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La dématérialisation : définition, méthodes et comparatifs

Définition de la dématérialisation

Dématérialiser ses documents consiste à remplacer les documents au format papier de son organisation par des fichiers numériques, ou bien à les produire directement au format numérique via son système d'information (dématérialisation native). Elle vise également à stocker et conserver ses documents électroniques sur des ordinateurs ou des serveurs informatiques. (Lire aussi : Le glossaire de la dématérialisation en 10 mots clés)

>Faites défiler la page pour découvrir tous les articles d'Archimag sur la dématérialisation des documents !

Les avantages de la dématérialisation

dematerialisationLes avantages de la dématérialisation, au coeur de la transformation numérique des entreprises, sont nombreux ! Car si le "bureau sans papier" reste encore un mythe pour la plupart des organisations, elle permet néanmoins de transformer en profondeur les processus de traitement des flux documentaires et de les optimiser !

En plus de la réduction des coûts de stockage de fichiers papiers, la mise en place de la dématérialisation des documents permet de vrais gains de productivité grâce notamment à l'automatisation du traitement des données ou à une meilleure gouvernance de l'information (via la mise à disposition de tous les documents sur support numérique de l'entreprise pour les collaborateurs via un point d'accès unique sur internet ou via un intranet). 

Ged et archivage électronique

Un projet de dématérialisation en entreprise est difficilement isolé car il vise à revoir l'ensemble de la chaîne de gestion et de conservation des documents. La dématérialisation peut donc concerner différents processus de traitements au sein des organisations et implique de les automatiser via la mise en place d'un logiciel de Ged (gestion électronique des documents).

Par ailleurs, la (bonne) conservation des documents sur support numérique (comment seront-ils conservés et pendant combien de temps) nécessite également la mise en place d'un système d'archivage électronique (SAE). Celui-ci permet notamment de constituer un fonds sécurisé des documents probatoires et patrimoniaux de l'entreprise et de garantir leur intégrité, puisqu'il empêche toute modification des données et des documents.

Une grande variété de projets

dematerialisation-documentsMais la dématérialisation ne s'arrête pas là ! Les projets sont nombreux car ils peuvent concerner tous les flux de documents reçus ou envoyés initialement en format papier : en amont, ils touchent à la numérisation des documents papiers et à l'extraction d'information (via la reconnaissance automatique de documents ou de caractères).

Ils peuvent également impliquer la dématérialisation du courrier (gestion électronique du courrier ou Gec), la dématérialisation des factures fournisseurs ou des notes de frais, la mise en place d'une signature électronique, ou encore une dématérialisation RH (des ressources humaines) via notamment l'adoption d'un coffre-fort numérique pour les salariés.

La dématérialisation englobe également les projets de gouvernance de l'information, de records management et d'enterprise content management (ECM).

Oser se lancer et réussir son projet

guide-dematerialisation-documents-processusC'est tout le système d'information de l'entreprise qui doit donc être revu. Et cela ne s'improvise pas : Comment mettre en place un système d'archivage électronique ? Quel coffre-fort numérique choisir ? Comment choisir son logiciel de Ged ? Quelles sont les obligations de la facture électronique ? A chaque projet ses spécificités, sa réglementation, ses normes et référentiels et ses prestataires.

Les articles d'Archimag listés ci-dessous sont une mine d'informations pour tous ceux qui souhaitent dématérialiser les processus de leur organisation : découvrez notamment nos comparatifs de logiciels de dématérialisation et de logiciel métier nos méthodes et conseils ainsi que nos tutoriels vidéo pour déployer vos projets.

Pour aller plus loin, consultez également le dernier guide pratique publié par Archimag sur ce sujet : Cloud et zéro papier : la démat nouvelle dimension. Ce guide de 96 pages présente tous les outils, les matériels et logiciels, mais aussi les concepts, les normes utiles, ainsi que des méthodes et retours d'expérience pour réussir son projet de dématérialisation et d'automatisation des processus. 

Voici toutes les actualités, les chiffres, les dossiers, les enquêtes et analyses de la rédaction d'Archimag sur la dématérialisation :

 

Signature électronique : faut-il tout signer ?

