Le records management révise ses data : méthodes et bonnes pratiques

Sommaire du dossier :

- Le records management révise ses data : méthodes et bonnes pratiques
- Gouvernance de l’information : un fragile équilibre
- Records management : comment construire une politique de gouvernance de l’information ?
- Une records manager chez EDF : "pour la donnée, la question archivistique se repose"

Première publication en 2001, révision en 2016. Pour la norme Iso 15489 sur le records management, il était en effet temps de procéder à une révision. D’ordinaire, les normes internationales font l’objet d’un réexamen au moins trois ans après publication et tous les cinq ans après le premier examen périodique.

Dans le cadre des règles de vote au sein d’Iso, c’est une majorité des membres du comité technique TC/SC (Au sein de l’Iso, le comité technique-TC est responsable de la programmation du travail technique et de son exécution par un sous-comité-SC) qui décide si une norme doit être confirmée, révisée ou annulée. Exit donc, pour cause de révision technique, la première édition Iso 15489-1:2001. Un processus dont la responsabilité revient au comité technique 46 (TC 46) « information et documentation », sous-comité 11 (SC 11) « archives/gestion des documents d'activité ».

Terme supprimé

Le titre général de l’Iso 15489-1:2016 est : Information et documentation - gestion des documents d'activité. Le terme de « records management » en a été supprimé, comme pour mettre un point final à toute polémique de traduction. Un « record » est un « document d’activité », définitivement.

La norme se présente en deux parties (En 2001, ces parties étaient intitulées : partie 1 : principes directeurs et partie 2 : guide pratique):

• partie 1 : concepts et principes
• partie 2 : lignes directrices [Rapport technique].

La partie 1, souligne l’Iso, « définit les concepts et les principes fondamentaux présidant à la création, la capture et la gestion des documents d'activité ». Les spécialistes en archivistique auront à l’esprit les fameux trois âges des archives : archives courantes, intermédiaires ou définitives. Ce cycle de vie considère une première période où le document peut être d’usage quotidien, une deuxième où il devient une référence occasionnelle accessible en cas de besoin et une troisième où il est une archive pérenne. De quoi situer le RM par rapport à l’archivage historique. Au RM les deux premières phases du cycle, à l’archivage historique, la troisième.

À noter que là où la version initiale était tout entière tournée vers l’organisation et la gestion des documents, celle de 2016 fait volontiers référence au système de gestion, voire au système de gestion des documents d'activité (SGDA) (Voir à ce sujet les normes Iso 30300, Information et documentation - systèmes de gestion des documents d'activité - principes essentiels et vocabulaire et Iso 30301, Information et documentation - systèmes de gestion des documents d'activité - exigences).

« Étayer » les documents d’activité

Mais venons-en aux métadonnées. Si elles sont désormais prises en compte par la norme, c’est parce qu’elles viennent « étayer » les documents d’activité. Autrement dit, un document d’activité seul ne suffit pas forcément à constituer une preuve ou un actif informationnel.

Plus que jamais, on se situe dans « l’ère de la trace » (Voir notre article dans le guide Archimag n° 57 « sécurité de l’information et archivage électronique »). Un document n’est pas forcément attaché à une personne, mais se voit changer de mains au gré d’un travail collaboratif ou d’une relation de travail, aussi bien en interne qu’en lien avec l’externe. Il est créé, enrichi, corrigé, édité… Sans peut-être ne jamais être définitivement validé. Son contenu peut provenir de sources diverses, de bases de données, parfois automatiquement (par exemple, pour la génération d’une facture en rassemblant des informations sur l’émetteur, le destinataire, l’objet, le montant, la date, etc.). De plus, aux côtés des documents et dans un contexte de big data, il faut prendre en compte les données.

Plus grande flexibilité de mise en œuvre des mesures de contrôle

L’Iso 15489-1:2016 a bien pris la mesure de cette évolution propre aux « environnements numériques » qui, inversement, « offrent aussi une plus grande flexibilité de mise en œuvre des mesures de contrôle au sein des systèmes et entre les systèmes de gestion des documents d’activité ».

Aujourd’hui donc, pas de preuve d’activité sans trace. La question est maintenant de structurer ces traces, ces métadonnées, de manière à obtenir un SGDA fiable. Pour le records manager, il faut élargir son champ d’investigation. C’est un nouveau chantier qui s’ouvre.

+ repères

Définitions

• documents d'activité :

Les documents d'activité constituent à la fois des preuves des activités opérationnelles et des actifs informationnels. Ils se distinguent des autres actifs informationnels par leur caractère opérationnel et le fait qu’ils sont étayés par des métadonnées. Les métadonnées des documents d’activité servent à indiquer et conserver le contexte, ainsi qu’à appliquer des règles appropriées à la gestion des documents d’activité. (source : Iso)

• métadonnées de gestion des documents d'activité

Informations structurées ou semi-structurées, qui permettent la création, la gestion et l'utilisation de documents d’activités dans le temps, au sein de divers domaines et entre ces domaines.

• les métadonnées selon la nouvelle version de la norme :

« Il convient que les métadonnées des documents d’activité consistent en un enregistrement des informations portant sur :

• a) la description du contenu du document d’activité ;
• b) la structure du document d’activité (par exemple, sa forme, son format et les relations entre ses composantes constitutives) ;
• c) le contexte opérationnel dans lequel le document d’activité a été créé ou reçu et utilisé ;
• d) les relations avec d’autres documents d’activité et d’autres métadonnées ;
• e) les identifiants et autres informations nécessaires à sa récupération et à sa communication, comme les informations de format ou de stockage ;
• f) les actions et les événements affectant le document d’activité tout au long de son existence (en incluant la date et l’heure des actions, les changements apportés aux métadonnées et les acteurs entreprenant ces actions).

Les documents d’activité qui ne possèdent pas de telles métadonnées ne peuvent pas être considérés comme des documents d’activité probants ». (source : extrait page 6 de la norme)