Directive européenne sur la traçabilité et amélioration de la productivité entre autres, les motivations fusent de tous les côtés pour mieux gérer la messagerie, la bureautique, le courrier entrant, les fax, bref les flux de données non structurées. Jusqu'à présent, les entreprises ont souvent limité lesprojets à un service, mais aujourd’hui elles « sont devenues matures sur le sujet comme le confirment les appels d'offres », confirme Serge Dahan, PDG d'Iris. Pour faire face à cette demande émergente, nombre d'éditeurs mettent en avant une offre complète et souvent hétérogène de gestion de contenuⁱ d’entreprise (ECMⁱ). Etat de l'art de l'offre et du terrain.
 
un discours très ECM

Du côté des éditeurs, tout le monde proclame son talent en gestion de contenu ! Un discours marketing brouillant des approches et des couvertures fonctionnelles très différentes.
Ces écarts s'expliquent par l'historique des acteurs. Regroupés depuis longtemps dans quelques associations professionnelles, notamment l'Aproged, des éditeurs de Ged revendiquent leur vocation naturelle à gérer le contenu. « La Ged n'a-t-elle pas toujours été de la gestion de contenu », insiste en souriant Serge Dahan.
Pour joindre l'acte à la parole, ces éditeurs développent de nouveaux modules. A l'origine spécialisée dans la capture de files d'attentes d'états, l'offre de Docubase illustre cette tendance. L'éditeur a ajouté à sa suite logicielle Docubase Informationⁱ Suite, la gestion des e-mails et des fichiers MP3 pour la Ged, ainsi que des fonctions collaboratives. « Ces dernières et le workflowⁱ prennent presque l'ascendant sur la brique de Ged, devenant presque de l'infrastructure. Vu des clients, le besoin porte plus sur le circuit de validation d'un type de documentⁱ que sur son indexationⁱ », insiste Yannick Tabanon, directeur général de l'éditeur ; il préfère parler de gestion de dossiers client et non d'ECM. D'autres éditeurs traditionnels se démarquent par la richesse fonctionnelle de leur offre. Pour Denis Motte, directeur technique de Dip Systèmes, « les portails ou autres solutions d'ECM gèrent parfaitement des documents vivants, dans le cadre du version inget du partage. Mais des briques manquent, par exemple pour le respect de la normeⁱ Z42-013 pour l'archivageⁱ. Notre générateur de bases documentaires multisources comprend une indexation plus riche ».
Les spécialistes de la Ladⁱ étendent leur catalogueⁱ. Spécialisé dans la reconnaissance de chèques et de l'écriture manuscrite, Itesoft a ajouté à ses outils un logiciel à la fois de Ged et collaboratif, baptisé Share. Également expert pour la reconnaissance de l'écriture manuscrite, A2IA dispose de fonctions avancées de routage de documents dans la bonne corbeille à partir de la reconnaissance de mots-clés n’importe où dans un texte. La gestion de contenu recouvre aussi des sociétés de services axées sur le logiciel libreⁱ, comme Smile, Openwide. A partir de logiciels pour la mise àjour de contenu webⁱ – web content management pour le HTMLⁱ, images, URLⁱ –, quelques-uns de ces quasi-éditeurs intègrent désormais aussi d'autres flux, notamment les fichiers bureautiques.
Le cas de Nuxeo est typique : « Contrairement à nos débuts, le web content management ne représente plus que 10 % de notre chiffre d’affaires contre 90 % pour la gestion de contenu », explique Stéphane Fermigier, directeur général de cette société.

demain, l'image et le son

La reconnaissance des documents ne porte plus seulement sur les formulaires mais sur tous les types de documents, par exemple les procès verbaux reçus par les tribunaux de grande instance. Et ce, que ces papiers soient écrits à la main ou dactylographiés. Autre évolution moins visible mais plus directe, l’organisation des entreprises seranotablement modifiée. Typer tous les flux entrants pour les diriger directement vers la bonne personne nécessite une connaissance métier approfondie des circuits suivis par les informations. « Le service courrier pourrait trouver une nouvelle dimension », illustre Serge Dahan d’Iris. Evolution plus récente, le son sera certainement le prochain fluxà entrer dans les logiciels d’ECM. Logique, il demeure le média le plus fréquent entre un client, un assuré…et une entreprise privée ou publique. Les éditeurs ont ajouté, ou sont en train de le faire, des modules de gestion de MP3 ou Wave. Plus lentement, la vidéo arrive aussi. « Le CIDJ a intégré dans son référentiel documentaire des films Avi pour présenter les métiers », signale Denis Motte de Dip Systèmes. « Les appels d’offres incluent désormais ces besoins de temps en temps », confirme Serge Dahan. Les technologies d’indexation automatiques des fichiers multimédias devraient évoluer rapidement pour répondre à ce besoin.
La vague de rachats en 2006 signale sans conteste l'arrivée en force des grands éditeurs sur le marché. « EMC fait déjà plus de chiffre d'affaires avec le logiciel qu'avec le matériel. Et dans ce chiffre, la part liée à la gestion de contenu va augmenter », commente François Chazalon, responsable marketing d'EMC Software pour l'Europe du Sud. Dans les faits, l'offre technique des éditeurs ne couvre pas la totalité des besoins pour un projet de gestion de contenu complet. Sauf chez EMC ou IBM, pour qui déployer un projet suppose souvent de rassembler un ensemble de modules, pas toujours compatibles entre eux. L'offre pour la gestion de contenu d'EMC repose sur plusieurs rachats – Documentum et Captiva notamment – dont la plupart sont récents. Et dont l'intégration reste à finaliser.
Microsoft arrive aussi sur ce marché. « Nous avons un positionnement plutôt horizontal. Notre outil de CMS a été intégré à Sharepoint. Pour les aspects métier, nous passons par des partenariats notamment avec Opentext pour l'archivage », décrit Benjamin Nathan, responsable de Sharepoint pour la France. Pour répondre aux appels d'offre, les éditeurs s'associent souvent et développent même des connecteurs.
 
