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La dématérialisation : définition, méthodes et comparatifs

Définition de la dématérialisation

Dématérialiser ses documents consiste à remplacer les documents au format papier de son organisation par des fichiers numériques, ou bien à les produire directement au format numérique via son système d'information (dématérialisation native). Elle vise également à stocker et conserver ses documents électroniques sur des ordinateurs ou des serveurs informatiques. (Lire aussi : Le glossaire de la dématérialisation en 10 mots clés)

>Faites défiler la page pour découvrir tous les articles d'Archimag sur la dématérialisation des documents !

Les avantages de la dématérialisation

dematerialisationLes avantages de la dématérialisation, au coeur de la transformation numérique des entreprises, sont nombreux ! Car si le "bureau sans papier" reste encore un mythe pour la plupart des organisations, elle permet néanmoins de transformer en profondeur les processus de traitement des flux documentaires et de les optimiser !

En plus de la réduction des coûts de stockage de fichiers papiers, la mise en place de la dématérialisation des documents permet de vrais gains de productivité grâce notamment à l'automatisation du traitement des données ou à une meilleure gouvernance de l'information (via la mise à disposition de tous les documents sur support numérique de l'entreprise pour les collaborateurs via un point d'accès unique sur internet ou via un intranet). 

Ged et archivage électronique

Un projet de dématérialisation en entreprise est difficilement isolé car il vise à revoir l'ensemble de la chaîne de gestion et de conservation des documents. La dématérialisation peut donc concerner différents processus de traitements au sein des organisations et implique de les automatiser via la mise en place d'un logiciel de Ged (gestion électronique des documents).

Par ailleurs, la (bonne) conservation des documents sur support numérique (comment seront-ils conservés et pendant combien de temps) nécessite également la mise en place d'un système d'archivage électronique (SAE). Celui-ci permet notamment de constituer un fonds sécurisé des documents probatoires et patrimoniaux de l'entreprise et de garantir leur intégrité, puisqu'il empêche toute modification des données et des documents.

Une grande variété de projets

dematerialisation-documentsMais la dématérialisation ne s'arrête pas là ! Les projets sont nombreux car ils peuvent concerner tous les flux de documents reçus ou envoyés initialement en format papier : en amont, ils touchent à la numérisation des documents papiers et à l'extraction d'information (via la reconnaissance automatique de documents ou de caractères).

Ils peuvent également impliquer la dématérialisation du courrier (gestion électronique du courrier ou Gec), la dématérialisation des factures fournisseurs ou des notes de frais, la mise en place d'une signature électronique, ou encore une dématérialisation RH (des ressources humaines) via notamment l'adoption d'un coffre-fort numérique pour les salariés.

La dématérialisation englobe également les projets de gouvernance de l'information, de records management et d'enterprise content management (ECM).

Oser se lancer et réussir son projet

guide-dematerialisation-documents-processusC'est tout le système d'information de l'entreprise qui doit donc être revu. Et cela ne s'improvise pas : Comment mettre en place un système d'archivage électronique ? Quel coffre-fort numérique choisir ? Comment choisir son logiciel de Ged ? Quelles sont les obligations de la facture électronique ? A chaque projet ses spécificités, sa réglementation, ses normes et référentiels et ses prestataires.

Les articles d'Archimag listés ci-dessous sont une mine d'informations pour tous ceux qui souhaitent dématérialiser les processus de leur organisation : découvrez notamment nos comparatifs de logiciels de dématérialisation et de logiciel métier nos méthodes et conseils ainsi que nos tutoriels vidéo pour déployer vos projets.

Pour aller plus loin, consultez également le dernier guide pratique publié par Archimag sur ce sujet : Cloud et zéro papier : la démat nouvelle dimension. Ce guide de 96 pages présente tous les outils, les matériels et logiciels, mais aussi les concepts, les normes utiles, ainsi que des méthodes et retours d'expérience pour réussir son projet de dématérialisation et d'automatisation des processus. 

