La dématérialisation au ministère de la Culture : une approche globale

Au ministère de la Culture, ce sont les dossiers liés à l’urbanisme qui représentent le plus de volume. Si la dématérialisation les place en priorité, l’approche est de toute façon globale, bien au-delà du champ purement informatique.

Sommaire du dossier :

• Service public : vers le 100 % dématérialisé
• La dématérialisation au ministère de la Culture : une approche globale
• Pourquoi et comment la Gendarmerie nationale a-t-elle créé sa Brigade numérique ?
• Transformation de l'action publique : Pôle Emploi se dope à l'IA
• Services publics : des outils pour une dématérialisation plus pratique
• Dématérialisation : les Maisons de services au public, au plus près du citoyen

Dès l’ordonnance de 2014 sur la saisine de l’administration par voie électronique », le ministère de la Culture se lance dans la dématérialisation. Est ouvert un portail ministériel de dématérialisation des demandes des usagers, avec la solution 6Tzen (société d’Adminext rachetée par Efalia). Des formulaires y sont mis à disposition.

Coup d’accélérateur

A partir de 2017, le programme Action publique 2022 (AP22) apporte un nouveau cadrage. Ceci avec un budget de 7,5 millions d’euros, dont 2 millions d’euros provenant du fonds pour la transformation de l’action publique (le ministère en a été lauréat).

Pour Fabrice Lemessier, chef du département de la stratégie et de la modernisation, cet « accélérateur » pousse à aller plus loin et à prendre en compte le cycle complet de la démarche, non plus seulement en front office, mais aussi en back-office.

On veut pouvoir mener l’instruction des dossiers en mode dématérialisé, émettre des actes numériques et s’interfacer avec des solutions tierces, par exemple la facturation Chorus. Cela doit aller jusqu’à l’archivage électronique, avec un lien avec le programme Vitam. 

De plus, il est nécessaire que les évolutions numériques profitent aussi aux agents administratifs, pour l’efficacité et le confort de leur travail. Single sign on et signature électronique sont par exemple à l’ordre du jour.

400 000 démarches liées à l’urbanisme

Concrètement, un volume de 500 000 démarches par an est concerné (hors les 2 millions de demandes d’archives). Pour 2022, les démarches générant le plus de volume sont privilégiées. À savoir les 400 000 démarches liées à l’urbanisme, dont les dossiers sont instruits par les directions régionales des affaires culturelles (Drac) et les Unités départementales de l’architecture et du patrimoine (Udap). Ici la saisine est effectuée non par un citoyen, mais par un maire, par exemple lorsque la demande initiale touche un périmètre protégé. 

Avec un aspect interministériel : ministères de la Transition écologique et solidaire et de la Cohésion des territoires et des Relations avec les collectivités territoriales sont aussi concernés. Le travail en cours — le ministère de la Culture n’est pas maître d’œuvre — aboutira à une plateforme permettant du dépôt de la demande jusqu’à l’instruction. Ouverture le 1er janvier 2021.

Pour les 100 000 démarches restantes, le ministère de la Culture est confronté à des outils anciens. L’AP22 offre l’opportunité de mener une réflexion plus large, de revoir les process et la façon dont les services interagissent. Par exemple, la demande de licence d’entrepreneur de spectacles vivants passe par les Drac, le logiciel étant relié au portail ministériel. On choisit de simplifier le dispositif en posant que, désormais, la déclaration de l’usager vaudrait licence. Cela suppose de remonter au texte réglementaire et de l’adapter.

Fabrice Lemessier commente : « On dépasse le cadre purement informatique pour simplifier à la fois les procédures pour les usagers et le travail des agents ; c’est le cadre politique voulu par le gouvernement ». Le pilotage se situe à un haut niveau, il relève du secrétariat général du Gouvernement.

« On passe d’un mode de travail à un autre », souligne François Parain, chargé du programme de dématérialisation des démarches des usagers, « ceci avec un souci de transparence ». En effet, avec la mise en ligne, tout le monde a accès ; cela se traduit pour le ministère par une obligation d’être plus pertinent, par exemple en ce qui concerne ses critères de sélection pour l’attribution de subventions.

Accompagner le personnel

Et pas question de concevoir un outil par service déconcentré. C’est une des raisons pour lesquelles les Drac sont associées au comité de pilotage. On se préoccupe aussi d’accompagner leur personnel dans cette dématérialisation. Leurs modes de travail sont touchés ; comment peuvent-ils se projeter dans l’avenir avec des métiers en telle évolution ? Il faut anticiper avec des formations. Une mission d’accompagnement est en cours pour les aider. « L’intention », souligne François Parain, « est de valoriser le rôle de chacun ».