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La dématérialisation : définition, méthodes et comparatifs

Définition de la dématérialisation

Dématérialiser ses documents consiste à remplacer les documents au format papier de son organisation par des fichiers numériques, ou bien à les produire directement au format numérique via son système d'information (dématérialisation native). Elle vise également à stocker et conserver ses documents électroniques sur des ordinateurs ou des serveurs informatiques. (Lire aussi : Le glossaire de la dématérialisation en 10 mots clés)

>Faites défiler la page pour découvrir tous les articles d'Archimag sur la dématérialisation des documents !

Les avantages de la dématérialisation

dematerialisationLes avantages de la dématérialisation, au coeur de la transformation numérique des entreprises, sont nombreux ! Car si le "bureau sans papier" reste encore un mythe pour la plupart des organisations, elle permet néanmoins de transformer en profondeur les processus de traitement des flux documentaires et de les optimiser !

En plus de la réduction des coûts de stockage de fichiers papiers, la mise en place de la dématérialisation des documents permet de vrais gains de productivité grâce notamment à l'automatisation du traitement des données ou à une meilleure gouvernance de l'information (via la mise à disposition de tous les documents sur support numérique de l'entreprise pour les collaborateurs via un point d'accès unique sur internet ou via un intranet). 

Ged et archivage électronique

Un projet de dématérialisation en entreprise est difficilement isolé car il vise à revoir l'ensemble de la chaîne de gestion et de conservation des documents. La dématérialisation peut donc concerner différents processus de traitements au sein des organisations et implique de les automatiser via la mise en place d'un logiciel de Ged (gestion électronique des documents).

Par ailleurs, la (bonne) conservation des documents sur support numérique (comment seront-ils conservés et pendant combien de temps) nécessite également la mise en place d'un système d'archivage électronique (SAE). Celui-ci permet notamment de constituer un fonds sécurisé des documents probatoires et patrimoniaux de l'entreprise et de garantir leur intégrité, puisqu'il empêche toute modification des données et des documents.

Une grande variété de projets

dematerialisation-documentsMais la dématérialisation ne s'arrête pas là ! Les projets sont nombreux car ils peuvent concerner tous les flux de documents reçus ou envoyés initialement en format papier : en amont, ils touchent à la numérisation des documents papiers et à l'extraction d'information (via la reconnaissance automatique de documents ou de caractères).

Ils peuvent également impliquer la dématérialisation du courrier (gestion électronique du courrier ou Gec), la dématérialisation des factures fournisseurs ou des notes de frais, la mise en place d'une signature électronique, ou encore une dématérialisation RH (des ressources humaines) via notamment l'adoption d'un coffre-fort numérique pour les salariés.

La dématérialisation englobe également les projets de gouvernance de l'information, de records management et d'enterprise content management (ECM).

Oser se lancer et réussir son projet

guide-dematerialisation-documents-processusC'est tout le système d'information de l'entreprise qui doit donc être revu. Et cela ne s'improvise pas : Comment mettre en place un système d'archivage électronique ? Quel coffre-fort numérique choisir ? Comment choisir son logiciel de Ged ? Quelles sont les obligations de la facture électronique ? A chaque projet ses spécificités, sa réglementation, ses normes et référentiels et ses prestataires.

Les articles d'Archimag listés ci-dessous sont une mine d'informations pour tous ceux qui souhaitent dématérialiser les processus de leur organisation : découvrez notamment nos comparatifs de logiciels de dématérialisation et de logiciel métier nos méthodes et conseils ainsi que nos tutoriels vidéo pour déployer vos projets.

Pour aller plus loin, consultez également le dernier guide pratique publié par Archimag sur ce sujet : Cloud et zéro papier : la démat nouvelle dimension. Ce guide de 96 pages présente tous les outils, les matériels et logiciels, mais aussi les concepts, les normes utiles, ainsi que des méthodes et retours d'expérience pour réussir son projet de dématérialisation et d'automatisation des processus. 

Voici toutes les actualités, les chiffres, les dossiers, les enquêtes et analyses de la rédaction d'Archimag sur la dématérialisation :

 

Viridem : la GED qui vous fait gagner un temps précieux

Le 25/nov/2020  
La crise sanitaire a bouleversé les habitudes de travail de bon nombre d’entreprises et considérablement accéléré les projets de digitalisation. Travail à distance, collaboration et automatisation sont désormais les principaux mots d’ordre des décideurs. Et la GED n’échappe pas à cette injonction. L’occasion pour Viridem de sortir du lot.
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  • Gestion documentaire : tout démarre par la capture

    Le 24/nov/2020  
    La plupart des organisations ne mesure pas l’effort nécessaire pour numériser, vérifier et classifier correctement un document papier avant qu’il n’intègre le système d’information. Beaucoup consacrent un temps fou et une énergie folle à cette opération de capture, sans se soucier de son efficacité et de sa rentabilité. Elles ont pourtant tout à gagner en soignant cette porte d’entrée, qu’il s’agisse des documents papiers ou de documents numériques. 
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  • Reconfinement : comment gérez-vous votre courrier ?

    Le 12/nov/2020  
    La crise sanitaire que nous traversons depuis le printemps dernier a obligé la plupart des organisations à revoir le traitement des flux documentaires nécessaires à la poursuite de leur activité, dont le courrier entrant fait évidemment partie. Comment ce courrier est-il géré aujourd'hui au sein de votre organisation ?
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  • GED : des entreprises mal équipées et mal organisées

    Le 13/oct/2020  
    La plupart des entreprises jonglent encore entre plusieurs outils de gestion documentaire et rares sont celles qui disposent d’une solution complète et satisfaisante. Elles se heurtent par ailleurs à plusieurs écueils en termes d’organisation et d’habitudes de travail. 
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  • Offrez-vous un environnement sans papier avec Intalio Document

    Le 12/oct/2020  
    Webinaire le Jeudi, 15 octobre 2020 à 11:00 autour de la capture de documents et de contenu, le flux de travail, les référentiels de documents, la récupération d'informations, des capacités de reconnaissance optique de caractères, la signature et l'évaluation numérique de documents.
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  • Digital workplace : une côte d’amour en hausse Abonnés

    Le 08/oct/2020  
    Depuis le confinement du printemps 2020, une partie de la France est en télétravail et découvre les joies du collaboratif en raison de la crise sanitaire du Covid-19. La notion de digital workplace a d’ailleurs trouvé un nouvel écho auprès de collaborateurs prêts à embrasser définitivement cette nouvelle façon de travailler. En mai et juin derniers, Archimag a réalisé pour l’éditeur Jalios une enquête auprès de 105 organisations françaises afin de savoir comment elles envisageaient désormais la digital workplace.
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    Le chiffre du jour
    4
    C'est le montant de la levée de fonds réalisée par la start up Affluences.
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