Découvrez toutes les newsletters thématiques gratuites d'Archimag dédiées aux professionnels de la transformation numérique, des bibliothèques, des archives, de la veille et de la documentation.
Entre 2020 et 2022, le nombre de réalisations de portails collaboratifs ou de digital workplaces est passé de 23 à 38 %. Il y a encore quelques années, l’enjeu était — pour les entreprises plutôt pionnières et qui s’en sont félicitées en mars 2020 — de pouvoir allier la collaboration avec un usage dont le terme commence à tomber en désuétude : la mobilité.
Télétravail et temps réel
La crise sanitaire a accéléré cette mutation des usages collaboratifs à l’intérieur et en dehors des entreprises : l’explosion du télétravail a bouleversé les feuilles de route des éditeurs de solutions.
Vous cherchez un acteur dans ce secteur ? Consultez notre annuaire des sociétésS’ils répondaient déjà plutôt bien aux attentes en matière de collaboration en ligne, beaucoup ont dû adapter leur offre au besoin de l’instantanéité : les outils de collaboration en temps réel (tchat, visio, co-édition de documents, etc.) deviennent aujourd’hui la norme, avec la gestion de contenus et de documents, ou encore le microblogging.
Cloud et souveraineté des données
L’autre évolution significative en matière de solutions collaboratives est la généralisation des offres distribuées en Saas (certains éditeurs ont même renoncé à leurs versions On Premise — voir notre tableau pages suivantes).
Lire aussi : Guide pratique : Mettre en place sa digital workplace
Un constat que confirme le cabinet de conseil en transformation digitale et spécialiste du collaboratif, Spectrum Groupe : « Aujourd’hui, les projets d’accompagnement de la migration vers le cloud sont nombreux, parfois même forcés par les éditeurs qui souhaitent ne plus gérer et maintenir le support d’anciennes versions pour leurs clients On Premise » (Spectrum Benchmark. Édition 2022).
Et pour répondre aux attentes de leurs clients en matière de localisation et de sécurisation de leurs données, les éditeurs ayant répondu à notre étude disposent tous de serveurs basés en Europe, voire en France. Cette question de la souveraineté des données permet à ces acteurs de se distinguer efficacement auprès des clients français et européens face à l’offre dominante de Microsoft, soumise au Cloud Act américain.
Les plus exigeants en matière de sécurisation des données peuvent se référer à la qualification SecNumCloud de l’Anssi (Agence nationale de sécurité des systèmes d’information) qui distingue les prestataires de services cloud de confiance.
Lire aussi : Dossier : Comment faire vivre ses bases de connaissance ?
De grandes familles d’outils pour des besoins spécifiques
Digital workplaces, outils de gestion collaborative de documents, réseau social d’entreprise, intranet, etc. La famille des solutions collaboratives est bien vaste et il est parfois difficile de s’y repérer. Pour faire son choix, certaines attentes peuvent être décisives, comme le besoin d’un accès unifié à toutes les applications qu’utilisent les collaborateurs au quotidien.
Dans ce cas, faire appel à une digital workplace complète, comme le proposent — entre autres — Exo Platform, Happeo, Jalios, Jamespot ou encore Silverpeas, peut être intéressant puisqu’elle permet la rationalisation des outils avec la connexion de multiples briques fonctionnelles à une seule et même plateforme.
Certains besoins métier plus spécifiques peuvent être décisifs : les équipes à la recherche d’un outil de gestion de projet pourront se référer à notre comparatif dédié en page 40. Celles qui souhaitent axer leur outil sur la veille collaborative et la gestion des connaissances (knowledge management ou KM) pourront se tourner vers Akelio, Incenteev, Kentika, Wimi ou XWiki.
Lire aussi : Les outils collaboratifs, nouveaux alliés des salariés
Côté gestion de documents, certaines solutions, comme celles d’Atelier Numérique ou d’Oodrive, offrent des fonctionnalités intéressantes pour l’usage documentaire comme celles de la signature et du parapheur électroniques. Attention toutefois : pour les petites structures et quel que soit leur projet, il convient de vérifier le nombre d’utilisateurs minimum indiqué par les prestataires !
>> Télécharger le comparatif des solutions de digital workplaces et de solutions collaboratives <<
