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La dématérialisation : définition, méthodes et comparatifs

Définition de la dématérialisation

Dématérialiser ses documents consiste à remplacer les documents au format papier de son organisation par des fichiers numériques, ou bien à les produire directement au format numérique via son système d'information (dématérialisation native). Elle vise également à stocker et conserver ses documents électroniques sur des ordinateurs ou des serveurs informatiques. (Lire aussi : Le glossaire de la dématérialisation en 10 mots clés)

>Faites défiler la page pour découvrir tous les articles d'Archimag sur la dématérialisation des documents !

Les avantages de la dématérialisation

dematerialisationLes avantages de la dématérialisation, au coeur de la transformation numérique des entreprises, sont nombreux ! Car si le "bureau sans papier" reste encore un mythe pour la plupart des organisations, elle permet néanmoins de transformer en profondeur les processus de traitement des flux documentaires et de les optimiser !

En plus de la réduction des coûts de stockage de fichiers papiers, la mise en place de la dématérialisation des documents permet de vrais gains de productivité grâce notamment à l'automatisation du traitement des données ou à une meilleure gouvernance de l'information (via la mise à disposition de tous les documents sur support numérique de l'entreprise pour les collaborateurs via un point d'accès unique sur internet ou via un intranet). 

Ged et archivage électronique

Un projet de dématérialisation en entreprise est difficilement isolé car il vise à revoir l'ensemble de la chaîne de gestion et de conservation des documents. La dématérialisation peut donc concerner différents processus de traitements au sein des organisations et implique de les automatiser via la mise en place d'un logiciel de Ged (gestion électronique des documents).

Par ailleurs, la (bonne) conservation des documents sur support numérique (comment seront-ils conservés et pendant combien de temps) nécessite également la mise en place d'un système d'archivage électronique (SAE). Celui-ci permet notamment de constituer un fonds sécurisé des documents probatoires et patrimoniaux de l'entreprise et de garantir leur intégrité, puisqu'il empêche toute modification des données et des documents.

Une grande variété de projets

dematerialisation-documentsMais la dématérialisation ne s'arrête pas là ! Les projets sont nombreux car ils peuvent concerner tous les flux de documents reçus ou envoyés initialement en format papier : en amont, ils touchent à la numérisation des documents papiers et à l'extraction d'information (via la reconnaissance automatique de documents ou de caractères).

Ils peuvent également impliquer la dématérialisation du courrier (gestion électronique du courrier ou Gec), la dématérialisation des factures fournisseurs ou des notes de frais, la mise en place d'une signature électronique, ou encore une dématérialisation RH (des ressources humaines) via notamment l'adoption d'un coffre-fort numérique pour les salariés.

La dématérialisation englobe également les projets de gouvernance de l'information, de records management et d'enterprise content management (ECM).

Oser se lancer et réussir son projet

guide-dematerialisation-documents-processusC'est tout le système d'information de l'entreprise qui doit donc être revu. Et cela ne s'improvise pas : Comment mettre en place un système d'archivage électronique ? Quel coffre-fort numérique choisir ? Comment choisir son logiciel de Ged ? Quelles sont les obligations de la facture électronique ? A chaque projet ses spécificités, sa réglementation, ses normes et référentiels et ses prestataires.

Les articles d'Archimag listés ci-dessous sont une mine d'informations pour tous ceux qui souhaitent dématérialiser les processus de leur organisation : découvrez notamment nos comparatifs de logiciels de dématérialisation et de logiciel métier nos méthodes et conseils ainsi que nos tutoriels vidéo pour déployer vos projets.

Pour aller plus loin, consultez également le dernier guide pratique publié par Archimag sur ce sujet : Cloud et zéro papier : la démat nouvelle dimension. Ce guide de 96 pages présente tous les outils, les matériels et logiciels, mais aussi les concepts, les normes utiles, ainsi que des méthodes et retours d'expérience pour réussir son projet de dématérialisation et d'automatisation des processus. 

Voici toutes les actualités, les chiffres, les dossiers, les enquêtes et analyses de la rédaction d'Archimag sur la dématérialisation :

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La facture électronique : une obligation à l’horizon 2023/2025

Le 23/fév/2021  
A compter du 1er janvier 2023, TOUTES les entreprises devront accepter des factures électroniques, et progressivement les émettre sous forme électronique entre 2023 et 2025. Ces factures électroniques et les données essentielles qu’elles contiennent devront également être transmises à l’Administration fiscale pour contrôle et pré-déclaration de TVA. 
  • Bercy économie
  • Validation et conservation des signatures électroniques

    Le 10/fév/2021  
    La signature numérique s’impose dans le monde économique. Comme beaucoup d’innovations réussies, elle devient évidente pour ses utilisateurs, et lorsqu’un document papier à signer survient il apparait aussitôt comme une résurgence d’un passé sinon lointain, en tout cas chargé d’une certaine lourdeur.
  • homme-bureau-ordinateur
  • Xelians, des prestations de numérisation à 360°

    Le 20/jan/2021  
    Né du rapprochement de Locarchives, Archiveco (archivage physique et numérique), Scan’Eco (dématérialisation de processus métier), Cd-doc (intégration de solutions de GED/ECM) et Maarch (édition de logiciels open source), le groupe Xelians couvre désormais l’intégralité du cycle de vie du document, de la numérisation à l’archivage électronique. Sa branche Xelians Digital est experte en numérisation et BPM (Business Process Management). Présentation.
  • Xelians collaborateurs
  • Datavisualisation : des atouts de taille pour convaincre les décideurs

    Le 06/jan/2021  
    La datavisualisation présente des avantages à tous les niveaux de l’organisation, y compris les plus élevés. Les décideurs sont en effet particulièrement friands de données, qu’ils souhaitent comprendre rapidement pour enclencher les actions qui s’imposent. La datavisualisation s’impose dès lors comme un outil de pilotage et d’aide à la décision indispensable.
  • CotraSTPA : réseau d’ateliers de numérisation de documents

    Le 05/jan/2021  
    Le réseau CotraSTPA (Cotranet et Secteur du Travail Protégé et Adapté) réunit différents ateliers de numérisation créés au sein de structures d’aide et d’inclusion par le travail pour des personnes en situation de handicap ou fragilisées (ESAT, EA, EI). Ces ateliers s’appuient tous sur le même socle technique fourni par la société Cotranet, éditeur de solutions documentaires basé à Grenoble.
  • Viridem : la GED qui vous fait gagner un temps précieux

    Le 25/nov/2020  
    La crise sanitaire a bouleversé les habitudes de travail de bon nombre d’entreprises et considérablement accéléré les projets de digitalisation. Travail à distance, collaboration et automatisation sont désormais les principaux mots d’ordre des décideurs. Et la GED n’échappe pas à cette injonction. L’occasion pour Viridem de sortir du lot.
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    Le chiffre du jour
    4
    C'est le montant de la levée de fonds réalisée par la start up Affluences.
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