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Records management : comment construire une politique de gouvernance de l’information ?

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    Un autre enjeu est de décloisonner, "désiloter" les informations entre les nombreux métiers, processus et systèmes. (Visualhunt)
  • Sommaire du dossier :

    Au-delà des concepts de la norme, l’Iso 15489-1:2016 propose une vision renouvelée du records management. Celui-ci ne se limite pas aux documents qui étaient, avant la dématérialisation, la seule trace des processus. Il vise maintenant l’ensemble des informations supportant les processus à prendre désormais en compte dans l’élaboration de sa politique de gouvernance de l’information. Méthode guidée.

    C’est un long processus qui a amené à la révision de la norme Iso 15489-1:2001 et qui a permis dans sa version 2016 d’intégrer la notion d’information au sens large dans la définition des « records », ouvrant ainsi sur le concept de gouvernance de l’information. Sylvie Dessolin, présidente pour l’Association des archivistes français (AAF) de la commission Afnor/CN46-11 (1) se félicite de cette avancée (A noter que Sylvie Dessolin est également senior consultant information and data governance, compliance, records management, Sopra Steria. Voir son article "le records management fait sa révolution digitale", dans le guide pratique Archimag n° 57 « sécurité de l’information et archivage électronique ».

    1. Pourquoi devez-vous vous intéresser aux data ?

    Avec l’Iso 15489-1:2016, par records, il faut entendre l’ensemble des informations, à la fois supports et preuves de l’activité de l’organisation, de tous types. « Aujourd’hui, réduire les records aux documents n’est plus envisageable », affirme Sylvie Dessolin. De même, la dernière version de l’Iso 9001 exige de gérer « l’information documentée ».

    Déjà, de très nombreuses entreprises et organisations sont dans l’obligation de situer rigoureusement leur travail dans le cadre de législations européennes et nationales et de normes internationales. Cela va des régulations financières à celles du secteur pharmaceutique en passant par l’ensemble des domaines. Ces contraintes sont telles qu’elles conditionnent bien souvent la possibilité d’exercer une activité à l’obtention d’une certification.

    "Ne s’intéresser qu’aux data serait réducteur"

    On se trouve alors au pied du mur de la gouvernance de l’information. Dans leur rédaction, ces régulations et normes définissent souvent explicitement des obligations de records management ou recordkeeping qui visent aux côtés des documents, des emails, des messages, des traces dans le système d’information ou sur les sites web (« trackings »), des signatures électroniques, des  enregistrements audio ou vidéo (« recordings »). Tous constituent bien des « records » ou « evidences », c’est-à-dire des preuves.

    Il s’agit donc de ne pas se limiter à gérer les seuls documents et de prendre en compte l’ensemble des informations sous toutes leurs formes. Sylvie Dessolin souligne que, « inversement, ne s’intéresser qu’aux data serait réducteur ». C’est donc bien l’ensemble des « information&n....

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    L’Iso 15489-1:2016, nouvelle version de la norme sur le records management, intègre désormais les data. C’est en soi une petite révolution conceptuelle et pour le métier de records manager.
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