 sur le terrain

Sur le terrain, les projets de gestion de contenu trouvent souvent leur origine dans des briques de Ged existants. « A partir d'une expérience souvent ancienne de Lad ou de Ged implantée dans un seul département, les entreprises envisagent plus sereinement un projet de gestion de contenu pour toute l'organisation »,
constate Serge Dahan d’Iris.
Cette maturité concerne tous les types d’entreprises publiques ou privées, du service ou dans le monde industriel, n'hésitant plus à passer par la gestion de contenu pour gérer l'intégralité des dossiers client. Iris équipe par exemple toutes les agences de l'Unedic pour la prise en charge des dossiers des allocataires. Encore dans le public, le projet Diadème de la Caisse nationale d’assurances maladie illustre le passage de la Ged à l’ECM. Un premier projet a porté sur la seule Lad et Ged pour un nombre limité de documents. Concrètement, ce projet portait sur la numérisation des feuilles de soins de généralistes et de quelques autres documents standardisés, sur la reconnaissance du type de document, leur indexation et classement dans la bonne corbeille. Diadème généralise ce projet en ajoutant d’autres catégories de documents et de flux – courrier et e-mails des assurés, des employeurs, etc. Toujours inclus dans le projet, des modules de règles ajoutent la gestion des circuits de traitement et de validation suivis par ces documents. Pour couvrir tous ces besoins, les solutions mises en oeuvre sollicitent fréquemment différents éditeurs. Par exemple à la CPAM de Lyon, la Ged d'Ever est interfacée avec la Lad d'Itesoft à travers des connecteurs.
Les projets d’ECM partent parfois de briques collaboratives déjà en place. Siemens Transportation System fabrique et installe des tramways et utilise Livelink d’Opentext pour faire partager la documentationⁱ générée pour chaque projet. Quelques dizaines d’ingénieurs et de chargés d’affaires passent par un portail pour disposer de la dernière version d’un plan ou d’un document technique. Fort du succès de cette première application, l'industriel a étendu l'utilisation à d'autres services et a ajouté d'autres flux. « La demande des clients porte aussi sur des passerelles entre Ged et collaboratif », remarque Serge Dahan.
Autre évolution, si la Ged restait cantonnée à un service, son élargissement est l’occasion de la connecter aux autres applications métier de l’entreprise. Dès l’entrée du document dans le système de lecture automatique (Lad), les données reconnues sont écrites dans les bases des applications de gestion ou comparées à ces dernières en vue de contrôle.
 
en attente de standard

Parmi les questions posées par le passage d'une Ged à une gestion plus complète de contenu, et ce indépendamment des labels marketing, la première porte sur le référentiel. La constitution d’un référentiel unique impose de choisir des formats de stockage. Si le XMLⁱ semble se démarquer comme référence, sa mise en oeuvre restent moins évidentes. Denis Motte de Dip Systèmes ajoute : « Le client se focalise sur la partie émergée de l'iceberg, notamment pour le workflow et le collaboratif. Cependant, un référentiel ne s'arrête pas à la génération de métadonnées, même en respectant Dublincore. Constituer un thesaurus et autoriser l'utilisateur à mettre lui-même à jour les listes contrôlées dans un thesaurus devient souvent incontournable ». Un facteur permettant à Dip Systèmes de gagner un appel d'offres avec les Fongecif. Plus globalement, les référentiels attendent des standards. « Nous allons supporter tous les standards, par exemple ODF et OpenXML pour les fichiers bureautiques », déclare Serge Dahan, qui apprécierait de disposer d’un standard unique pour décrire le référentiel dans son ensemble. Même constat pour Docubase ou Dip Systèmes. L'adoption de la JSR 170 (1) par la majorité des éditeurs est loin d'être gagnée. En attendant qu'une norme soit plébiscitée, faire communiquer des logiciels d’éditeurs différents passera forcément par des moulinettes XML. En dehors de ce point, la maturité des technologies utilisées – OCR, Lad, Rad, indexation, etc. – se traduit par des projets aboutis.
(1) JSR 170 (Javaⁱ content repository) : définit dans un content repository les fonctions Java génériques permettant de normaliser l’accès en lecture et en écriture à des objets de contenu ainsi qu’à leurs propriétés (langues, versions, métadonnées). Autrement dit, le JSR 170 permet à des systèmes de gestion de contenu de mettre à disposition d’autres systèmes tout ou partie de leur contenu.
 

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