Voici toutes les actualités, les chiffres, les dossiers, les enquêtes et analyses de la rédaction d'Archimag sur la dématérialisation :

 

Télétravail : la sélection CEO-Vision des meilleurs outils

Le 10/avr/2020  
La France est en confinée depuis près d’un mois et bon nombre d’entreprises ont recours au télétravail, mais elles n’avaient pas forcément prévu cette situation. Voici donc une sélection des meilleurs outils pour poursuivre facilement le télétravail et ce, sans impacter votre trésorerie. 
  • Teletravail
  • MonIdenum : le potentiel de l’identité numérique des entreprises Abonnés

    Le 30/mar/2020  
    Permettre aux entreprises d’évoluer, à l'heure de la dématérialisation, dans un environnement digital sécurisé bâti par des tiers de confiance... C’est dans cet esprit que les greffiers des tribunaux de commerce et Infogreffe ont conçu MonIdenum, un service gratuit d'identité numérique à destination des chefs d’entreprise. Il constituera, à terme, la première véritable présence digitale et juridiquement opposable de l’entreprise ; une sorte de clé universelle du chef d’entreprise pour l’accomplissement de l’ensemble de ses démarches et échanges en ligne.
  • MonIdenum-identité-numérique-entreprise
  • Les 14 normes et référentiels de la dématérialisation à connaître absolument Abonnés

    Le 23/mar/2020  
    Se repérer parmi tous les référentiels concernant la dématérialisation et l’archivage électronique peut s’avérer un véritable casse-tête. Normes, standards ou certifications, français ou internationaux : il n’est pas aisé de savoir ce qui peut être appliqué dans son domaine (numérisation, traçabilité et intéropérabilité, coffre-fort numérique, signature électronique, records management et archivage électronique). L’occasion de faire le point sur les plus importants.
  • dematerialisation-normes-referentiels
  • Gestion électronique du courrier : à chaque métier sa Gec

    Le 19/mar/2020  
    Dans les organisations privées et publiques, la gestion de courrier est une problématique universelle. Ce sont des flux papier et numériques à capter, traiter et mettre à disposition. On peut s’en charger soi-même ou recourir à l’externalisation, selon les enjeux, la volumétrie, les ressources internes, l’environnement… Découvrez notre dossier complet dédié à la gestion électronique du courrier (Gec) en fonction des différents services de l'entreprise (comptabilité et finances, marketing, ressources humaines) ainsi qu'une méthode pour les collectivités territoriales.  
  • Archimag-gestion-electronique-courrier
  • Marketing : la Gec passe en mode multicanal Abonnés

    Le 19/mar/2020  
    Courriers papier, emails, messages envoyés par des clients depuis les réseaux sociaux... les flux entrants et sortants de toutes natures sont de plus en plus souvent pilotés par les services marketing depuis une plateforme centralisée de gestion électronique du courrier (Gec). Et ce à l’appui de solutions de reconnaissance de caractères, d’extraction des pièces justificatives ou bien de robotisation des tâches de traitement les plus basiques.
  • marketing-mail-gestion-courrier
  • Dématérialisation des notes de frais : quels logiciels ou applications choisir ? Abonnés

    Le 09/mar/2020  
    La gestion des notes de frais peut coûter beaucoup de temps aux entreprises. Heureusement, il existe de nombreux logiciels de dématérialisation des notes de frais et même des applications pour envoyer ses notes de frais en situation de mobilité. Ces outils, que nous avons rassemblés dans un grand tableau comparatif pour vous aider dans votre choix, permettent de fluidifier les flux documentaires et contribuent à la transformation numérique des entreprises.
  • application-note-frais-dematerialisation
  • Pages

    Le chiffre du jour
    des bibliothèques proposant des ressources numériques ont constaté depuis le début du confinement une augmentation des usages de leurs ressources en ligne, selon une enquête flash menée par le ministère de la Culture fin mars 2020.
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