Après la réunion du comité 171 de l’ISO de juin, où en est la normalisation internationale en ce qui concerne l’archivage électronique ?

Pour l’archivage électronique, deux projets de normes à l’ordre du jour de la réunion du TC171 ont une certaine importance.

L’une est l’évolution du format PDF/A-1 vers PDF/A-2. Cette évolution de la norme ISO19005 permettra d’utiliser la version 1.7 du format PDF 1.7 pour l’archivage long terme, alors que le PDF/A-1 n’autorisait que la version 1.4. La version 1.7 apporte plusieurs améliorations : possibilité de créer un PDF enveloppe de PDF, ce qui résoud des problématiques de documents liés, disposant d’hyperliens entre eux ; possibilité d’archiver des couches graphiques et donc des documents issus de CAO ou de PAO ; de plus le PDF 1.7 dispose des compressions JBIG et JPEG2000, ainsi que des possibilités de zones dans les documents (distinction de zones images et de zones textes dans une même page pour traitement de compression adapté), toutes choses conduisant à des fichiers plus petits.

L’autre est l’adoption comme Working Document (document de travail) de la traduction anglaise de la norme NFZ 42-013, sous le numéro ISO14641-1, ce qui confirme le processus commencé il y a deux ans pour disposer d’une norme internationale équivalente à la norme française. Cette norme permet de concevoir, de réaliser et d’exploiter un système d’archivage électronique assurant la fidélité et l’intégrité dans le temps des données et documents enregistrés. Ont voté contre l’Australie et le Japon, dont les systèmes juridiques sont très différents des systèmes européens et qui ne voient pas l’intérêt d’une telle norme en sus des normes existantes (ISO15489 et ISO14721). La France et les USA auraient voulu aller plus vite dans la normalisation en passant cette norme à l’état DIS (Draft International Standard), qui est le dernier état avant vote final. Mais l’Afrique du Sud et le Royaume Uni ont des modifications à apporter. Une nouvelle rédaction sera proposé à l’automne 2010.

Un guide d’application de la norme NFZ 42-013 est publié par l’AFNOR. Quels commentaires avez-vous sur ce document ?
 

Le temps imparti ne permet pas de faire une analyse fine de l’ensemble du guide. Je soulignerai les points suivants :

Positionnement des normes relatives aux archives : le schéma proposé en 2.1 par le guide montre les normes ISO15489 et OAIS (dont l’appellation ISO 14721 est curieusement omise) en amont de la définition d’un SAE, tout particulièrement de l’étude des besoins. Par ailleurs, il positionne également MoReq2 au même niveau, alors que MoReq2 n’est pas une norme proprement dite mais un ensemble de spécifications, faisant d’ailleurs référence à ces normes. Si ISO15489 est bien un guide utile pour lancer l’étude des besoins et la mener à bien, elle couvre bien l’ensemble des démarches à suivre pour aboutir à l’écriture d’une politique d’archivage. Ses phases finales sont donc imbriquées dans la réalisation des spécifications fonctionnelles du SAE. En ce qui concerne ISO14721, cette norme propose un modèle descriptif des fonctions du SAE. Elle est donc une des normes de base pour écrire les spécifications et structurer la documentation. On voit ainsi que ces deux normes ne sont pas uniquement utiles en amont de la norme NFZ 42-013 mais s’imbriquent avec elle dans toute la phase de conception du SAE.

Le point 21 des FAQ : Peut-on détruire des originaux après numérisation ? Une longue digression sur ce sujet est faite dans le guide, de laquelle il est assez difficile de sortir une conclusion. Sur ce point, il me semble qu’il manque toujours la question annexe et qui doit servir de base à toute réflexion : Que se passe-t-il si l’original que l’on se propose de détruire n’existait plus ou n’était plus lisible ou accessible ? Car la conservation d’un original papier est assez précaire : avec les meilleures précautions du monde, il est toujours possible que le document physique soit altéré ou disparaisse lors de déplacements ou par processus de dégradation chimique lié à un environnement défavorable (mauvais accord papier encre par exemple, atmosphère corrosive pour le papier, insectes et autres animaux…). Il s’agit donc de réaliser en papier ou en électronique des copies fidèles et durables, qui auront la même valeur probante d’après l’article 1348 du code civil. La norme NFZ 42-013, en tant que telle, a été écrite pour réaliser ce type de copie. Dans le cas d’un document à forte valeur probante, la jurisprudence actuelle montre qu’il est intéressant de faire valider par un officier public (un huissier par exemple) la chaine complète de dématérialisation : constatation que le document final produit est bien identique au document initial, que les informations permettant l’identification de l’auteur du document ont bien été conservées (c’est le rôle des métadonnées, des attestations prévues dans la norme, des historiques). Le recours à la signature électronique n’est pas, à ce niveau, une garantie, ou plus exactement, elle ne sert réellement qu’à la signature des attestations par exemple, ou au verrouillage des documents dans le cas d’écriture sur des supports réinscriptibles.

Peut-on archiver des documents électroniques signés ?

Comme l’indique la FAQ 14 du guide, la réponse est oui. Le guide est très peu disert à ce sujet, contrairement à la question précédente. Or ceci demande un peu plus de réflexion. Il s’agit effectivement dans le cas d’un document signé électroniquement de pouvoir contrôler la signature avant archivage, et d’archiver avec le document le résultat de ce contrôle sous une forme non falsifiable dans le temps. Le recours à des coffres forts électronique pour « mettre sous clé » ces contrôles est une possibilité. L’autre étant le recours à un tiers de confiance, afin de disposer d’un lieu de stockage neutre pour une information portant une valeur forte. La vérification de la signature serait alors faite par ce tiers, qui conserverait son rapport, associé à l’empreinte du document pour pouvoir préserver un lien entre le document archivé et le contrôle de la signature réalisé.
 

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