow) et ont des implications indéniables sur la performance de l'organisation et l'amélioration de la relation client. 

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    À la question de l’entreprise digitale, la dématérialisation apporte bon nombre de réponses. Côté technologies, cela se traduit par la remarquable tenue du marché français du management de l’information, secteurs de la dématérialisation-gestion de contenu et de l’archivage en tête. Sur le terrain juridique, les obstacles à la dématérialisation sont levés un à un, l’entreprise est donc libre de conduire sa dématérialisation - elle y a tout intérêt. Ce guide de 96 pages propose de nombreux retours d’expérience pour réussir sa transition digitale : dématérialisation du courrier, des factures, de la signature, du bulletin de salaire, du dossier santé, etc.
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