Le 17/sep/2020  
Avec l’essor de la dématérialisation, la signature électronique a peu à peu envahi les sphères publique et privée, et s’applique à une grande quantité de documents. La question se pose néanmoins : est-il indispensable de l’intégrer à toutes les étapes d’une relation entre deux parties ? N’a-t-on pas pris l’habitude de tout signer à tort et à travers ?
  • femme en pleine interrogation
  • RPA, une technologie au service des collaborateurs

    Le 11/sep/2020  
    Retenant, depuis plusieurs années, l’attention des professionnels de tous secteurs, la RPA nécessite néanmoins de se poser quelques questions avant de se lancer : quels sont les besoins de l’entreprise ? Quels sont les avantages et les inconvénients de ces solutions ? Quel fournisseur choisir ? Comment mettre en place un processus d’automatisation ? Quelle est la somme à investir ?
  • jeune fille devant miroir RPA
  • Transition digitale et dématérialisation dans les TPE-PME

    Le 08/sep/2020  
    Suite aux annonces gouvernementales du jeudi 3 septembre 2020, des fonds vont être débloqués sur les 100 milliards d'euros du plan de relance pour accompagner la numérisation dans les TPE et PME. Archimag lance donc pour la première fois une grande enquête sur la dématérialisation et la gestion électronique de documents dans les TPE et PME de moins de 250 salariés.
  • enquete-dematerialisation-TPE-PME
  • Contrôle de légalité : la transmission 100 % numérique est entrée en vigueur Abonnés

    Le 21/aoû/2020  
    Le législateur avait choisi, en 2015, de laisser un temps d’adaptation pour que les collectivités se raccordent au contrôle de légalité dématérialisé. Depuis le 7 août 2020, le temps est écoulé : place à l’entrée en vigueur ! Mais qu’est-ce que le contrôle de légalité ? Quelles sont les catégories de documents concernées ? Et quelles priorités mettre sur sa feuille de route dans le cadre du schéma directeur de dématérialisation (signature électronique, parapheur électronique, etc.) ?
  • controle-legalite-dematerialisation-numerique
  • Ged, ECM et cloud : comparatif d'offres packagées et légères pour PME Abonnés

    Le 20/aoû/2020  
    Les PME et les petites structures, qu’elles soient publiques ou privées, peuvent bénéficier de solutions de gestion documentaires et de dématérialisation aussi performantes que celles dédiées aux entreprises grands comptes ou grandes collectivités afin d'amorcer leur transformation numérique. Faciles à déployer ces offres packagées de Ged ou ECM sont disponibles également dans le cloud. Découvrez notre grand tableau comparatif de solutions en fin d'article.
  • Ged-ECM-cloud-TPE-PME-comparatif
  • Signature électronique et archivage électronique : que penser des offres packagées ? Abonnés

    Le 19/aoû/2020  
    L’archivage électronique systématique des documents signés électroniquement, proposé par de nombreux prestataires de signature électronique, apporte-t-il aux clients la sécurité juridique et technique attendue ou crée-t-il seulement une illusion de sécurité sans répondre au besoin réel ? Réponse en analysant ce type d'offre packagée au regard des obligations légales de la dématérialisation et des modalités pratiques de mise en œuvre. En prime, nos recommandations de bonnes pratiques.
  • signature-archivage-numerique
  • Signature électronique : les conseils pour bien choisir sa solution

    Le 17/juil/2020  
    Malgré tous ses avantages, la signature électronique peut vite devenir un casse-tête pour les chefs d’entreprise : quelle solution choisir ? Sur quels critères ? Pour quel usage ? Comment choisir son prestataire ?

    La signature électronique, qui équivaut à la signature manuscrite dans le monde, n’est pourtant pas une apposition de l’image numérisée de celle-ci sur un document numérique.

  • Femme chut
  • Signature électronique : un nouveau supplément digital gratuit signé Archimag !

    Le 13/juil/2020  
    La pandémie de Covid-19 a provoqué une importante hausse de l'usage de la signature électronique au sein des organisations françaises, qui se sont largement tournées vers cet outil de dématérialisation. Si les solutions de travail à distance ont largement tiré profit de ces deux mois de confinement imposés aux entreprises et aux administrations, la signature électronique, elle, a vu sa cote de popularité grimper en flèche.
  • Escrime
  • Quand dématérialisation rime avec anticipation

    Le 06/juil/2020  
    Le confinement imposé en France de mars à mai 2020 a mis en exergue la nécessité, pour les organisations, d’anticiper l’arrivée d’une crise, de quelque nature qu’elle soit. Mal préparées, certaines ont en effet dû cesser toute activité, tandis que le télétravail se généralisait pour d’autres, soulevant des questions liées à l’organisation interne, à la gestion des flux documentaires et à la sécurité.
  • Bouée sauvetage
  • Pages

    Le chiffre du jour
    C'est le nombre de dossiers médicaux partagés ouverts par les assurés.
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