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La dématérialisation : définition, méthodes et comparatifs

Définition de la dématérialisation

Dématérialiser ses documents consiste à remplacer les documents au format papier de son organisation par des fichiers numériques, ou bien à les produire directement au format numérique via son système d'information (dématérialisation native). Elle vise également à stocker et conserver ses documents électroniques sur des ordinateurs ou des serveurs informatiques. (Lire aussi : Le glossaire de la dématérialisation en 10 mots clés)

>Faites défiler la page pour découvrir tous les articles d'Archimag sur la dématérialisation des documents !

Les avantages de la dématérialisation

dematerialisationLes avantages de la dématérialisation, au coeur de la transformation numérique des entreprises, sont nombreux ! Car si le "bureau sans papier" reste encore un mythe pour la plupart des organisations, elle permet néanmoins de transformer en profondeur les processus de traitement des flux documentaires et de les optimiser !

En plus de la réduction des coûts de stockage de fichiers papiers, la mise en place de la dématérialisation des documents permet de vrais gains de productivité grâce notamment à l'automatisation du traitement des données ou à une meilleure gouvernance de l'information (via la mise à disposition de tous les documents sur support numérique de l'entreprise pour les collaborateurs via un point d'accès unique sur internet ou via un intranet). 

Ged et archivage électronique

Un projet de dématérialisation en entreprise est difficilement isolé car il vise à revoir l'ensemble de la chaîne de gestion et de conservation des documents. La dématérialisation peut donc concerner différents processus de traitements au sein des organisations et implique de les automatiser via la mise en place d'un logiciel de Ged (gestion électronique des documents).

Par ailleurs, la (bonne) conservation des documents sur support numérique (comment seront-ils conservés et pendant combien de temps) nécessite également la mise en place d'un système d'archivage électronique (SAE). Celui-ci permet notamment de constituer un fonds sécurisé des documents probatoires et patrimoniaux de l'entreprise et de garantir leur intégrité, puisqu'il empêche toute modification des données et des documents.

Une grande variété de projets

dematerialisation-documentsMais la dématérialisation ne s'arrête pas là ! Les projets sont nombreux car ils peuvent concerner tous les flux de documents reçus ou envoyés initialement en format papier : en amont, ils touchent à la numérisation des documents papiers et à l'extraction d'information (via la reconnaissance automatique de documents ou de caractères).

Ils peuvent également impliquer la dématérialisation du courrier (gestion électronique du courrier ou Gec), la dématérialisation des factures fournisseurs ou des notes de frais, la mise en place d'une signature électronique, ou encore une dématérialisation RH (des ressources humaines) via notamment l'adoption d'un coffre-fort numérique pour les salariés.

La dématérialisation englobe également les projets de gouvernance de l'information, de records management et d'enterprise content management (ECM).

Oser se lancer et réussir son projet

guide-dematerialisation-documents-processusC'est tout le système d'information de l'entreprise qui doit donc être revu. Et cela ne s'improvise pas : Comment mettre en place un système d'archivage électronique ? Quel coffre-fort numérique choisir ? Comment choisir son logiciel de Ged ? Quelles sont les obligations de la facture électronique ? A chaque projet ses spécificités, sa réglementation, ses normes et référentiels et ses prestataires.

Les articles d'Archimag listés ci-dessous sont une mine d'informations pour tous ceux qui souhaitent dématérialiser les processus de leur organisation : découvrez notamment nos comparatifs de logiciels de dématérialisation et de logiciel métier nos méthodes et conseils ainsi que nos tutoriels vidéo pour déployer vos projets.

Pour aller plus loin, consultez également le dernier guide pratique publié par Archimag sur ce sujet : Cloud et zéro papier : la démat nouvelle dimension. Ce guide de 96 pages présente tous les outils, les matériels et logiciels, mais aussi les concepts, les normes utiles, ainsi que des méthodes et retours d'expérience pour réussir son projet de dématérialisation et d'automatisation des processus. 

Voici toutes les actualités, les chiffres, les dossiers, les enquêtes et analyses de la rédaction d'Archimag sur la dématérialisation :

 

Quand dématérialisation rime avec anticipation

Le 06/juil/2020  
Le confinement imposé en France de mars à mai 2020 a mis en exergue la nécessité, pour les organisations, d’anticiper l’arrivée d’une crise, de quelque nature qu’elle soit. Mal préparées, certaines ont en effet dû cesser toute activité, tandis que le télétravail se généralisait pour d’autres, soulevant des questions liées à l’organisation interne, à la gestion des flux documentaires et à la sécurité.
  • Bouée sauvetage
  • GED, ECM, RPA, BPM : Quels usages aujourd’hui dans les organisations françaises ?

    Le 01/juil/2020  
    Archimag a réalisé une enquête sur les usages de la GED, de l’ECM, de la RPA et du BPM auprès de 150 organisations françaises. Il en ressort que si la GED et l’ECM sont déjà bien implantés, les outils d’automatisation et de gestion des processus restent encore à l’état de concept et ne font pas partie du quotidien de nos organisations. 
  • point d'interrogation
  • Webinaire : tirez parti des avancées de l’IA pour automatiser l’intégration de tous vos flux de documents dans vos solutions métiers

    Le 01/juil/2020  
    Alors que l'intelligence artificielle et la RPA (Robotic process automation) révolutionnent le marché de la gestion de contenus, Kodak Alaris et Ephesoft vous proposent de revenir sur les possibilités offertes par ces technologies pour automatiser la capture des flux documentaires dans les solutions métier, à travers un webinaire le 10 juillet à 10h.
  • technology-ephesoft-kodakalaris
  • Dématérialisation : tout savoir sur la convention de numérisation Abonnés

    Le 17/juin/2020  
    De plus en plus, quand on envisage la dématérialisation globale ou partielle de ressources documentaires, on évoque le rôle de la convention de numérisation. Quel est ce document engageant, qui fait office de document "contractuel" entre le donneur d’ordre et le prestataire, et qui encadre le processus global de numérisation et définit les responsabilités ? Il s’inscrit en fait dans toute une démarche, voici comment.
  • convention-numerisation-dematerialisation-prestataire
  • Pages

    Le chiffre du jour
    des bibliothèques proposant des ressources numériques ont constaté depuis le début du confinement une augmentation des usages de leurs ressources en ligne, selon une enquête flash menée par le ministère de la Culture fin mars 2020.
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