Le fameux philosophe Chinois Lao Tzu a écrit : "Un voyage de 1 000 kilomètres commence par un simple pas."
PUBLI-INFO. La Gouvernance de l'Information peut vraiment être assimilée à un voyage, lorsque les entreprises veulent prendre le contrôle de leurs informations. Je ne parle pas ici de seulement collecter, organiser ou structurer l'information à toutes fins utiles. (Processus d'ailleurs simplement appelé Gestion de l'Information). Mais le véritable enjeu est de pouvoir faire cette gestion en accord avec des règles. Un ensemble de règles qui doivent être définies avant toute chose par les entreprises. C'est seulement une fois cet ensemble défini que l'on pourra gérer efficacement l'information, par un suivi strict de ces règles. Que ces règles soient internes ou imposées par le monde extérieur comme les lois et l'ensemble des réglementations.
L'ensemble des entreprises sont conscientes des enjeux, et sont engagées dans des formes plus ou moins élaborées de gestion de l'information. Soit par la mise en œuvre d'outils de gestion de contenu, d'archivage, ou d'autres référentiels comme SharePoint, Box… ou autres espaces de stockage partagés.
Cependant peu d'entreprises ont véritablement développé une stratégie de définition des règles de gestion de l'information, et ne sont pas en mesure de les appliquer sur les informations clés de l'entreprise. Et quand cela arrive, ces règles sont souvent appliquées qu'aux documents déclarés engageants (au sens anglo-saxon de records) dans le cadre d'un projet d'archivage managérial.
Des analyses de marché démontrent qu'environ 5% à 10% seulement de l'information gérée, stockée et archivée par les entreprises, sont déclarés comme information engageante … Ce qui laisse 90 à 95% sans véritable contrôle…
Comment démarrer?
Le voyage vers la Gouvernance de l'Information permet à une entreprise de partir de ces 5% vers un potentiel de 100% de l'information globale mise sous gouvernance selon les règles définies.
Avec l'expérience accumulée de nombreux contextes clients, RSD a beaucoup appris sur ce voyage vers la Gouvernance de l'information. En particulier sur le fait que trop souvent les entreprises sont souvent seules et non suffisamment assistées dans cette démarche. D'autres entreprises furent confrontées, voire ont échouées face au problème du "comment démarrer ?", ou face à un projet qu'elles peuvent considérer comme trop complexe, difficile à justifier auprès des équipes de direction. C'est malheureusement le cas notamment lorsque les bénéfices et les bonnes pratiques en matière de gouvernance n'ont pas été intégrés ou compris au démarrage du projet.
Avancer par étape
C'est pour cela que nous avons pensé qu'il était nécessaire d'éduquer les entreprises et le marché sur ce voyage vers la Gouvernance de l'information.
Nous avons d'ailleurs lancé une grande campagne de communication "Le Saviez-Vous?" afin de mettre en avant l'intérêt de cette démarche par étapes, et les bénéfices que les entreprises en tireront. Mais soyons clair : Ce n'est pas tant le "Pourquoi?" le voyage est important, mais surtout de donner des réponses sur le "Comment ?".
Nous apportons aux entreprises un accès aux méthodes et aux technologies les plus avancées et reconnues pour les aider. Donc en parallèle de l'aspect éducation de cette campagne, nous proposons aux entreprises de démarrer par une solution à l'essai gratuitement pendant 3 mois. L'opportunité de comprendre les mécanismes clés de définition des règles et de démarrer une collaboration entre acteurs clés de ce projet. Le tout dans un environnement cloud avec une configuration adaptée sans impact sur l'environnement informatique, basé sur les meilleures technologies RSD en matière de solutions de Gouvernance de l'Information.
Nous savons qu'il est difficile aux équipes d'investir du temps à construire un prototype ou une maquette pour évaluer les besoins et tirer profit du logiciel mis à leur disposition pendant 90 jours. C'est pourquoi nous avons développé un guide pour les accompagner, sorte de recueil d'activités et d'exercices pour la définition et la mise en œuvre des politiques de gouvernance de l'information. Enfin, un forum et une communauté d'utilisateurs ont été crées autour de la solution pour faciliter les échanges entre utilisateurs.
Comme le disait Lao Tzu, un voyage commence par un premier pas. RSD s'engage pour encourager les entreprises à faire ce premier pas, et les assister dans les étapes à venir. En gardant à l'esprit que l'aspect le plus important de ce voyage vers la Gouvernance de l'Information n'est pas où vous êtes ni d'où vous venez, mais réellement de démarrer et savoir vers où aller au rythme qui vous convient.
Démarrez votre voyage avec RSD maintenant
François Chazalon, VP Marketing, RSD
