Dans les collectivités territoriales, le document reste le carburant essentiel des processus administratifs. Pourtant, entre la réception des pièces, leur numérisation et leur intégration dans les logiciels métiers, le chemin est souvent semé d’embûches : pratiques hétérogènes, ressaisies manuelles chronophages et défaut de traçabilité.
Pour gagner en efficacité opérationnelle, l’enjeu est désormais clair : transformer ces flux documentaires dispersés en processus fluides et maîtrisés, de l’entrée du document jusqu’à son archivage.
Le cas d'école de l'Agglomération de Pau
Comment passer de l'intention à la pratique ? C'est tout l'objet de ce webinaire qui s'appuiera sur un projet tout juste finalisé : celui de l'Agglomération de Pau. La collectivité a choisi de s'attaquer à un morceau de choix : la gestion des dossiers du personnel.
Après une phase de POC (Proof of Concept) particulièrement concluante, l'agglomération a déployé une solution de capture permettant non seulement de numériser le passif, mais aussi d'intégrer facilement les nouvelles pièces et d'ouvrir de nouveaux dossiers RH pour les agents publics.
D’un projet pilote à une stratégie globale et scalable
L'intérêt majeur de ce retour d'expérience réside dans la vision à long terme de la collectivité. Plutôt que de s'enfermer dans une solution silotée, l'Agglomération de Pau a misé sur l'architecture et l'évolutivité de la solution Info Input.
L'implémentation, rapide car pilotée avec précision, démontre qu'un projet bien calibré peut s'affranchir des délais de déploiement habituels. Ce qui n'était au départ qu'une réponse aux besoins des RH devient désormais un modèle duplicable : la solution a vocation à s'ouvrir à d'autres services de l'agglomération, offrant une vitesse de traitement bien supérieure aux outils de capture traditionnels. C'est cette méthode que nous vous proposons de décrypter.
