Découvrez Le Brief de la Démat, la newsletter thématique gratuite d'Archimag dédiée aux professionnels des data, de la dématérialisation et de la transformation numérique !
La surpréparation des documents
La surpréparation des documentsLorsque la numérisation est confiée à un prestataire extérieur, les organisations peuvent avoir tendance à surpréparer et trop trier leurs documents. Dans la chaîne de production numérique, la préparation est l’étape la plus longue et la plus onéreuse. Plus les opérations de tri sont nombreuses, plus le coût du projet de numérisation augmente, sans réelle valeur ajoutée.
La bonne pratique : de manière générale, il vaut mieux tout numériser si l’on atteint 50 % de tri dans un dossier.
Une exigence « qualité » trop élevée
Par souci de qualité, certaines organisations peuvent demander un contrôle extrêmement élevé : à la préparation, à la numérisation, à l’indexation et à la qualité de l’image. Si cela peut être pertinent dans des cas particuliers ou des secteurs spécifiques, une exigence trop élevée peut engendrer beaucoup de coûts supplémentaires.
La bonne pratique : il vaut mieux demander un échantillonnage à hauteur de 10 % du contrôle qualité de la dématérialisation.
Lire aussi : Digitalisation : i-numerics met de l’intelligence artificielle dans ses scanners et ses logiciels
Sous-utiliser son matériel
Certaines organisations ne se forment pas à l’utilisation de leur équipement de dématérialisation. Elles les laissent aussi sans maintenance et sous-exploitent ainsi leur capacité.
La bonne pratique : il est nécessaire de se pencher sur son outil de capture. Les scanners doivent être des outils d’aide au quotidien et notamment faire gagner du temps. Certains logiciels permettent d’aller très loin : rotation, renommage automatique, versement intelligent… Les équipes doivent se former auprès des fournisseurs de matériel et veiller à la bonne maintenance de leurs outils.
Tout numériser en interne sans prioriser
De l’extérieur, il peut paraître simple d’utiliser un scanner pour numériser ses documents et les organisations peuvent avoir tendance à tout vouloir dématérialiser. Pourtant, cette étape compte plusieurs tâches chronophages : le décommissionnement, la préparation, le tri, le profil de numérisation…
La bonne pratique : il est nécessaire d’opérer une évaluation de son fonds d’archives et de prioriser les documents. Cela se fait avec l’appui de l’archiviste ou de la personne en charge de la documentation.
Dématérialiser l’ensemble de sa salle des archives via un prestataire extérieur
Certaines directions peuvent demander la dématérialisation d’une salle d’archives entière en envoyant ces kilomètres de documents à numériser chez un prestataire. Ces projets, qui peuvent durer entre six mois et un an, peuvent vite atteindre des sommes exorbitantes.
La bonne pratique : il est nécessaire de réaliser des devis sur une boîte d’archives. Cette recommandation permet ainsi de bien délimiter son périmètre d’action et d’éviter de s’embarquer dans des projets longs, coûteux et non pertinents.
Numériser l’ensemble d’une boîte d’archives
Une boîte d’archives compte près de 500 pages. En la numérisant dans son ensemble, les organisations peuvent se retrouver avec un PDF de 500 pages qui mettra du temps à s’ouvrir et que personne ne consultera au final.
La bonne pratique : là encore, la priorisation reste de rigueur. Il faut bien déterminer la granularité de son dossier.
Lire aussi : Facture électronique : 27 % des entreprises ne seront pas prêtes en juillet 2024
S’obstiner à retrouver un document à l’identique
Certains s’acharnent à une dématérialisation à l’identique de leur fonds d’archives, notamment en numérisant des documents d’activité en couleur.
La bonne pratique : si dans des environnements spécifiques (scientifiques, fonds photographiques…), la conservation des couleurs est adaptée, dans la plupart des cas elle n’est pas pertinente. D’un point de vue pratique, un document numérisé en noir & blanc est plus léger en termes de stockage et coûte moins cher.
Numériser des documents inexploitables
Une organisation s’est lancée dans la numérisation de ses cahiers de laboratoires. Toutes les pages ont ainsi été dématérialisées, même celles sans informations… Une aberration puisqu’elle a payé pour quelque chose d’inexploitable.
La bonne pratique : il est important de donner les bonnes consignes de numérisation à son prestataire de service.
Oublier d’enrichir les métadonnées d’un document
Si la balise titre d’un document est primordiale, il arrive qu’elle soit la seule métadonnée renseignée lors de la numérisation.
La bonne pratique : l’opération de numérisation est une opportunité pour enrichir les informations d’un document et ainsi booster la recherche. Ici, l’indexation automatique et un référentiel associé au module d’indexation sont vos alliés.
Transmettre les documents numérisés par e-mail
Il arrive que les documents numérisés soient envoyés par e-mail, notamment par les sous-traitants d’archives physiques, lorsque leurs clients demandent un « scan on demand » qui est alors transmis par voie électronique. Ce type de pratique entraîne une multiplication de stockage si l’e-mail est transféré de personne en personne.
La bonne pratique : pour la transmission de documents dématérialisés, il vaut mieux privilégier les protocoles de transfert (FTP).
Lire aussi : Le grand face-à-face : 8 coffres-forts numériques pour la protection de vos données confidentielles
Ne pas mener de campagne de valorisation
Les projets de dématérialisation peuvent parfois se dérouler dans l’intimité d’une équipe ou d’un nombre restreint de collaborateurs. Pourtant, ces documents numérisés doivent être mis au service de tous ceux qui sont habilités à les consulter.
La bonne pratique : les documents numérisés sont disponibles n’importe où (de manière sécurisée), à toute heure et il faut le faire savoir. Mini-vidéos, articles sur l’intranet avec chiffres à l’appui… Les supports au service de la valorisation sont variés.
Oublier de se renseigner sur les certifications de son prestataire
Une organisation souhaite réaliser des copies fidèles, mais il s’aperçoit trop tard que son prestataire n’est pas conforme à la norme NF Z42-026…
La bonne pratique : certains prestataires prétendent se conformer à la NF Z42-026 sans n’avoir jamais rencontré l’Afnor. Malgré un service de qualité, il faut donc s’assurer qu’il est bien certifié.
Ne pas challenger son prestataire
S’engager dans un projet de dématérialisation avec un prestataire sans se renseigner sur ses concurrents fait partie des mauvaises pratiques et fait courir le risque de payer trop cher où de ne pas s’adresser à l’entreprise la plus adaptée.
La bonne pratique : il ne faut pas hésiter à demander des devis à plusieurs prestataires pour les challenger. Il est important de comparer.
Le conseil écoresponsable
À l’occasion d’un projet de dématérialisation, il faut tendre, dans la mesure du possible, vers la suppression du circuit papier après numérisation. Cette démarche à un double avantage : réduire l’empreinte carbone en privilégiant la consultation numérique et garantir l’intégrité du document.
Pour mener une dématérialisation écoresponsable, il faut prévoir un accompagnement vers de bonnes pratiques numériques. N’hésitez pas à consulter le référentiel des 21 indicateurs de la dématérialisation écoresponsable élaboré par Serda, disponible en open source.
Article réalisé avec l’aimable participation d’Anne-Solène Daniel, consultante chez Serda Conseil
